Delegacja pracowników za granice – najważniejsze regulacje

Delegowanie krótkoterminowe, długoterminowe, delegowanie pracowników tymczasowych – poznaj reguły delegowania zatrudnionych pracowników na terytorium Polski do krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Unii Europejskiej oraz Szwajcarii.

Pracodawcy prowadzący swoją działalność na terytorium Polski mogą skierować tymczasowo swojego pracownika na delegacje do innego kraju Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Unii Europejskiej oraz Szwajcarii celem świadczenia usług za granicą. Delegacje można stosować:

• aby realizować kontrakt pomiędzy przedsiębiorstwem działającym w Polsce, a podmiotem prowadzącym działalność w innym państwie;
• do oddziału lub przedsiębiorstwa, które wchodzi w skład grupy przedsiębiorstw należącej do przedsiębiorcy delegującego.

Przedsiębiorca może również delegować swoich pracowników w ramach świadczenia usług. Jeśli przedsiębiorstwo jest:

• agencją pracy tymczasowej, kierującą pracowników tymczasowych do pracy użytkownika posiadającego siedzibę na terytorium innego państwa (EU, EOG, Szwajcaria);
• agencją pracy tymczasowej, kierującą pracowników tymczasowych do pracy użytkownika, który ma siedzibę na terytorium Polski lub innego państwa (EU, EOG, Szwajcaria), która następnie kieruje pracownika do pracy na terytorium innego państwa (EU, EOG, Szwajcaria).

Pracodawca użytkownik chcący skierować pracownika tymczasowego do pracy na terytorium innego państwa (EU, EOG, Szwajcaria) musi poinformować agencję pracy tymczasowej o takim zamiarze .

Pracownikiem delegowanym do pracy za granicą jest osoba, wykonująca pracę na stałe terytoriom Polski, którą pracodawca kieruje tymczasowo do wykonywania pracy na terytorium innego państwa (EU, EOG, Szwajcaria) w ramach świadczonych usług świadczonych przez pracodawcę.

Pracownikiem delegowanym może być osoba, której na terytorium polski powierzono pracę na podstawie umowy zlecenia. Może być nim również cudzoziemiec (jeżeli przebywa i pracuje legalnie na terytorium Polski). W takim przypadku należy upewnić się, czy od takiego pracownika nie będzie wymagano tytułu pobytowego uprawniającego do wykonywania pracy (np. wizy).

Zasady delegowania

Mimo iż, przepisy nie wskazują precyzyjnie ram czasowych, delegowanie powinno trwać określony czas, nie może być stanem trwałym.

Wyróżnia się dwa okresy delegowania:

• krótkoterminowe (nie dłuższe niż 12 miesięcy);
• długoterminowe (dłuższe niż 12 miesięcy).

Pracodawca, może wydłużyć okres delegowania krótkoterminowego do 18 miesięcy. W takiej sytuacji musi złożyć (przed upływem 12-miesięcznego okresu delegowania) umotywowane powiadomienie o przedłużeniu okresu delegowania.  W takim przypadku delegujący ma obowiązek zapewnić takie same warunki do końca delegacji.

Delegowanie krótkoterminowe (nie dłuższe niż 12 miesięcy);

Delegujący ma obowiązek zapewnić pracownikowi, takie same warunki zatrudnienia, które obowiązują w kraju przyjmującym w zakresie:

• maksymalnego czasu pracy i minimalnego okresu odpoczynku;
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów;
• wynagrodzenia;
• bezpieczeństwa i higieny pracy;
• warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeżeli ma je zapewnić pracodawca;
• równego traktowania kobiet i mężczyzn;
• środków ochronnych dla kobiet ciężarnych, kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka oraz młodocianych;
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy są one wymagane w czasie trwania delegowania.

W przypadku jeśli warunki zatrudnienia w Polsce są bardziej korzystne, niż te w kraju przyjmującym, należy utrzymać polskie warunki w czasie trwania delegacji.

Jeżeli pracownicy są delegowani na okres nieprzekraczający 8 dni na rok lub jeżeli pierwsza instalacja lub wstępny montaż określonych produktów przez wykwalifikowanych pracowników stanowi integralny element umowy przedsiębiorstwa z odbiorcą usług w kraju przyjmującym  nie ma obowiązku przestrzegania wymogów dotyczących wynagrodzenia i urlopu rocznego. Nie dotyczy to jednak prac związanych z utrzymaniem obiektu budowlanego lub z robotami budowlanymi.

