Ewidencja czasu pracy po zmianach – dokumenty

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy.

Wśród wielu zmian wprowadzonych nowelizacją z dnia 10 stycznia 2018 r., związanych ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r., ustawodawca uregulował także zmiany dotyczące prowadzenia dokumentacji w zakresie ewidencjonowania czasu pracy pracowników.

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika m.in. do ustalania jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy zostali zobowiązani do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w zakresie ewidencjonowania czasu pracy według nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z regulacją § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.

Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy powinny zawierać informacje o:

1. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. W „nowej” ewidencji czasu pracy pracodawca został zobowiązany do wskazania sumy godzin pracy oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w danej dobie pracowniczej. W poprzednim stanie prawnym w kartach ewidencji czasu pracy istniał jedynie obowiązek wskazywania ilości godzin pracy w poszczególnej dobie;
2. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej – obecnie ustawodawca wprost wskazuje, iż w ewidencji ma się znajdować liczba przepracowanych godzin w porze nocnej. W starym rozporządzeniu istniał obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w porze nocnym;
3. liczba godzin nadliczbowych – w tym miejscu także ustawodawca wymaga od pracodawcy wskazywania ogółem liczby godzin nadliczbowych;
4. dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia – wraz z nowym rokiem pracodawca został zobowiązany do oznaczenia rodzaju dnia wolnego, który jest pracownikowi udzielany. W poprzednim stanie prawnym istniał jedynie obowiązek ewidencjonowania dodatkowych dni wolnych od pracy bez obowiązku oznaczania ich rodzaju;
5. liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazywaniem miejsca jego pełnienia. Poprzednia regulacja dotyczyła jedynie ewidencjonowania dyżuru, natomiast obecna jest bardziej szczegółowa (podanie liczby godzin dyżuru, godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, wskazanie miejsca pełnienia dyżuru);

6. rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy – na podstawie nowych przepisów rozporządzenia wskazać należy nie tylko rodzaj, ale także wymiar zwolnienia od pracy. Według uzasadnienia do rozporządzenia chodzi tu o zwolnienia ustawowe np.: zwolnienia od pracy w związku z oddaniem krwi przez pracownika, tzw. urlopy wypoczynkowe, przerwy na karmienie dziecka piersią;
7. rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy – podobnie jak w punkcie poprzedzającym, z tym, że w ramach tej pozycji w ewidencji czasu pracy rejestruje się np. choroby, urlopy wypoczynkowe, zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;
8. wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy – w tym miejscu ustawodawca ograniczył się jedynie do wskazania wymiaru nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
9. czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego – w tym zakresie ustawodawca powielił rozwiązania prawne przyjęte w ramach wcześniejszego rozporządzenia.

Ustawodawca nie stworzył żadnego pomocniczego wzoru lub szablonu ewidencji, wskazał jednak co ma się znaleźć w takiej dokumentacji. Zatem np. w przypadku pracodawcy, u którego nie występuj dyżury, w ewidencji czasu pracy danego pracownika nie ma obowiązku tworzenia tabeli/rubryki dotyczącej dyżuru.

Do pozostałych elementów dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy należą:

• wnioski pracownika  (np. wnioski o zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych oraz zgody pracownika-rodzica na odstąpienie od stosowania niektórych norm ochronnych w zakresie czasu pracy);
• dokumenty związane (np. ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy lub  z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy);
• zgoda (np.  pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy).

Co do sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania pracy, decyzja w jaki sposób prowadzić taką dokumentację, należy do pracodawcy. W związku z tym pracodawca może prowadzić taką dokumentację podmiotowo (np. imienna teczka zawierająca całość dokumentów dotyczących jednego pracownika) lub przedmiotowo (np. dokumentacje tego pracownika przechowuje się w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie).

Spostrzeżenia i wnioski z kontroli Państwowej Inspekcji Pracy

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie 1 stycznia 2019 r. zobowiązało pracodawców do dostosowania się do nowych regulacji prawnych. Trudno było jednak oczekiwać, że wszyscy pracodawcy w krótkim czasie dostosują się nowych przepisów. Jednakże na przestrzeni całego pierwszego kwartału 2019 r. można już było zaobserwować, czy nastąpił postęp w procesie wdrażania przez pracodawców nowych przepisów.

Z przeprowadzonych kontroli Państwowej Inspekcji Pracy wynika, iż przeważająca większość pracodawców w mniejszym lub większym zakresie nie spełnia wymogów nałożonych przez ustawodawcę w zakresie ewidencji czasu pracy. Prowadzone przez pracodawców po 1 stycznia 2019 r. ewidencje czasu pracy, w różnej formie – elektronicznej lub papierowej, przede wszystkim nie uwzględniały godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w danej dobie, nie wskazywano rodzaju i wymiaru lub wymiaru zwolnień od pracy i innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Z wyjaśnień pracodawców wynika, że przyczynami niedostosowania się do nowych regulacji prawnych jest przede wszystkim zbyt duża liczba zmieniających się przepisów i obowiązków z nich wynikających, pochodzących z różnych dziedzin prawa, z którymi na co dzień ma do czynienia przedsiębiorca. Część pracodawców prowadzi ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej poprzez specjalne programy kadrowe lub kadrowo-płacowe, których zmiana, dostosowanie programu, w kontekście nie tylko samej ewidencji czasu pracy, wymaga poświęcenia czasu oraz środków finansowych. Ponadto część pracodawców w ramach outsourcingu usług powierza prowadzenie spraw kadrowych bądź kadrowo-płacowych specjalistycznym firmom zajmującym się obsługa przedsiębiorców, między innymi w zakresie kadr i płac. Nadzór pracodawcy nad realizacją nowych obowiązków w zakresie ewidencji czasu pracy jest wówczas ograniczony, ponieważ pracodawca zakłada, że firma której powierzył prowadzenie spraw kadrowych czy kadrowo-płacowych, realizuje swoje zadania zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jednak praktyka kontrolna pokazuje, że tak nie jest. Istnieje także grupa pracodawców, którzy prowadzą dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy sami, czyli bez zatrudnionych u siebie pracowników do spraw kadr lub bez pomocy firm zewnętrznych. W takich przypadkach ewidencja zazwyczaj prowadzona jest w postaci papierowej i tu również dostrzegalne jest niedostosowanie się do nowych regulacji. W przypadku małych pracodawców, którzy często zajmują się większością spraw związanych z własną działalnością gospodarczą, niedostosowanie się do przepisów w zakresie ewidencji czasu pracy jest wynikiem zarówno niewiedzy, jak i braku czasu.

Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy same zmiany dokonane w ewidencji czasu pracy nie miały charakteru rewolucyjnego (stanowią uszczegółowienie obowiązujących już od 1996 r. zasad ewidencji czasu pracy), dlatego też wydaję się, że pracodawcy powinni szybciej dostosować się do wprowadzonych zmian.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r poz. 1040 i 1043);
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).

Źródło:

1. Miesięcznik Państwowej Inspekcji Pracy nr 6-7 2019, strona internetowa www.pip.gov.pl.