Jak postąpić z nieodebranym przez pracownika świadectwem pracy?

Co zrobić, gdy pracownik nie odbiera świadectwa pracy? To sytuacja, z którą musi liczyć się każdy pracodawca – a niewłaściwe działania mogą narazić firmę na zarzut naruszenia prawa pracy. Przepisy jasno wskazują obowiązki pracodawcy, dopuszczalne formy doręczenia dokumentu oraz zasady jego przechowywania. Wyjaśniamy krok po kroku, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem postąpić z nieodebranym świadectwem pracy.

Pytanie czytelnika: 

Z końcem ubiegłego miesiąca uległa rozwiązaniu umowa o pracę na okres próbny z jednym z naszych pracowników. Z uwagi na zmianę miejsca zamieszkania (wyjazd za granicę) nie był on zainteresowany kontynuowaniem współpracy z naszą firmą. W ostatnich dniach obowiązywania tej umowy wykorzystywał urlop wypoczynkowy, do którego nabył prawo w okresie zatrudnienia. Wystawiliśmy mu świadectwo pracy i tu zaczyna się problem. Nie przybył po jego odbiór w ostatnim dniu zatrudnienia. Wiemy, że nie zamieszkuje już pod adresem, który podał w kwestionariuszu osobowym, więc nie wysłaliśmy świadectwa na ten adres. Nie odbiera telefonu i nie odpowiada na maile.

Jak w takiej sytuacji spełnić obowiązek wydania świadectwa pracy?

Zgodnie z art. 97 § 1 kodeksu pracy (dalej: KP) w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2025 r. poz. 366 ze zm.) albo doręcza je w inny sposób.

Niewydanie pracownikowi w terminie świadectwa pracy jest wykroczeniem stypizowanym w art. 282 § 1 pkt 3 KP, zagrożonym karą grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.