Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019 r

Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019 r

Z dniem 1 stycznia 2019 roku wejdzie w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

  1. Regulują obowiązek poinformowania pracowników o każdorazowej zmianie postaci dokumentacji pracowniczej, tak aby pracownicy dysponowali wiedzą, w jakiej postaci jest gromadzona i przechowywana ich dokumentacja. Jednocześnie pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.
  2. Regulują kwestie odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Prawo do odbioru zgodnie z przepisami mają następujący członkowie rodziny: małżonek (wdowa i wdowiec), dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, a także rodzice, za których uważa się ojczyma, macochę oraz osoby przysposabiające.
  3. Gwarantują, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest równoważną z dokumentacją pracowniczą w postaci papierowej. Pracownik i pracodawca będą mogli w jednakowym zakresie korzystać z dokumentu papierowego i elektronicznego, w szczególności wykorzystując obie postacie dokumentów, jako potwierdzenie uprawnień czy dowody w postępowaniach sądowych, administracyjnych i dyscyplinarnych.

Pracodawca, na żądanie pracownika, byłego pracownika lub osób uprawnionych do odbioru dokumentacji po śmierci pracownika lub byłego pracownika, będzie zobowiązany do wydania wnioskodawcy wydruku lub elektronicznej kopii całości lub części dokumentacji.

Zmiana przepisów umożliwiająca prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej   wymagała zastąpienia obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (utraci moc z dniem 1 stycznia 2019 r.) nowym aktem wykonawczym, który będzie szczegółowo regulował kwestie związane z elektroniczną dokumentacją pracowniczą rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przewidywany termin wejścia w życie tego rozporządzenia to 1 stycznia 2019 r. Całość projektu nowego aktu wykonawczego mogą Państwo znaleźć tutaj.

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357).

Źródła pomocnicze:

  1. www.rcl.gov.pl

Skomentuj