Podpis elektroniczny w dokumentacji BHP – rewolucja czy konieczność?

W dobie cyfrowej transformacji, która obejmuje niemal każdą dziedzinę naszego życia, także branża BHP staje przed wyzwaniem adaptacji do nowych technologii. Jednym z kluczowych pytań, jakie zadają sobie specjaliści ds. bezpieczeństwa i higieny pracy, jest: czy dokumentację BHP można zatwierdzać podpisem elektronicznym? A jeśli tak, to czy podpis zaufany wystarczy, czy konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny? Odpowiedzi na te pytania mogą zrewolucjonizować sposób, w jaki zarządzamy dokumentacją BHP. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Rodzaje podpisów elektronicznych w Polsce

W polskim systemie prawnym funkcjonują różne rodzaje podpisów elektronicznych, które mają odmienne zastosowanie i moc prawną:

1. Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest prawnie równoważny z podpisem własnoręcznym. Jest to podpis elektroniczny, który jest przyporządkowany osobie podpisującej dokument i zawiera dane osobowe osoby fizycznej. Podpis ten zapewnia wysoki poziom ochrony przed manipulowaniem w treść dokumentów i jest uznawany w całej Unii Europejskiej zgodnie z rozporządzeniem eIDAS¹.

2. Podpis zaufany

Podpis zaufany to rodzaj podpisu elektronicznego, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji. Podpis ten zawiera dane identyfikujące osobę, identyfikator środka identyfikacji elektronicznej oraz czas jego złożenia. Podpis zaufany to bezpłatne narzędzie oferowane w ramach profilu zaufanego ePUAP. Choć jest wygodny i powszechnie stosowany w kontaktach z administracją publiczną (np. ZUS czy urząd skarbowy), jego moc prawna nie jest równoważna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym w relacjach między podmiotami prywatnymi. To oznacza, że jego zastosowanie w dokumentacji BHP może być ograniczone.