Dokumenty poświadczające podnoszenie kwalifikacji zawodowych – własnością pracownika

W praktyce niejednokrotnie zdarza się, że pracodawca odmawia wydania pracownikowi wystawionych na niego imiennie dokumentów potwierdzających fakt uzyskania określonych w nim kwalifikacji zawodowych lub ukończenie danej formy kształcenia. Działanie takie najczęściej wspierane jest argumentem, że skoro pracodawca pokrył koszty związane z uzyskaniem przedmiotowego dokumentu to stanowi on jego własność. Nic bardziej mylnego. Tego typu dokumenty zawsze stanowią własność osoby imiennie w nich wskazanej, zaś ich przetrzymanie wbrew woli oznaczonego w ten sposób właściciela może przysporzyć pracodawcy wielu problemów.

Okazanie dokumentów

Już na etapie rekrutacji pracodawca może zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, czyli kandydata na pracownika, podania określonych w przepisach danych osobowych, obejmujących m.in. posiadane przez niego kwalifikacje, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (zob. art. 22¹ § 1 pkt 5 k.p. oraz art. 22¹ § 2 k.p.). Jeżeli dane te nie zostały pozyskane na etapie rekrutacji, pracodawca może zażądać ich przekazania po zawarciu z daną osobą umowy o pracę, a zatem już od pracownika, na dowolnym etapie zatrudnienia.

Udostępnienie pracodawcy przedmiotowych danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Do tego celu najczęściej wykorzystywany jest kwestionariusz wypełniany przez kandydata na pracownika oraz pracownika. Pracodawca może żądać udokumentowania przekazanych w ten sposób danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Innymi słowy, pracodawca może zażądać, aby kandydat na pracownika bądź pracownik przedłożył do wglądu oryginały dokumentów potwierdzających posiadane przez niego kwalifikacje, o których wspomina w kwestionariuszu, CV lub innym oświadczeniu składanym na potrzeby zatrudnienia. Z przedłożonych w ten sposób dokumentów pracodawca może sporządzić odpis albo kopię, by następnie umieścić je w aktach osobowych pracownika lub kandydata na pracownika po jego ostatecznym zatrudnieniu. Po dokonaniu tej czynności – oryginały zobowiązany jest oddać osobie, która dokument ten mu okazała.

Tylko odpisy lub kopie

W myśl § 5 DokPracR¹, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Zasada ta dotyczy wszystkich dokumentów gromadzonych w tzw. teczkach osobowych, w tym również dokumentów związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związanych ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych, które powinny być przechowywane w części B akt osobowych (zob. § 2 pkt 2k DokPracR).

Bez znaczenia w tym zakresie pozostaje fakt, czy chodzi o zaświadczenia, dyplomy, certyfikaty itp. uzyskane przez pracownika przed podjęciem zatrudnienia u danego pracodawcy, czy też takie, które uzyskał on w trakcie trwania aktualnego stosunku pracy. Nie ma również znaczenia, kto poniósł koszty uzyskania danego dokumentu (pracownik czy pracodawca), ani też wysokość tychże kosztów. Nawet dyplom ukończenia bardzo kosztownych studiów MBA, za które w całości zapłacił pracodawca, jest własnością pracownika.

Powyższy argument potwierdzają m.in. przepisy rozporządzenia w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych stanowiąc, że dyplomy, świadectwa, zaświadczenia kończące formy kształcenia określone w rozporządzeniu otrzymuje osoba będąca ich uczestnikiem². Pracodawca nie może więc wbrew woli pracownika przetrzymywać wystawionych na niego imiennie oryginałów dokumentów potwierdzających odbycie szkoleń, kursów lub innych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych czy form kształcenia.

Tymczasem w praktyce mają miejsce przypadki, w których pracodawcy w tzw. umowie lojalnościowej zobowiązują pracowników do pozostawania w zatrudnieniu w pewien czas po ukończeniu danej formy podnoszenia kwalifikacji, pod rygorem konieczności zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel, na co skądinąd pozwalają kodeksowe przepisy (zob. art. 103⁴ – 103⁵ k.p.), przy czym dodatkowo – jako swoistą „formę zabezpieczenia” – zatrzymują uzyskane przez pracownika dokumenty do upływu przewidzianego w umowie lojalnościowej okresu odpracowania, a niekiedy zaś w ogóle ich nie oddają, co należy uznać za działanie bezprawne.

Z resztą opisywany problem dotyczy nie tylko dokumentów potwierdzających ukończenie kursów, szkoleń i innych form podnoszenia kwalifikacji, na które pracownika skierował obecny pracodawca, odmawiający oddania tych dokumentów. Niejednokrotnie pracodawcy odmawiają oddania pracownikowi oryginałów zaświadczeń dokumentujących kwalifikacje nabyte przez pracownika przed podjęciem zatrudnienia w ich przedsiębiorstwie bądź uzyskanych co prawda w trakcie aktualnego zatrudnienia, lecz w całości sfinansowanych przez pracownika.

