Gdzie przechowywać zaświadczenie ZUS dotyczące okresów zaliczanych do stażu pracy?

W praktyce kadrowej coraz częściej pojawia się pytanie, jak prawidłowo postępować z dokumentami potwierdzającymi okresy zaliczane do stażu pracy, zwłaszcza gdy mają one formę elektroniczną. Przykładem jest zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające okres prowadzenia działalności gospodarczej, przedstawione przez pracownika pracodawcy prowadzącemu dokumentację pracowniczą w formie papierowej. Czy taki dokument należy włączyć do akt osobowych, a jeśli tak – w jakiej postaci powinien być przechowywany? Wyjaśniamy obowiązki pracodawcy oraz zasady archiwizacji tego typu zaświadczeń.

Pytanie czytelnika: 

Pracownik przedstawił nam wystawione przez ZUS w trybie art. 302¹ KP potwierdzenie okresu prowadzenia działalności, który należy wliczyć do stażu pracy.
Prowadzimy dokumentację pracowniczą w postaci papierowej, a zaświadczenie przedstawione przez pracownika ma postać elektroniczną.
Czy mamy obowiązek przechowywać to zaświadczenie w ramach jego dokumentacji, a jeśli tak to w jakiej postaci?  

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Szczegółowe zasady dotyczące jej prowadzenia zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535).

Akta osobowe podzielone są na 5 części, w których przechowywane są odpowiednio:

• • część A: oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
  • część B: oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
  • część C: oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
  • część D: odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach;
  • część E: dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Natomiast dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, o której mowa w § 6 rozporządzenia, obejmuje:

• • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy (pkt 1a) oraz wymienione w tym przepisie wnioski, dokumenty i zgody pracownika dotyczące stosowania różnych form organizacji pracy w ramach po-szczególnych systemów i rozkładów czasu pracy (pkt 1b – d);
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (pkt 2);
  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (pkt 3);
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (pkt 4).
    

Wykaz dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych został zawarty w § 3 rozporządzenia. Natomiast wykaz dokumentów przechowywanych w ramach dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określa § 6 rozporządzenia.