Elektronizacja akt pracowniczych

Skrócenie z 50 do 10 lat czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz możliwość prowadzenia ich w formie elektronicznej – takie będą skutki znowelizowanej w środę przez Sejm ustawy w tej sprawie.

Za uchwalaniem ustawy wraz z poprawkami głosowało 438 posłów, nikt nie był przeciw, a jeden poseł wstrzymał się od głosu. Teraz ustawa trafi pod obrady Senatu.

Rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, dotyczy przede wszystkim skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej pracowników z 50 do 10 lat poprzez przekazanie do ZUS informacji w tej sprawie. Stanowić one będą podstawę do wyliczenia przez Zakład świadczeń emerytalnych i rentowych dla takich osób.

Jak tłumaczył podczas prac w Sejmie poseł sprawozdawca Piotr Uściński, takie rozwiązanie pozwoli na to, że w sytuacji kiedy przechodzić będziemy na emerytury, nie będziemy musieli sami zbierać takich informacji. Będzie można skorzystać z tego, co pracodawca przekazał do ZUS, bądź odebrać od pracodawcy dokumentację po upływnie 10 lat.

Nowe przepisy pozwolą też pracodawcom przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Autor ustawy, czyli resort rozwoju wyliczył, że obecnie roczny koszt przechowywania dokumentacji to 130 mln zł. Po zmianie przepisów – jak przekonywał wiceminister Mariusz Haładyj – oszczędności dla firm mogą sięgnąć nawet ponad 100 mln zł rocznie.

Przyjęte w środę przez Sejm poprawki mają na celu wyeliminowanie przechowawców dokumentacji pracowniczej działających bez uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa. Dokumenty archiwizowane przez „nieuprawnionych przechowawców” nie będą mogły stanowić dowodów w postępowaniu o przyznanie świadczenia emerytalnego lub rentowego, co może wpłynąć na obniżenie wymiaru świadczenia – tłumaczył Uściński.

Zgodnie z poprawkami, do końca 2018 roku nieuprawnieni przechowawcy będą musieli albo zakończyć działalność, albo uzyskać wpis do odpowiedniego rejestru.

By w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na dwa przypadki. Pierwszy dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku dokumentacja będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Drugi przypadek dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. Tutaj pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie nadal przechowywał przez 50 lat.