Nieobecność w pracy cz.1

Przyczyn nieobecności w pracy może być wiele. Ważne, jest jednak, aby pracownik w dostateczny sposób mógł taką nieobecność usprawiedliwić.

W przypadku zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w  pracy.

Sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy powinien wynikać z przepisów obowiązujących w danym zakładzie pracy, np. z regulaminu pracy.

Jeżeli jednak u danego pracodawcy nie ma określonego sposobu zawiadomienia o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, wówczas pracownik powiadamia pracodawcę:

• osobiście lub przez inną osobę,
• telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności,
• drogą pocztową, przy czym za termin zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Jak już wcześniej wspomniano – pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę o swojej nieobecności w ciągu 2 dni. Niedotrzymanie tego terminu może zostać usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, które uniemożliwiły dotrzymanie przez pracownika ustawowego terminu. Takimi okolicznościami mogą być: obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe.

Dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy można podzielić na dwie grupy:

1. urzędowe,
2. własne.

Ad. 1

Do dowodów urzędowych można zaliczyć:

• zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa,
• decyzję właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydaną zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez:

− organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony,

− organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego,

− sąd,

− prokuraturę,

− policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami.

Ad.2

Natomiast do dowodów własnych pracownika możemy zaliczyć:

• oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza,
• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, stwierdzająca niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, lub dziennego opiekuna, sprawującego opiekę nad dzieckiem,
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Poniżej przedstawiamy jedne z najczęstszych przyczyn usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy.

Wezwanie do wojska

Pracodawca jest obwiązany zwolnić od pracy pracownika wezwanego do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania.

W tym czasie pracodawca nie udziela urlopu wypoczynkowego pracownikowi, ale zwalnia go od obowiązku wykonywania pracy w tym czasie. Za ten czas zwolnienia pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie od pracodawcy.

W razie skorzystania przez pracownika z tego zwolnienia, pracodawca wydaje zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu.

Wezwanie do instytucji państwowych

Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia. Dowodem w tej sytuacji usprawiedliwiającym nieobecność pracownika w pracy jest imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez właściwy organ.

Wezwanie usprawiedliwi nieobecność pracownika jedynie wówczas, gdy będzie opatrzone adnotacją potwierdzającą przybycie na rozprawę.

Co ważne za czas tego zwolnienia także nie przysługuje wynagrodzenie od pracodawcy. Pracodawca wydaje pracownikowi zaświadczenie określające wysokość utraconego przez pracownika wynagrodzenia w związku ze stawiennictwem na wezwanie w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu.

Członkowie OSP i GOPR

Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika:

• będącego członkiem Ochotniczej Straży Pożarnej – na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także – w wymiarze nieprzekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego – na szkolenie pożarnicze.
• będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu.

Pracodawca powinien także zwolnić od pracy pracownika:

• będącego członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, ujętym na liście ministra właściwego do spraw transportu,
• będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR”.

Podsumowanie dotyczące zwolnienia od pracy dla ratowników

Przyczyna zwolnienia	Okres/ czas zwolnienia	Zwolnienia płatne/ niepłatne przez pracodawcę
uczestnictwo członka OSP w działaniach ratowniczych	na czas niezbędny	niepłatne
wypoczynek członka OSP po zakończeniu działań ratowniczych	na czas niezbędny ustalony przez osobę kierującą	niepłatne
uczestnictwo członka OSP w szkoleniu pożarniczym	łącznie nie więcej niż 6 dni w ciągu roku kalendarzowego	niepłatne
uczestnictwo członka GOPR w akcji ratowniczej	na czas niezbędny	płatne
wypoczynek członka GOPR po zakończeniu akcji ratowniczej	na czas niezbędny ustalony przez osobę kierującą	płatne
udział doraźnego członka ujętego w liście ministra właściwego do spraw transportu w postępowaniu Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych	na czas wyznaczony przez przewodniczącego	niepłatne
uczestnictwo członka ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR” w akcji ratowniczej lub w szkoleniach	na czas niezbędny	płatne
wypoczynek członka „SAR” po zakończonej akcji ratowniczej	na czas niezbędny ustalony przez osobę kierującą	płatne

Następne przykłady najczęstszych przyczyn nieobecności w pracy pracownika zostaną opisane w kolejnym artykule.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.),
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności  w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632).

Źródła pomocnicze:

1. www.pip.gov.pl