Kiedy mija termin na wykorzystanie urlopu zaległego?

Zgodnie z art. 168 kodeksu pracy urlop niewykorzystany w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Ustawodawca naka­zuje, aby urlopy niewykorzystane, zgodnie z zasadami ustalonymi w art. 163, czyli urlopy podstawowe, były pracownikowi udzielone najpóźniej do końca 30 września na­stępnego roku kalendarzowego. Oznacza to obowiązek pracodawcy do udzielenia urlopu pracownikowi w okresie do 30 września następnego roku kalendarzowego ukierun­kowany na urlop zaległy.

Komentowany przepis nie kształtuje jednak zasady wykorzysta­nia urlopu w tym okresie. Jeżeli zatem pracownik złoży pracodawcy wniosek w ramach planowania urlopów albo wniosek indywidualny w ramach uzgadniania terminu wykorzy­stania urlopu o tym, że chce wykorzystać urlop zaległy łącznie z urlopem bieżącym np. w okresie lipiec-sierpień danego roku i pracodawca na to wyrazi zgodę, to wówczas nie dochodzi do naruszenia art. 168 K.p. Ustawodawcy chodziło w tym przepisie o eliminację zaległości urlopowych z przyczyn leżących po stronie pracodawcy i dlatego sprecyzował obowiązek udzielenia urlopu zaległego do 30 września następnego roku.

Obowią­zek ten nie wiąże pracodawcy wówczas, gdy pracownik wystąpi z wnioskiem późniejszego wykorzystania urlopu. Pracodawca nie może natomiast tłumaczyć się faktem, iż pracownik nie chce skorzystać z urlopu zaległego. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest pla­nowanie albo uzgadnianie wykorzystania urlopów wypoczynkowych. Aby zasada prawa do wypoczynku była poprawnie realizowana, ustawodawca nie może zaniechać tych obowiąz­ków, gdyż wówczas ze swej winy dopuści się wykroczenia z art. 282 § 1 pkt 2 K.p.

Jeżeli pracownik nie złoży pracodawcy propozycji terminu wykorzystania urlopu, to należy zwrócić mu uwagę na to, że narusza ustalony porządek i fakt ten może stać się podstawą do nałożenia kary porządkowej. W ostateczności pracodawca może sam, jeśli ma plan urlo­pów, w braku wniosku pracownika zaplanować mu urlop. Jeżeli pracodawca planu nie prowadzi, to może to uczynić indywidualnie w stosunku do takiego opornego pracownika.

Oczywiście, aby postępowanie pracodawcy było poprawne, musi on wykazać, że zwracał się do pracownika o zaplanowanie wykorzystania urlopu, a pracownik ignorował takie wnioski. W takim przypadku zaplanowanie wykorzystania urlopu wyłącznie przez pracodawcę, z odpowiednim wyprzedzeniem terminu wykorzystania urlopu, dającym moż­liwość na zorganizowanie odpoczynku, nie naruszy przepisów prawa pracy (za T. M. Nycz „Komentarz do kodeksu pracy Tarbonus”)

W sytuacji niewykorzystania urlopu na żądanie w poprzednim roku jasne stanowisko zajął Departamentu Prawnego GIP GPP-110-4560-170/08/PE w sprawie terminu udzielania pracownikom zaległego urlopu na żądanie:

„… informujemy, że stosownie do art.167 [2] k.p. w danym roku kalendarzowym pracownikowi przysługują tylko cztery dni urlopu na żądanie i kiedy pracownik w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał czterech dni urlopu na żądanie, cztery dni urlopu przechodzą na rok następny, ale już jako normalne dni urlopu. Ponadto urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, do którego odnoszą się odmienne zasady jego wykorzystywania.”