Każdy wystawiony imiennie na daną osobę dokument jest jej własnością i jako taki podlega w pełni jej władztwu, którego wbrew swej woli nie może zostać pozbawiona, z wyjątkiem sytuacji określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. W prawie pracy brak jest natomiast przepisów, które pozwalałyby na przetrzymywanie należących do pracownika dokumentów bez jego zgody, czy też ich zatrzymanie do czasu spełnienia określonego warunku.

Pracodawca może co najwyżej, na prośbę pracownika, przechować przez pewien czas należące do niego dokumenty, przy czym na każdoczesne jego żądane zobowiązany będzie niezwłocznie je wydać. Przechowywane „grzecznościowo” dokumenty powinien jednak umieścić poza aktami osobowymi pracownika.

Odszkodowanie dla pracownika

W jednym ze swoich orzeczeń Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca, który na skutek przetrzymywania wbrew woli pracownika należących do niego oryginałów dokumentów związanych z zatrudnieniem (np. świadectw pracy czy zaświadczeń dokumentujących podnoszenie kwalifikacji zawodowych), doprowadził w ten sposób do wyrządzenia mu szkody – może liczyć się z koniecznością wypłacenia odszkodowania. Z uwagi na brak w kodeksie pracy odpowiednich przepisów w tym zakresie, odszkodowanie to powinno być ustalane w oparciu o przepisy kodeksu cywilnego (art. 471 k.c. oraz art. 361–363 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Pracownik musiałby zatem udowodnić istnienie zobowiązania, powstanie szkody i jej wysokość oraz związek przyczynowy między szkodą a niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania przez pracodawcę, wynikającego ze stosunku pracy. Do takich zobowiązań należy również zwrócenie pracownikowi po rozwiązaniu stosunku pracy (jak i na każdoczesne żądanie pracownika – przyp. P.W.) znajdujących się w jego aktach osobowych dokumentów potrzebnych do starania się o następne zatrudnienie³. Wyrok ten został wydany jeszcze w stanie prawnym poprzedzającym okres obowiązywania poprzedniego rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej⁴, które wprowadziło zasadę przechowywania w aktach osobowych dokumentów wyłącznie w formie odpisów lub kopii. Dlatego też Sąd Najwyższy dopuścił w nim możliwość przechowywania w aktach osobowych oryginałów omawianych dokumentów z obowiązkiem ich wydania po rozwiązaniu stosunku pracy.

Kilkanaście lat później, w kolejnym dotyczącym analizowanego problemu rozstrzygnięciu, Sąd Najwyższy doprecyzował zasady ustalania wysokości przedmiotowego odszkodowania stwierdzając, że roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niezwrócenia pracownikowi dokumentów, złożonych przez niego w związku ze stosunkiem pracy, nie powinno być wyższe niż takie samo roszczenie związane z niewydaniem świadectwa pracy, a zatem nie powinno przekraczać wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy dłuższy niż 6 tygodni (art. 99 § 2 k.p.)⁵.

Wydaje się jednak, że limitowanie omawianego odszkodowania do wysokości 6-tygodniowego wynagrodzenia za pracę będzie dotyczyło wyłącznie przypadków, w których z powodu nieuprawnionego przetrzymania przez aktualnego pracodawcę należących do pracownika dokumentów utracił on możliwość podjęcia kolejnej bądź dodatkowej pracy. Przykładowo, z uwagi na brak możliwości okazania podczas rozmowy kwalifikacyjnej oryginału wymaganego zaświadczenia, kandydatura pracownika została odrzucona na etapie rekrutacji na stanowisko, na które aplikował w innej firmie. Podstawę wyliczenia omawianego odszkodowania powinno w takim przypadku stanowić wynagrodzenie, które pracownik otrzymałby, gdyby podjął nową pracę, a nie wynagrodzenie, jakie otrzymuje u pracodawcy, który nie wydał na jego żądanie wymaganego dokumentu⁶.

Nic natomiast nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik na podstawie art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p. dochodził od swojego pracodawcy naprawienia szkody innej niż utrata zarobków w innej firmie, będącej następstwem niewydania należących do niego dokumentów⁷, np. nieuzyskanie zwrotu kosztów lub innej formy dofinansowania przysługującej ze środków publicznych bądź konieczność wystąpienia o wydanie odpłatnego odpisu dokumentu do podmiotu będącego jego wystawcą.

Powództwo cywilnoprawne

Niezależnie od odszkodowania omówionego powyżej, w każdym czasie pracownik może zażądać wydania należących do niego dokumentów w trybie tzw. powództwa windykacyjnego, na zasadach art. 222 § 1 k.c. w zw. z art. 300 k.p. Roszczenie windykacyjne polega na żądaniu wydania rzeczy, które kieruje się przeciwko osobie władającej cudzą rzeczą bez podstawy prawnej. Jest to tzw. roszczenie „nieposiadającego właściciela” przeciwko „posiadającemu nie-właścicielowi”⁸.

