
Negatywne dla pracownika notatki służbowe w jego aktach osobowych
Pracodawca zobowiązany jest prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację pracowniczą, na którą składają się pięcioczęściowe akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przepisy Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r., poz. 535) dalej: DokPracR(1) określają zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, wyliczając przy tym rodzaje dokumentów, które w jej ramach mogą być przechowywane. Notatki służbowe zawierające negatywną ocenę pracownika nigdy nie były częścią tego wyliczenia, stąd też w praktyce powstają wątpliwości, czy pracodawca może je zamieszczać w aktach osobowych. Wątpliwości te potęguje fakt, że przepisy nie przewidują również procedur pozwalających pracownikowi kwestionować ustalenia poczynione w treści notatki, a w konsekwencji wymóc na pracodawcy jej usunięcie z akt osobowych.
„Zielone światło” dla notatek
Notatka służbowa jest dokumentem, w którym tworząca go osoba opisuje np. jakieś zdarzenie lub zachowanie określonej osoby w kontekście związanym z zatrudnieniem. Treść notatki może być podstawą do późniejszych decyzji w sferze premiowania, nakładania kar porządkowych, podjęcia decyzji o zwolnieniu z pracy itp.
Pogląd na temat dopuszczalności sporządzania notatek i ich przechowywania w dokumentacji pracowniczej ewoluował w orzecznictwie. W jednym z pierwszych rozstrzygnięć, jakie zapadły w przedmiotowym zakresie Sąd Najwyższy rozpatrywał przypadek zwolnienia z pracy pracownicy skonfliktowanej z pozostałą częścią załogi oraz kierownictwem placówki, w której była zatrudniona. Pracodawca opisywał przebieg konfliktu i zachowanie pracownicy w notatkach, które następnie przechowywał w jej aktach osobowych.
W sentencji tego wyroku Sąd Najwyższy uznał, że sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu pomiędzy pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika. Pracodawca opisywał przebieg konfliktu i zachowanie pracownicy w notatkach, które następnie przechowywał w jej aktach osobowych.
W sentencji tego wyroku Sąd Najwyższy uznał, że sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu pomiędzy pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika2.
W uzasadnieniu do tego wyroku Sąd Najwyższy wskazał, że działania pracodawcy mające na celu wyjaśnienie przyczyn powstałego w grupie pracowniczej konfliktu oraz zmierzające do jego zażegnania przez przeniesienie pracownika wywołującego ten konflikt na inne miejsce pracy, a w końcu rozwiązanie z nim umowy o pracę ze względu na bezowocność tych działań, nie mogą być ocenione jako naruszenie dóbr osobistych pracownika (art. 23 k.c.) ani też uznane za działanie bezprawne (art. 24 k.c.). Z brzmienia zdania pierwszego z art. 24 § 1 k.c. wynika, że istnieje domniemanie bezprawności działania zagrażającego dobru osobistemu lub naruszającemu takie dobro, przy czym uważa się, że bezprawność działania jest wyłączona, jeżeli mieści się ono w ramach porządku prawnego, jest ono wykonywaniem prawa podmiotowego, ochroną interesu zasługującego na ochronę, uprawniony zezwala na dane działanie, przepisy szczególne wyłączają lub ograniczają ochronę dóbr osobistych albo też żądanie ochrony sprzeczne jest z zasadami współżycia społecznego.
Pracodawca nie może być pozbawiony możliwości przeprowadzenia, przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu, stosownego postępowania wyjaśniającego, m.in. w celu ustalenia, czy krytyczny stosunek pracownika do wykonywanej pracy wynika z niewłaściwych warunków pracy, niewłaściwego stosunku przełożonych i współpracowników do pracownika, czy też jego postawa wypływa z jego właściwości osobniczych.
