Jak bezpiecznie korzystać z wideokonferencji?

Pandemia w wielu firmach wymusiła konieczność pracy zdalnej, a wideokonferencje stały się normą. W związku z tym Urząd Ochrony Danych Osobowych przekazuje praktyczne porady dotyczące ochrony danych osobowych podczas korzystania z programów, aplikacji oraz usług związanych z prowadzeniem wideokonferencji.

W związku z panującą pandemią, wiele firm i instytucji edukacyjnych przymusowo zaczęło odbywać spotkania online. Webinary i wideokonferencje nie są oczywiście „odkryciem” okresu pandemii. Popularność spotkań i konferencji w wirtualnym świecie rosła już od lat, zwłaszcza w takich obszarach jak marketing i handel czy edukacja i szkolenia. Nowością nie są także wirtualne spotkania biznesowe. Niemniej jednak w okresie pandemii zauważyć można znaczący wzrost korzystania z cyfrowych narzędzi.

W związku z powyższym pojawiają się obawy, jak bezpiecznie korzystać z szerokiej gamy oferowanych programów, aplikacji i usług oraz jak sprawić, aby ta forma kontaktów zapewniała odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Urząd Ochrony Danych Osobowych podpowiada jak przeprowadzić wideokonferencję w bezpieczny sposób.

Zasady przed rozpoczęciem wideokonferencji

1. Zapoznaj się z ogólnymi warunkami użytkowania lub polityką prywatności programu, z którego chcesz skorzystać.
2. Sprawdź, czy Twoje rozmowy będę nagrywane i przechowywane.
3. Zweryfikuj, do jakich celów wykorzystywane będą Twoje dane osobowe.
4. Sprawdź, o jakie uprawnienia do danych jesteś proszony – lista kontaktów, lokalizacja itp.
5. Do zainstalowania aplikacji na komputerze użyj oficjalnej strony aplikacji z której chcesz skorzystać; w przypadku urządzeń mobilnych wybierz oficjalny sklep – Google Play lub App Store.
6. Upewnij się, że osoby postronne nie mają dostępu do Twojego ekranu.
7. Sprawdź, czy aplikacja dysponuje niezbędnymi środkami bezpieczeństwa, takimi jak szyfrowanie.
8. Korzystaj z aplikacji webowych, nie desktopowych.
9. Zabezpiecz sieć Wi-Fi silnym hasłem.
10. Przed udostępnieniem swojego ekranu podczas rozmowy zamknij wszystkie okna, tak aby inni uczestnicy konferencji ich nie zobaczyli.
11. Przy podłączeniu się do telekonferencji korzystaj z kodów dostępu/PIN-ów.
12. Przeskanuj program do telekonferencji systemem antywirusowym lub antymalware-owym.

Zasady w trakcie korzystania z wideokonferencji

1. Ogranicz ilość podawania danych osobowych – użyj pseudonimu i służbowego adresu e-mail.
2. Użyj innego hasła, niż używane przez Ciebie w innych usługach.
3. Nie udostępniaj linków do konferencji w mediach społecznościowych.
4. Włącz, jeśli to możliwe, domyślną ochronę hasłem spotkania on-line.
5. Zarządzaj opcjami udostępniania ekranu.
6. W celu wykonywania rozmów służbowych wykorzystuj dostęp do sieci za pomocą szyfrowanego połączenia VPN.
7. Nie udostępniaj dokumentów służbowych, za pomocą czatu, który może być publiczny.
8. Jeżeli to możliwe korzystaj z opcji zamazywania tła (tak, żeby rozmówcy nie widzieli Twojego otoczenia).
9. Korzystaj z opcji „poczekalnia” tak, abyś mógł kontrolować osoby uczestniczące w telekonferencji. W ten sposób unikniesz przypadkowych i niechcianych osób.
10. Logując się do telekonferencji, wyłącz mikrofon i kamerę (włączysz je jak będzie to potrzebne).

Zasady po skorzystaniu z wideokonferencji

1. Wyłącz mikrofon i kamerę.
2. Upewnij się, że zakończyłeś spotkanie on-line i zamknąłeś aplikację.
3. Sprawdź, czy program do telekonferencji nie działa w tle.

Źródło pomocnicze:

1. Strona internetowa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – www.uodo.gov.pl