Działalność kontrolna PIP w czasach pandemii

Mając na uwadze trwającą pandemię, a tym samym przedłużający się okres pracy zdalnej, w kontrolowanych podmiotach inspektorzy pracy z dniem 25 stycznia 2021 r. przystąpili do prowadzenia kontroli w sposób hybrydowy i zdalny.

Ze względu na oczekiwania społeczne dotyczące egzekwowania przepisów prawa dalsze wstrzymywanie czynności kontrolnych było niemożliwe. Nieprzestrzeganie przepisów w zakresie prawnej ochrony pracy wymaga stanowczej reakcji organu nadzoru i kontroli, jakim jest Państwowa Inspekcja Pracy. W poprzednim roku, mimo pandemii, do PIP wpłynęło blisko 50 tysięcy skarg. Niewiele mniej niż w latach poprzednich. Skargi dotyczyły przede wszystkim problemów z wypłatą wynagrodzenia, legalności zatrudnienia czy rozwiązania stosunku pracy.

W chwili obecnej praca inspektorów prowadzona jest w sposób zdalny przy użyciu komunikacji elektronicznej lub za pośrednictwem operatora pocztowego. Kontrole są też wykonywane hybrydowo, czyli w sposób łączący elementy kontroli bezpośrednich i zdalnych.

Bezpośrednia kontrola w zakładzie pracy prowadzona jest przez inspektorów pracy celem badania wypadków przy pracy oraz bezpośrednich zagrożeń dla życia i zdrowia pracowników.

Zdalna kontrola jest możliwa w przypadku kiedy celem jest ustalenie stanu faktycznego, a obecność inspektora pracy nie jest niezbędna w siedzibie kontrolowanego podmiotu, np. chcąc sprawdzić słuszność skarg, które dotyczą przepisów o czasie pracy czy niewypłacania wynagrodzenia. Kontrole zdalne mogą być przeprowadzane wyłącznie za zgodą pracodawcy. Jeśli pracodawca nie wyrazi zgody na przeprowadzenie czynności kontrolnych w sposób zdalny inspektor powinien zaplanować i przeprowadzić kontrolę bezpośrednio w siedzibie firmy oraz w innych miejscach wykonywania zadań firmy lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych.  Na każdym etapie kontroli za zgodą podmiotu kontrolowanego inspektor pracy może przeprowadzić poszczególne czynności w sposób zdalny.

Kontrola prowadzona w sposób zdalny – przebieg

1. Inspektor pracy osobiście zawiadamia podmiot, który ma zostać skontrolowany, o zamiarze wszczęcia kontroli doręczając upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz żądanie i pouczenie dotyczące wyrażenia zgody na przeprowadzenie kontroli w sposób zdalny lub za pośrednictwem operatora pocztowego lub platformy ePUAP.
2. Przed przeprowadzeniem kontroli inspektor zobowiązany jest do okazania legitymacji służbowej. Może to nastąpić podczas wideo rozmowy. Jeśli występują wątpliwości co do tożsamości inspektora podmiot kontrolowany powinien zweryfikować tę osobę kontaktując się (np. telefonicznie) z inspektoratem pracy.
3. Inspektor wspólnie z kontrolowanym podmiotem, mając na uwadze techniczne możliwości, precyzuje zasady prowadzenia kontroli zdalnej.
4. Dokumenty przekazywane przez inspektorów poprzez pocztę elektroniczną są zabezpieczane, tak aby osoby nieuprawnione nie miały możliwości ich odczytania.
5. Czynności kontrolne, które ze względu na swój charakter byłyby utrudnione (np. przesłuchania) nie są przeprowadzane przez telefon lub komunikator internetowy.
6. Protokół z kontroli zdalnej.

Chcąc umożliwić zgłoszenie zastrzeżeń do postanowień przedstawionych w protokole przed jego podpisaniem inspektor pracy przedstawia kopię protokołu podmiotowi kontrolowanemu za pośrednictwem platformy ePUAP lub operatora pocztowego. Uwagi do postanowień zawartych w protokole powinny zostać zgłoszone na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Po tym czasie jeden egzemplarz protokołu otrzymuje podmiot kontrolowany, który go podpisuje lub dokonuje adnotacji o odmowie jego podpisania i go odsyła. Nieodesłanie protokołu jest to równoznaczne z odmową podpisania dokumentu.