Sąd Najwyższy uznał, że część B akt osobowych3, w której gromadzone są m.in. dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika, jest właściwym miejscem na przechowywanie notatek opisujących zachowanie pracownika, co w kontekście zaistniałego konfliktu może okazać się pomocne w ustaleniu, czy jego źródło tkwi w osobowości pracownika (jego charakterze), czy też poza nią.
Na marginesie warto wskazać, że rozstrzygnięcie to zostało wydane w 2002 r., a zatem na długi czas przed „erą RODO”. Stąd też z perspektywy współczesnej nam rzeczywistości z konsternacją czyta się poczynione w uzasadnieniu wyroku stwierdzenie, że pozyskiwanie przez pracodawcę informacji o pracowniku (bez jego woli i zgody) od poprzednich jego pracodawców nie jest działaniem naruszającym jego dobra osobiste (sic!).
W kolejnym wyroku z tego okresu Sąd Najwyższy rozstrzygał sprawę pracownika instytutu, który domagał się nałożenia na swojego pracodawcę obowiązku zniszczenia bezprawnie – w jego ocenie – prowadzonej w oddzielnym segregatorze dokumentacji, na którą składały się m.in. zgromadzone na temat jego osoby informacje w formie notatek służbowych dokumentujących niewywiązywanie się przez niego z obowiązków pracowniczych.
W sentencji wyroku czytamy, że pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tychże akt, gdyż jej przechowywanie w innym miejscu (poza aktami osobowymi) należałoby uznać za naruszenie przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej4.
Tym samym właściwym miejscem na przechowywanie omawianych notatek jest część B akt osobowych. W ocenie Sądu Najwyższego tego typu działanie nie stało w sprzeczności z ówczesną ustawą o ochronie danych osobowych5, w świetle której za usprawiedliwione należy uznać przetwarzanie wszelkich informacji niezbędnych do wykonywania zadań pracodawcy, pod warunkiem, że nie narusza to praw i wolności pracownika oraz nie dotyczy danych wrażliwych, bez spełnienia warunków przetwarzania tego typu danych określonych w art. 27 ust. 2 tejże ustawy.
Parę lat później w podobnym tonie wypowiedział się również Sąd Apelacyjny w Krakowie, uznając, że realizacja przez osobę kierującą zespołem pracowników obowiązków służbowych, polegających na sprawowaniu nadzoru służbowego nad podległymi pracownikami, przejawiającego się w sporządzeniu notatki służbowej powiadamiającej pracodawcę o fakcie nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, nie może być traktowana jako pomówienie, działanie bezprawne lub naruszające dobra osobiste tego pracownika, w rozumieniu art. 23 k.c.6.
Pisma ostrzegawcze
Zgodnie z art. 52 § 2 k.p. rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. zwolnienie natychmiastowe, dyscyplinarne) nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.
W odróżnieniu od rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym przepisy prawa pracy nie wyznaczają żadnego terminu, do którego upływu pracodawca powinien podjąć decyzję o zwolnieniu pracownika w trybie z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Jednak w orzecznictwie przyjmuje się, że pracodawca nie jest związany żadnym z góry określonym terminem na dokonanie wypowiedzenia umowy o pracę. Przyczyna wypowiedzenia może jednak stać się nieaktualna z uwagi na upływ czasu. Oceny aktualności przyczyny wypowiedzenia należy dokonywać, biorąc pod uwagę czas, jaki upłynął od samego naruszenia, jak również – w drodze analogii do art. 52 k.p. – upływ czasu od momentu, w którym pracodawca dowiedział się o naruszeniu pracownika7.
Analizując zagadnienie terminu, po którego przekroczeniu niedopuszczalne byłoby powołanie się na daną okoliczność jako przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę, Sąd Najwyższy w wyroku z 23.11.2010 r. odniósł się do praktyki polegającej na przechowywaniu w dokumentacji pracowniczej tzw. pism ostrzegawczych.
