Dokumentacja pracownicza – zmiany od 1 stycznia 2019 r

Z dniem 1 stycznia 2019 roku wejdzie w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Ustawa ta wprowadza zmiany w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy oraz w przepisach innych ustaw, zmierzających do skrócenia okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat, a także umożliwiających pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika oraz przechowywać tę dokumentację w warunkach niezagrażających uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Podstawowym celem wprowadzonych zmian wynikających z wejścia w życie  1 stycznia
2019 r. ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją jest:

1. zmiana obecnie obowiązującej zasady wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika;
2. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat;
3. umożliwienie pracodawcy prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych  ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.

Obecnie (do 31.12.2018 r.) przepisy Kodeksu pracy przewidują, jako podstawową zasadę, wypłatę wynagrodzenia do rąk pracownika. Inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest możliwy, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyraził na to zgodę na piśmie.
Nowe przepisy zakładają przyjęcie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia, jako preferowanej, z zachowaniem możliwości wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej na wniosek pracownika. Przepisy te sprawią, że forma bezgotówkowa wypłaty wynagrodzenia będzie stopniowo stawała się formą wiodącą przy zachowaniu możliwości wypłaty do rąk pracownika. Zmiana ta dostosuje przepisy prawa pracy do zmieniających się preferencji  pracowników, coraz powszechniej wybierających bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia. Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. 77,8% pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenia na rachunki płatnicze.

Aktualnie pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt pracowniczych jedynie w postaci papierowej. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (dokumentacji pracowniczej) w wybranej przez siebie postaci – papierowej lub elektronicznej. 50- letnie przechowywanie dokumentacji pracowniczej zostaje zastąpione 10-letnim obowiązkiem przechowywania. Takie rozwiązanie pozwoli na zmniejszenie skali obciążeń pracodawców, a także uzyskanie korzyści wynikających ze zmniejszenia powierzchni przeznaczonej do przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz kosztów obsługi zgromadzone dokumentacji.

Należy mieć na uwadze, że umożliwienie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej wymaga doprecyzowania warunków, jakie musi spełniać pracodawca, aby dokumentacja pracownicza była właściwie zabezpieczona. Do warunków tych należy: zachowanie poufności, tj. ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych. Konieczne jest także zachowanie kompletności, to oznacza zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji pracowniczej. Zachowanie wymogu dostępności dokumentacji pracowniczej oznacza prowadzenie i przechowywanie jej na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego. Dokumentacja ma być przechowywana przez 10 lat od chwili zakończenia stosunku pracy i w tym okresie pracodawca musi zagwarantować możliwość jej odczytania i wykorzystania. Pracodawca musi także zagwarantować takie warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej, aby nie groziło jej zniszczenie lub uszkodzenie.

Jakie jeszcze kwestie regulują nowe przepisy w odniesieniu do dokumentacji pracowniczej?

1. Regulują sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku zawarcia ponownego stosunku pracy pomiędzy pracownikiem i pracodawcą w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy. W takiej sytuacji pracodawca nie będzie tworzył nowej dokumentacji pracowniczej, ale będzie kontynuował prowadzenie dotychczasowej dokumentacji do czasu upływu 10-letniego okresu przechowywania. Po tym okresie, nawet jeżeli dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, a pracodawca nawiąże ponowny stosunek pracy z tym samym pracownikiem, będzie on zobowiązany do przygotowania nowej dokumentacji.
2. Regulują procedurę postępowania z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu jej przechowywania. Pracodawca jest zobowiązany do zniszczenia dokumentacji pracowniczej w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu, w którym były pracownik może odebrać archiwalną dokumentacje pracowniczą.
3. Regulują sposób zmiany dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej na elektroniczną. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową nastąpi poprzez sporządzenie wydruku dokumentu cyfrowego, następnie pracodawca lub osoba przez niego upoważniona opatrzy wydruk podpisem, potwierdzając zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

1. Regulują obowiązek poinformowania pracowników o każdorazowej zmianie postaci dokumentacji pracowniczej, tak aby pracownicy dysponowali wiedzą, w jakiej postaci jest gromadzona i przechowywana ich dokumentacja. Jednocześnie pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.
2. Regulują kwestie odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Prawo do odbioru zgodnie z przepisami mają następujący członkowie rodziny: małżonek (wdowa i wdowiec), dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, a także rodzice, za których uważa się ojczyma, macochę oraz osoby przysposabiające.
3. Gwarantują, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest równoważną z dokumentacją pracowniczą w postaci papierowej. Pracownik i pracodawca będą mogli w jednakowym zakresie korzystać z dokumentu papierowego i elektronicznego, w szczególności wykorzystując obie postacie dokumentów, jako potwierdzenie uprawnień czy dowody w postępowaniach sądowych, administracyjnych i dyscyplinarnych.

Pracodawca, na żądanie pracownika, byłego pracownika lub osób uprawnionych do odbioru dokumentacji po śmierci pracownika lub byłego pracownika, będzie zobowiązany do wydania wnioskodawcy wydruku lub elektronicznej kopii całości lub części dokumentacji.

Zmiana przepisów umożliwiająca prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej   wymagała zastąpienia obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (utraci moc z dniem 1 stycznia 2019 r.) nowym aktem wykonawczym, który będzie szczegółowo regulował kwestie związane z elektroniczną dokumentacją pracowniczą rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przewidywany termin wejścia w życie tego rozporządzenia to 1 stycznia 2019 r. Całość projektu nowego aktu wykonawczego mogą Państwo znaleźć tutaj.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357).

Źródła pomocnicze:

1. www.rcl.gov.pl