Istotne zmiany w dokumentacji pracowniczej

Od 19 marca br. obowiązują ważne zmiany w Kodeksie Pacy, które wprowadziły uzupełniający urlop macierzyński. Zmiany te pociągnęły za sobą także inne przepisy wykonawcze, w tym także zmiany w rozporządzeniu dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Nowe obowiązki pracodawców

Od 19 marca 2025 r. weszły w życie istotne zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej, wynikające z rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej. Zmiany te są konsekwencją wprowadzenia nowego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, który został ustanowiony rozporządzeniem z dnia 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. poz. 322).

Rozszerzenie części B akt osobowych

Zmiana w rozporządzeniu z dnia 10 grudnia 2018 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 535) polega na rozszerzeniu części B akt osobowych pracowników. Od 19 marca 2025 r. pracodawcy będą zobowiązani do włączenia do dokumentacji pracowniczej dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (art. 180² § 4 Kodeksu pracy).

Cel zmian

Zmiany te mają na celu właściwe uporządkowanie dokumentacji pracowniczej oraz zapewnienie, że wszelkie dokumenty związane z nowymi uprawnieniami pracowniczymi będą odpowiednio ewidencjonowane.

Uzupełniający urlop macierzyński

Uzupełniający urlop macierzyński ma na celu umożliwienie rodzicom dłuższego sprawowania opieki nad dzieckiem, zwłaszcza w sytuacjach, gdy dziecko wymaga hospitalizacji. Umożliwia on dostosowanie długości urlopu do okresu pobytu dziecka w szpitalu, co pozwala rodzicom skupić się na zdrowiu i dobrostanie dziecka, eliminując obawy finansowe. Więcej na temat nowego urlopu w artykule: Ważne zmiany w Kodeksie pracy od 19 marca! Wchodzi w życie nowy urlop

Wymagania dla pracodawców

Nowe regulacje wymagają od pracodawców dostosowania procedur administracyjnych w firmie, aby umożliwić pracownikom sprawne korzystanie z przysługujących im uprawnień. Pracodawcy będą musieli zapewnić, że wszystkie nowe dokumenty są odpowiednio włączone do dokumentacji pracowniczej zgodnie z nowymi przepisami.

Podstawa prawna

1. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 335).
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535 oraz z 2025 r. poz. 335).