Nawiązując do swych wcześniejszych rozstrzygnięć8, Sąd Najwyższy uznał za nieakceptowalne stwarzanie w stosunkach pracy stanu niepewności co do możliwości wykorzystania przez pracodawcę określonego zdarzenia jako przyczyny rozwiązania stosunku pracy w bliżej nieokreślonej przyszłości. Z całokształtu przepisów k.p. wynika, iż sprawy ze stosunku pracy powinny być załatwiane w zakładzie pracy w rozsądnym czasie, aby nie utrzymywać niepożądanego z punktu widzenia stabilności stosunku pracy stanu niepewności. Zbyt długie „przechowywanie” przyczyny potencjalnego wypowiedzenia wpływa negatywnie na stan psychiczny pracownika, potęguje niepewność i obawę o zatrudnienie. Należy zatem dążyć do minimalizacji tego okresu, a przynajmniej ograniczenia do rozsądnych granic. Narastający stres i obawa o utratę pracy wpływają negatywnie na zdrowie pracownika, które przecież jako jego dobro osobiste wymaga ochrony na zasadzie art. 111 k.p.
Podkreślenia wymaga, że Sąd Najwyższy nie neguje w ten sposób prawa pracodawcy do ustalania składu załogi zgodnie z jego najlepiej pojętym interesem w ramach ryzyka osobowego, a jedynie wskazuje na konieczność zapobiegania swoistemu przechowywaniu „haków” na pracownika i ich wykorzystywaniu w momencie korzystnym z innych względów dla pracodawcy. Zatem odległe w czasie od daty wypowiedzenia niepowiązane ze sobą zdarzenia nie powinny stanowić uzasadnienia dla dokonania tej czynności prawnej, w pewnym sensie dezaktualizują się bowiem jako negatywna ocena pracownika.
Przechodząc do zagadnienia tzw. „pism ostrzegawczych” przechowywanych w aktach osobowych pracownika, Sąd Najwyższy stwierdził ze stanowczością, że nie mają one prawa tam się znaleźć. Argumentując tak postawioną tezę, wskazał, że obowiązujące wówczas DokPracR`969 określa wyraźnie, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. Nie ma pośród tych dokumentów „pism ostrzegawczych” czy innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków. Sporządzanie takich pism czy notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną. Prowadzi ona bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Od „pisma ostrzegawczego” pracownik nie może się przecież odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów. W dalszej kolejności traktowanie takiego pisma inaczej niż zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej pozwala na jego przetrzymywanie w aktach po upływie terminów wynikających z art. 113 § 1 k.p. Innymi słowy takie pismo stanowi świadectwo możliwego naruszenia obowiązków przez pracownika, którego pracownik nie może kwestionować i którego usunięcia nie może oczekiwać w żadnym prawnie określonym terminie10.
W tym miejscu należy przypomnieć, że pracownik ma prawo złożyć sprzeciw od nałożonej kary porządkowej (upomnienia, nagany, kary pieniężnej) w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia o jej nałożeniu, jeżeli w jego ocenie zastosowanie kary było niezasadne lub nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, np. po upływie 2 tygodni od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego lub po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia przez pracownika.
Nieodrzucenie sprzeciwu przez pracodawcę w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z jego uwzględnieniem, co powoduje uznanie kary na niebyłą (zatarcie ukarania), a tym samym po stronie pracodawcy powstaje obowiązek usunięcia z akt osobowych wszelkich dokumentów związanych z tą karą.
Natomiast w przypadku odrzucenia sprzeciwu przez pracodawcę pracownik może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. W razie uchylenia kary przez sąd, podobnie jak w przypadku uwzględnienia sprzeciwu, następuje zatarcie ukarania.