7. Po zakończeniu kontroli notatką urzędową, kopię tej notatki przesyła się podmiotowi kontrolowanemu poprzez platformę ePUAP lub za pośrednictwem operatora pocztowego.

Kontrola prowadzona w sposób bezpośredni

1. Inspektor pracy nie prowadzi kontroli w więcej niż jednym podmiocie podczas jednego dnia roboczego.
2. Przed wszczęciem postępowania, inspektor podejmuje próbę kontaktu mailowego lub telefonicznego aby ustalić procedury sanitarne występujące w kontrolowanym podmiocie.
3. Inspektor jest wyposażony w środki ochrony indywidualnej oraz w środki zabezpieczające przed rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2.
4. Inspektor pracy zobowiązany jest do:
   • stosowania się do procedur bezpieczeństwa obowiązujących w kontrolowanym podmiocie,
   • zasłaniania ust i nosa,
   • przestrzegania higieny rąk,
   • korzystania z pomieszczenia udostępnionego przez przedsiębiorcę,
   • nie podawania dłoni na powitanie,
   • poddawania się wymaganej dezynfekcji dłoni i obuwia,
   • zachowania dystansu społecznego – minimum 1,5 m.
5. Po rozpoczęciu kontroli inspektor wraz z kontrolowanym podmiotem ustalają zasady prowadzenia poszczególnych czynności kontrolnych.
6. Aby usprawnić proces przeprowadzenie kontroli zaleca się:
   • udostępnienie wydzielonego pomieszczenia, gdzie przeprowadzone zostaną czynności kontrolne,
   • wyznaczenie jednej osoby do współpracy z inspektorem która będzie reprezentowała podmiot kontrolowany.
7. Podczas prowadzenia kontroli inspektor pracy ogranicza do możliwego minimum:
   • czas wizytacji stanowisk pracy oraz czas przebywania na terenie zakładu,
   • kontakt z osobami, które spotyka podczas czynności kontrolnych,
   • spotkania, które wymagają bezpośredniej obecności większej liczby pracowników (na rzecz komunikacji elektronicznej).

Kontrole działań mających zapewnić pracownikom odpowiedni poziom bezpieczeństwa i higieny pracy podczas trwania pandemii

W obecnych pandemicznych czasach inspektor przeprowadzający kontrolę sprawdza stopień wdrożenia obowiązków nałożonych na pracodawców i zakłady pracy, których celem jest redukcja rozprzestrzeniania się wirusa Sars-Cov-2, takich jak.:

• • zagwarantowanie wykonania obowiązku przekazywania informacji o niebezpieczeństwie dla zdrowia i życia oraz o przedsięwziętych działaniach zapobiegawczych i ochronnych,
  • stosowanie się do obowiązujących nakazów, zakazów i ograniczeń nałożonych w związku z epidemią.

Podczas kontroli szczególną uwagę kładzie się na:

• • aktualizację oceny ryzyka zawodowego i wprowadzenie praktyk mających przeciwdziałać rozprzestrzenianiu się wirusa,
  • wyposażenie pracowników w środki ochrony indywidualnej związane ze zwalczaniem epidemii,
  • organizację miejsc pracy, w tym odpowiedniego przystosowania stanowisk zatrudnionych mających kontakt z osobami trzecimi,
  • wprowadzenie rozwiązań organizacyjnych, mających na celu wykonywanie pracy zdalnej lub rotacyjnej – w miarę możliwości.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości inspektorzy pracy informują właściwe organy Państwowej Inspekcji Pracy.

Przedsiębiorca ma możliwość wnioskowania o uchylenie decyzji nałożonej przez PIP – Druk – Wniosek o uchylenie decyzji PIP

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r.- Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162),
2. Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1251).

Źródło pomocnicze:

1. https://www.pip.gov.pl/