W myśl art. 222 § 1 k.c., właściciel może żądać od osoby, która włada faktycznie jego rzeczą, ażeby rzecz została mu wydana, chyba że osobie tej przysługuje skuteczne względem właściciela uprawnienie do władania rzeczą.

Pod pojęciem „rzeczy” należy rozumieć przedmioty materialne, do których można zaliczyć dokumenty potwierdzające uzyskane kwalifikacje lub zdobycie lub uzupełnienie wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

W literaturze tematu dyskutowana jest również możliwość zainicjowania przez pracownika w analizowanych sytuacjach egzekucji w zakresie tzw. czynności niezastępowalnych na zasadach art. 1050 k.p.c. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli dłużnik (tu: pracodawca) ma wykonać czynność, której inna osoba wykonać za niego nie może, a której wykonanie zależy wyłącznie od jego woli (np. wydanie przetrzymywanego bezprawnie dokumentu), sąd, w którego okręgu czynność ma być wykonana, na wniosek wierzyciela (tu: pracownik) po wysłuchaniu stron wyznaczy dłużnikowi termin do wykonania i zagrozi mu grzywną na wypadek, gdyby w wyznaczonym terminie czynności nie wykonał. Po bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego dłużnikowi do wykonania czynności, sąd na wniosek wierzyciela nałoży na dłużnika grzywnę i jednocześnie wyznaczy nowy termin do wykonania czynności z zagrożeniem surowszej grzywny.

Możliwości wykorzystania art. 1050 k.p.c. na potrzeby odzyskania przetrzymywanych przez pracodawcę dokumentów, należących do pracownika, wydaje się nie potwierdzać orzecznictwo, w którym przyjmuje się, że art. 1050 k.p.c. przewidujący egzekucję przez wymuszenie od dłużnika wykonania określonej czynności, której inna osoba za niego wykonać nie może, dotyczy wyłącznie czynności, a nie wydania rzeczy⁹. Poza tym przepis ten ma zastosowanie na etapie egzekucji, stanowiącej następstwo uprzednio wydanego orzeczenia sądowego, nakładającego obowiązek określonego działania, od którego dłużnik się uchyla.

Tym samym, właściwszym powództwem w interesującym nas zakresie pozostaje powództwo windykacyjne.

Pracownik może wystąpić względem pracodawcy z roszczeniem dotyczącym stosunku pracy, kierując powództwo przed sąd właściwości ogólnej pracodawcy (miejscowość siedziby lub miejsca zamieszkania pracodawcy) albo przed sąd, w którego obszarze właściwości praca jest, była lub miała być wykonywana (art. 461 k.p.c.).

Interwencja inspektora pracy

Pracownik pozbawiony przez swojego pracodawcę oryginałów omawianych dokumentów może również złożyć wniosek do Państwowej Inspekcji Pracy o przeprowadzenie czynności kontrolnych opisując w nim zaistniałą sytuację.

W wielu przypadkach interwencja inspektora pracy, kończąca się wydaniem przysługujących mu środków prawnych, pomoże w pozytywnym dla pracownika zakończeniu sprawy, bez konieczności wstępowania na drogę postępowania sądowego.

1. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU z 2018 r. poz. 2369).
2. Zob. § 12, § 14, § 16, § 21, § 22 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 19.03.2019 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (DzU z 2019 r., poz. 652).
3. Por. wyrok SN z 6.10.1976 r., I PR 130/76, OSNCP 1977/4/82.
4. W okresie od 2.06.1996 r. do 31.12.2018 r. kwestię tę regulował § 1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j.: DzU z 2017 r. poz. 894).
5. Wyrok SN z 22.11.1990 r., I PR 362/90, OSP 1991/9/213.
6. 6 Por. J. Iwulski, Komentarz do art. 99 Kodeksu pracy [w:] J. Iwulski, W. Sanetra, Kodeks pracy. Komentarz. LexisNexis 2009, s. 639.
7. Por. wyrok SN z 13.10.2004 r., II PK 36/04, OSNP 2005/8/106 w zakresie dodatkowego odszkodowania z tytułu niewydania w terminie świadectwa pracy.
8. E. Skowrońska-Bocian, Komentarz do art. 222 Kodeksu cywilnego [w:] K. Pietrzykowski (red.), Kodeks cywilny. T. I. Komentarz. Art. 1–44910, Wyd. 10, Warszawa 2020 – wersja elektroniczna LEGALIS.
9. Postanowienie SN z 13.01.1982 r., III CRN 315/81, Legalis.

Autor:
Piotr Wąż
doktor nauk prawnych specjalizujący się w problematyce prawa pracy, prawa spółek i prawa koncernowego

Artykuł z miesięcznika ATEST – Ochrona Pracy nr 4/2021
www.atest.com.pl