To samo następstwo – zatarcia ukarania – przepisy wiążą z upływem roku od nałożenia kary porządkowej. W myśl art. 113 § 1 k.p. karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu wraz ze wszelkimi towarzyszącymi mu dokumentami dotyczącymi tej kary usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy11. Od tego momentu pracownik traktowany jest tak, jakby przedmiotowa kara nigdy nie była na niego nałożona. Rok nienagannej pracy wyznacza maksymalny termin przechowywania wspomnianej dokumentacji związanej z daną karą porządkową. Przy czym nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca uznał karę za niebyłą przed upływem tego terminu. Pracodawca może podjąć taką decyzję z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, czy też samego pracownika. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym karom (jeżeli takowe były na pracownika nałożone) przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Tymczasem „pisma ostrzegawcze”, czy też notatki zawierające negatywną ocenę pracownika, nieprzewidujące procedury odwołania, a jednocześnie nieobjęte mechanizmem „uznania sprawy za niebyłą”, mogłyby być przechowywane w aktach osobowych zasadniczo aż do momentu ich zniszczenia, czyli przez cały okres zatrudnienia pracownika i dodatkowo 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z pracownikiem ustanie. Z tego między innymi względu Sąd Najwyższy zakwestionował możliwość przechowywania przedmiotowych dokumentów w aktach osobowych.
Stanowisko to zostało podtrzymane również w nieco późniejszym orzeczeniu z 16.06.2011 r., w którym ponownie przywołany został argument, iż „pisma ostrzegawcze”, czy innego rodzaju dokumenty zawierające informacje wytykające pracownikowi naruszenia obowiązków, jako nieprzewidziane w wykazie dokumentów, na których przechowywanie pozwala DokPracR`96, nie mają prawa znajdować się w aktach osobowych pracownika. Przede wszystkim zaś sporządzanie takich pism czy notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną, gdyż prowadzi ona do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych12.
Jako niedozwolona procedura dyscyplinowania pracowników, nieprzewidziana w ramach systemu kar porządkowych, może zostać uznana przez inspektora pracy za wykroczenie stypizowane w art. 281 § 1 pkt 4 k.p. (stosowanie wobec pracowników innych kar niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników), zagrożone sankcją w postaci kary grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Konkluzje
Stanowisko Sądu Najwyższego zaprezentowane w dwóch przywołanych powyżej wyrokach z 23.11.2010 r. oraz z 16.06.2011 r. w zakresie, w jakim zakazuje przechowywania w aktach osobowych notatek służbowych zawierających w swej treści negatywną ocenę pracy pracownika, jako przejawu obejścia przepisów o odpowiedzialności porządkowej, co do zasady zasługuje na aprobatę.
Uważam jednak, że tak postawiona teza wymaga uściślenia, a wyrażony w niej zakaz nie powinien mieć charakteru bezwzględnego. Na wstępie jednak należy zaznaczyć, że nietrafny jest przywołany w obydwu wyrokach argument, jakoby zakaz przechowywania przedmiotowych notatek znajdował oparcie w samej konstrukcji przepisów
DokPracR`96, które nie wymieniają wprost notatek służbowych czy „pism ostrzegawczych” wśród dokumentów przechowywanych w aktach osobowych.
W stanie prawnym, w którym analizowane wyroki zostały wydane, akta osobowe składały się z trzech części. Część A służyła przechowywaniu dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, część B – dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast część C – dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia. Wykaz dokumentów, które w poszczególnych częściach mogły być przechowywane, zawierał § 6 ust. 2 DokPracR`96. Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową przechowywane były wówczas w części B akt osobowych. Wyliczenie zawartości części B oraz części C akt osobowych rozpoczynał zwrot „w tym”, który niewątpliwie oznaczał, że mamy do czynienia z katalogiem otwartym. Innymi słowy wyliczenie to miało charakter przykładowy. A zatem, poza przywołanymi w nim dokumentami, w częściach B i C można było przechowywać również inne dokumenty tematycznie powiązane z daną częścią akt osobowych. Stąd też, jeżeli dany dokument nie został w wykazie wprost wymieniony, nie oznaczało to zakazu jego przechowywania w danej części akt osobowych. Jeżeli bowiem zawarte w nim informacje miały związek z zatrudnieniem i odnosiły się do danego etapu zatrudnienia, to mogły, a nawet powinny w adekwatnej temu etapowi części akt osobowych być przechowywane (część A – etap rekrutacji/naboru, część B – okres od powstania stosunku pracy, część C – okres zakończenia zatrudnienia).