Delegowanie długoterminowe (dłuższe niż 12 miesięcy)

W przypadku delegacji długoterminowej pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym.

Wyjątkami są:

• przepisy odnoszące się do klauzul o zakazie konkurencji;
• przepisy odnoszące się do procedury i warunków zawierania oraz rozwiązywania umowy o pracę;
• przepisy odnoszące się do uzupełniających pracowniczych planów kapitałowych.

Delegowanie pracowników tymczasowych

Agencje pracy tymczasowej delegujące pracowników za granicę zobowiązane są do zapewnienie takich warunków zatrudnienia, jakie obowiązują w kraju przyjmującym oraz przestrzegać polskich przepisów dotyczących pracy tymczasowej.

Pracownicy tymczasowi mają prawo do korzystniejszych warunków w zakresie zatrudnienia niż warunki ogólnie obowiązujące dla pracowników. Warunki te mogą być regulowane przez:

• przepisy prawa państwa przyjmującego;

• powszechnie stosowane układy zbiorowe;
• układy zbiorowe obowiązujące u danego pracodawcy użytkownika, do którego pracownik jest delegowany.

Przed rozpoczęciem delegowania pracodawca użytkownik musi przedstawić agencji pracy tymczasowej warunki zatrudnienia, które obowiązują w jego przedsiębiorstwie.

Naliczanie okresów delegowania

Według Komisji Europejskiej okresy delegowania liczy się osobno dla każdej realizowanej usługi. Jeśli pracownicy są delegowani przez tego samego pracodawcę w to samo miejsce do realizacji tego samego zadania okresy delegowania kolejnych pracowników sumują się. Obliczanie okresów delegowania nie jest wprost regulowane przepisami. Przed wysłaniem pracownika do pracy w delegację należy sprawdzić, czy w danym kraju nie obowiązują szczególne regulacje w tym zakresie.

Wynagrodzenie pracowników delegowanych

Wynagrodzenie obejmuje wszystkie elementy, które obowiązkowe są dla pracownika, regulowane przez krajowe przepisy lub przez układy zbiorowe, które uznaje się za powszechnie stosowane lub które mają zastosowanie w stosunku do wszystkich miejscowych pracowników w danym sektorze gospodarki lub na danym obszarze geograficznym. Oznacza to, że pracownik delegowany musi mieć zapewnione wszystkie elementy składowe wynagrodzenia i dodatki, które należą się pracownikom lokalnym wykonującym pracę w tej samej branży, zawodzie i regionie.

Zasada ta nie dotyczy delegowania pracowników tymczasowych. Ich wynagrodzenie musi być tożsame z wynagrodzeniem pracowników pracodawcy użytkownika w kraju przyjmującym.

Zasady wynagradzania pracowników delegowanych, które wynikają z prawa państwa przyjmującego dotyczą również terminu i formy wypłaty wynagrodzenia.

Do wynagrodzenia nie zaliczają się kwoty, które wypłacono pracownikowi na pokrycie wydatków związanych z delegowaniem tj.: podróż, wyżywienie, zakwaterowanie. Te kwoty wypłacane są pracownikowi niezależnie od przysługującemu mu wynagrodzeniu. Zatem nie mogą być brane pod uwagę przy porównywaniu kwot wypłaconych pracownikowi z kwotami należnymi zgodnie z prawem państwa przyjmującego.

Delegowanie pracownika a ubezpieczenie społeczne

Pracownik w zakresie ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych może podlegać ustawodawstwu tylko jednego państwa. Pracownik jest ubezpieczany w kraju, na którego terytorium wykonuje pracę, zatem pracownik delegowany powinien być ubezpieczony w kraju przyjmującym.

