Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019 r

Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019 r

Z dniem 1 stycznia 2019 roku wejdzie w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

szkolenie

Aktualnie pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt pracowniczych jedynie w postaci papierowej. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (dokumentacji pracowniczej) w wybranej przez siebie postaci – papierowej lub elektronicznej. 50- letnie przechowywanie dokumentacji pracowniczej zostaje zastąpione 10-letnim obowiązkiem przechowywania. Takie rozwiązanie pozwoli na zmniejszenie skali obciążeń pracodawców, a także uzyskanie korzyści wynikających ze zmniejszenia powierzchni przeznaczonej do przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz kosztów obsługi zgromadzone dokumentacji.

Należy mieć na uwadze, że umożliwienie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej wymaga doprecyzowania warunków, jakie musi spełniać pracodawca, aby dokumentacja pracownicza była właściwie zabezpieczona. Do warunków tych należy: zachowanie poufności, tj. ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych. Konieczne jest także zachowanie kompletności, to oznacza zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji pracowniczej. Zachowanie wymogu dostępności dokumentacji pracowniczej oznacza prowadzenie i przechowywanie jej na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego. Dokumentacja ma być przechowywana przez 10 lat od chwili zakończenia stosunku pracy i w tym okresie pracodawca musi zagwarantować możliwość jej odczytania i wykorzystania. Pracodawca musi także zagwarantować takie warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej, aby nie groziło jej zniszczenie lub uszkodzenie.

Jakie jeszcze kwestie regulują nowe przepisy w odniesieniu do dokumentacji pracowniczej?

  1. Regulują sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku zawarcia ponownego stosunku pracy pomiędzy pracownikiem i pracodawcą w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy. W takiej sytuacji pracodawca nie będzie tworzył nowej dokumentacji pracowniczej, ale będzie kontynuował prowadzenie dotychczasowej dokumentacji do czasu upływu 10-letniego okresu przechowywania. Po tym okresie, nawet jeżeli dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, a pracodawca nawiąże ponowny stosunek pracy z tym samym pracownikiem, będzie on zobowiązany do przygotowania nowej dokumentacji.
  2. Regulują procedurę postępowania z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu jej przechowywania. Pracodawca jest zobowiązany do zniszczenia dokumentacji pracowniczej w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu, w którym były pracownik może odebrać archiwalną dokumentacje pracowniczą.
  3. Regulują sposób zmiany dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej na elektroniczną. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową nastąpi poprzez sporządzenie wydruku dokumentu cyfrowego, następnie pracodawca lub osoba przez niego upoważniona opatrzy wydruk podpisem, potwierdzając zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

Skomentuj