Analogiczne rozwiązanie przyjęto w aktualnie obowiązującym DokPracR, przy czym od 1.01.2019 r. w ramach akt osobowych została wydzielona część D służąca przechowywaniu odpisu zawiadomienia o ukaraniu oraz innych dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Natomiast od 21.03.2023 r. została wydzielona nowa część E służąca przechowywaniu dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Przeznaczenie dotychczasowych części A, B oraz C nie uległo zmianie. Wykaz dokumentów, które mogą być przechowywane w części B, C oraz D, również poprzedza zwrot „w tym”. Przy określeniu dokumentów, które mogą być przechowywane w części A zwrotu takiego co prawda nie ma, jednak § 3 pkt 1 DokPracR pozwala na przechowywanie w niej wszelkich, bliżej niesprecyzowanych oświadczeń lub dokumentów związanych z zatrudnieniem na stanowisku pracy u pracodawcy prowadzącego dane akta osobowe. Jedynie w przypadku części E akt osobowych zasadniczo mamy do czynienia z wykazem zamkniętym13.
Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że zarówno pod rządami DokPracR`96 jak i DokPracR przewidziane w nich wykazy dokumentów przechowanych w poszczególnych częściach akt osobowych miały charakter otwarty. W konsekwencji tego faktu, zarówno pod rządami DokPracR`96, jak i DokPracR możliwe było przechowywanie pism ostrzegawczych, czy notatek służbowych zawierających negatywną ocenę pracy pracownika, pod warunkiem że stanowiły one część dokumentacji dotyczącej nałożenia określonej kary porządkowej. Dzięki temu pracownik odwołując się od kary porządkowej mógł odnieść się do treści notatki i w trybie wewnątrzzakładowym (sprzeciw) lub sądowym (odwołanie od odrzucenia sprzeciwu) doprowadzić do uchylenia kary porządkowej, a w konsekwencji do usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu i towarzyszących mu dokumentów, w tym notatki służbowej. Nawet jeżeli pracownik nie odwołał się od kary porządkowej nałożonej na skutek sporządzenia notatki służbowej albo odwołanie to zostało uznane za nieuzasadnione – najpóźniej z upływem roku od nałożenia kary porządkowej następowało zatarcie ukarania, co wiąże się z obowiązkiem usunięcia wszelkich dokumentów związanych z daną karą porządkową z akt osobowych pracownika.
Natomiast w sytuacji, gdy została sporządzona na pracownika negatywna notatka służbowa, a pracodawca nie zamierza na jej podstawie wszczynać procedury nałożenia kary porządkowej, pracodawca (lub działające w jego imieniu upoważnione osoby) powinien dokonać jej zniszczenia.
Przykład:
Przełożony pracownika sporządził notatkę służbową skierowaną do pracodawcy, w której poddał negatywnej ocenie zachowanie pracownika oraz sposób wykonywania przez niego pracy. Po otrzymaniu notatki pracodawca wezwał do siebie pracownika w celu wysłuchania (art. 109 § 2 k.p.), aby zapewnić mu możliwość odniesienia się do stawianych zarzutów, a tym samym umożliwić obronę przed nałożeniem kary porządkowej. Argumentacja przedstawiona przez pracownika podczas wysłuchania nie przekonała pracodawcy. Podjął więc decyzję o nałożeniu kary upomnienia. Oryginał zawiadomienia o ukaraniu otrzymał pracownik, a jego odpis wraz z notatką służbową został umieszczony w części D akt osobowych, w wydzielonej części dotyczącej tej kary. Od nałożonej kary pracownik wniósł sprzeciw, jednak pracodawca podtrzymał swoje stanowisko. Zarówno sprzeciw pracownika, jak i pismo pracodawcy informujące o jego oddaleniu zostały umieszczone w części D akt osobowych we wspomnianej, wydzielonej części dotyczącej tej kary, w której już przechowywane były zawiadomienie o karaniu i notatka służbowa. Pracownik nie odwołał się do sądu pracy. Z upływem roku nienagannej pracy, w związku z zatarciem ukarania, cała zawartość części D poświęcona przedmiotowej karze, a zatem cała zawartość zakładki, tj.: zawiadomienie o ukaraniu, notatka służbowa, sprzeciw pracownika, pismo pracodawcy oddalające sprzeciw, zostają usunięte z akt osobowych i bezpowrotnie zniszczone.