Jednak przepisy dopuszczają możliwość odprowadzania składek w kraju, z którego pracownik został delegowany, czyli w Polsce. Aby tak było muszą zostać spełnione poniższe warunki:

• przewidywany okres delegowania nie może być dłuższy niż 24 miesiące;
• delegowany pracownik nie może być wysyłany do innego państwa celem zastąpienia innego pracownika;
• pracownik przez co najmniej miesiąc, bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia, był ubezpieczony w kraju, z którego został delegowany;
• pracownik wykonuje pracę w innym kraju na rzecz przedsiębiorstwa działającego na terytorium Polski;
• pracodawca ma bezpośredni związek z delegowanym w okresie zatrudnienia;
• pracodawca prowadzi w Polsce zwykłą działalność. Kryteria precyzujące ten warunek opisuje DECYZJA NR A2 z dnia 12 czerwca 2009 r. Odnoszą się one do:
• miejsca, w którym przedsiębiorstwo ma swoją zarejestrowaną siedzibę i administrację;
• liczebności personelu administracyjnego pracującego w państwie członkowskim, w którym pracodawca ma siedzibę, oraz w drugim państwie członkowskim,
• miejsca, w którym rekrutowani są pracownicy delegowani, i miejsce, w którym zawierana jest większość umów z klientami;
• obroty w odpowiednio typowym okresie w każdym z państw członkowskich, których rzecz dotyczy, oraz liczbę umów wykonanych w państwie wysyłającym.

Wykaz ten nie jest wyczerpujący, ponieważ kryteria powinny być dostosowane do każdego konkretnego przypadku i powinny uwzględniać charakter działalności prowadzonej przez przedsiębiorstwo w państwie, w którym ma ono siedzibę.

Przedsiębiorca spełniający w/w warunki chcąc, by delegowany w okresie pracy podlegał (w zakresie ubezpieczeń społecznych) ustawodawstwu polskiemu musi wystąpić do ZUS o wydanie dla pracownika formularza A1. Formularz ten potwierdza odprowadzanie składek w kraju siedziby pracodawcy.

W przypadku przekroczenia 24 miesięcy okresu delegowania przedsiębiorca ma możliwość wystąpienia do ZUS z wnioskiem o zawarcie porozumienia w szczególnym trybie. Jego zawarcie skutkuje tym, że delegowany pracownik pozostaje objęty polskim ustawodawstwem w zakresie ubezpieczenia  po przekroczeniu 24 miesięcy w delegacji.

W razie potrzeby, delegowani mają prawo do świadczeń medycznych w państwie przyjmującym. Świadczenia medyczne są udzielane w placówkach, które mają zawartą umowę z miejscowym odpowiednikiem NFZ. Podstawą do udzielenia świadczenia jest Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ).

Jeżeli warunki wymagane do objęcia pracownika ubezpieczeniem w Polsce nie zostaną spełnione, delegowany musi zostać ubezpieczony w państwie, w którym wykonuje pracę.

Rezydencja podatkowa delegowanego

Jeśli pracownik jest polskim rezydentem podatkowym, bez względu na miejsce uzyskania przychodów, podlega obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Rezydencja podatkowa ustalana jest na podstawie dwóch warunków:

• Pracownik przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym;
• centrum interesów gospodarczych lub osobistych pracownika jest w Polsce.

Przyjmuje się, że jako interesy osobiste uznawane są relacje rodzinne, osobiste i towarzyskie. Istotną rolę odgrywa tu miejsce przebywania najbliższej rodziny delegowanego. W przypadku nieposiadania rodziny bierze się pod uwagę więzi partnerskie lub towarzyskie. Jako centrum interesów gospodarczych przyjmuje się miejsce osiągania korzyści majątkowych, czyli miejsce posiadanych inwestycji, kont bankowych, majątku czy wykonywania pracy.

Istnieje możliwość wystąpienia sytuacji, kiedy kryteria definiowania rezydencji podatkowej pokryją się w dwóch państwach. W takiej sytuacji, aby rozstrzygnąć, w którym państwie wynagrodzenie pracownika będzie podlegało opodatkowaniu, należy zastosować przepisy konwencji lub umów międzynarodowych zawartych między Polską a drugim państwem o uniknięciu podwójnego opodatkowania.

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
3. Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług
4. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z dnia 28 czerwca 2018 r. zmieniająca dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.
5. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE z 15 maja 2014 r. w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.
6. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/104/WE z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie pracy tymczasowej.
7. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
8. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych.
9. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
10. Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.
11. Decyzja nr A2 z dnia 12 czerwca 2009 r. dotycząca wykładni art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004.

Źródło pomocnicze:

1. https://www.biznes.gov.pl/