Nic natomiast nie stoi na przeszkodzie, aby w części B akt osobowych przechowywać notatki służbowe dotyczące danego pracownika, które nie zawierają w swej treści negatywnej oceny pracownika (tzn. jego postawy, sposobu wykonywania pracy) lecz przykładowo charakterystykę pracownika w kontekście potencjalnego przyznania określonych uprawnień, nagród, awansów, czy też sugestie dotyczące rozważenia możliwości przeniesienia do innej jednostki organizacyjnej pracodawcy.
Tego typu notatki mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika przez cały okres zatrudnienia, a po jego zakończeniu będą objęte 10-letnim okresem przechowywania liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie stosunek pracy z pracownikiem.
Przypisy:
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r., poz. 535).
- Wyrok Sądu Najwyższego z 4.06.2002 r., I PKN 249/01, OSNP 2002/16/2.
- W stanie prawnym, w którym wydany został analizowany wyrok, obowiązywało jeszcze rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286), uchylone 1.01.2019 r. przez obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r.
w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r., poz. 535). Niemniej jednak przeznaczenie części B akt osobowych nie uległo zmianie, tzn. również w obecnym stanie prawnym ta część akt osobowych służy przechowywaniu m.in. dokumentów dotyczących przebiegu zatrudnienia pracownika - Wyrok Sądu Najwyższego z 10.10.2003 r., I PK 295/02, OSNP 2004/19/332.
- W stanie prawnym, w którym wydany został analizowany wyrok, obowiązywała ustawa z 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133, poz. 883, ze zm.), zastąpiona ustawą z 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781).
- Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 27.03.2013 r., I ACa 179/13, Legalis nr 775742.
- Wyrok Sądu Najwyższego z 18.10.2016 r., I PK 236/15, MoPr nr 10/17, str. 506.
- Zob. m.in. uchwała Sądu Najwyższego z 27.06.1985 r., III PZP 10/85, OSNCP 1985/11/164.
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286).
- Uzasadnienie do wyroku Sądu Najwyższego z 23.11.2010 r., I PK 105/10, MoPr nr 4/2011, s. 201.
- Uzasadnienie do wyroku Sądu Najwyższego z 23.11.2010 r., I PK 105/10, MoPr nr 4/2011, s. 201.
- Wyrok Sądu Najwyższego z 16.06.2011 r., I PK 222/10, Legalis nr 443627.
- Przepis § 3 pkt 5 DokPracR pozwala na przechowywanie w części E dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika przeprowadzaną przez pracodawcę oraz badaniem w tym zakresie przeprowadzanym przez organ porządku publicznego, a także kontrolą na obecność w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu oraz badaniem w tym zakresie przeprowadzanym przez organ porządku publicznego. Z uwagi na brak zwrotu „w tym”, „zwłaszcza”, „w szczególności” lub innej równoważnej wzmianki nie ma podstaw na przechowywanie w części E akt osobowych informacji na temat badań (wyników badań) przeprowadzonych przez laboratorium analityczne.
tekst:
Piotr Wąż
doktor nauk prawnych
specjalizujący się w problematyce prawa pracy, prawa spółek i prawa koncernowego
Artykuł z miesięcznika ATEST – Ochrona Pracy nr 7-8/2024
Skomentuj