Podróż służbowa

Pracownik, który wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, ma prawo do zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową.

Regulacje dotyczące podróży służbowych zawarte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Pracodawca spoza strefy budżetowej, może ustalić we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami, w tym także diet. Może to zrobić na podstawie postanowień układu zbiorowego, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę.

Środki transportu

W podróży służbowej środek transportu, w tym rodzaj i klasę określa pracodawca. Pracodawca na wniosek pracownika, może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Wyznacznikiem środka transportu jest specyfika danego wyjazdu. Może to być transport środkami komunikacji publicznej, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy.

Strony mogą umówić się także na takie rozwiązanie, że wyjazdy służbowe odbywać się będą przy użyciu prywatnego samochodu.

Pracodawca powinien mieć jednak na uwadze, że nie może narzucać pracownikowi wykorzystywania jego prywatnego samochodu.

Zwrot kosztów

Pracownikowi przysługują:

  • diety,
  • zwrot kosztów za: przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi i za inne niezbędne udokumentowane wydatki, określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zwrot kosztów:

  • przysługuje w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje,
  • obejmuje również inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę (w udokumentowanej wysokości).

Do wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę należą: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Rozliczenie podróży służbowej

Pracownik rozlicza koszty podróży służbowej:

  • nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży,
  • załączając rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

W przypadku korzystania podczas podróży służbowej z samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru będącego własnością pracownika przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

Stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie innych przepisów.

Stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż:

1. dla samochodu osobowego:

  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł

2. dla motocykla – 0,2302 zł,

3. dla motoroweru – 0,1382 zł.

W razie niemożliwości przedstawienie dokumentów potwierdzających wydatki, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanych wydatkach oraz przyczynach braku ich udokumentowania (brak rachunku, faktury itp.).

Podróż krajowa

Wysokość diety

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

W przypadku, gdy podróż trwa:

  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Jeżeli krajowa podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Ważne!

Zakładowe regulacje nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytuły podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

W przypadku otrzymania bezpłatnego wyżywienia dieta ulega pomniejszeniu.

Pomniejszenie diety występuję w przypadku zakwaterowania w hotelu z odpowiednio dobranym programem wyżywienia.

Każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% diety,
  • kolacja – 25% diety.

Wyłączenie całkowicie diety następuje:

  • gdy pracownikowi zostanie zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie,
  • za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz za czas przejazdów w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Komunikacja miejscowa

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20% diety, czyli 6 zł.

Ryczałt nie przysługuje w przypadku gdy:

  • pracownik nie ponosi kosztów dojazdów,
  • na wniosek pracownika pracodawca zgodzi się na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Nocleg

W hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Niemniej jednak kwota za jedną noc nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety – 600 zł.

Ważne!

Rozporządzenie w uzasadnionych przypadkach dopuszcza możliwość zwrotu kosztów noclegu przewyższających wskazany limit.

Jeżeli pracodawca nie zapewni pracownikowi noclegu, a ten nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli 45 zł. Ryczałt dotyczy tylko noclegów trwających minimum 6 godzin pomiędzy 21 a 7.

Zwrot kosztów noclegów lub ryczałt nie przysługuje za czas przejazdów, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Podróż zagraniczna

Czas podróży zagranicznej

Czas podróży zagranicznej liczony jest w zależności od środka komunikacji:

  • lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granice do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
  • lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  • morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Wysokość diety

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli podróż trwa:

  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W przypadku, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatnie całodzienne wyżywienie przysługuje mu 25% diety.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (również w zakresie usługi hotelarskiej), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 15% diety,
  • obiad – 30% diety,
  • kolacja – 30% diety.

Pracownik, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienia, nie ma prawa do diety.

Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Nocleg

Za nocleg przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach. Limity te przedstawione są w załączniku rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

W przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Zwrot kosztów za nocleg nie przysługuje, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Koszty dojazdów

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:

  • odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
  • ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
  • nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczone są te ryczałty.

Ubezpieczenie

Przy wyjazdach do państwa należącego do UE pracownik objęty jest ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE.

Przy wyjeździe poza UE polskie ubezpieczenie zdrowotne nie obowiązuje; pracodawca może wykupić dla pracownika ubezpieczenie kosztów leczenia, niezbędnego w razie nagłego wypadku.

Źródła:

www.pip.gov.pl,

Podstawy prawne:

  1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (J.t: Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, z późn. zm),
  2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167),
  3. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (J.t.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1907, z późn. zm.),
  4. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. poz. 271, z późn. zm.),
  5. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze  środków publicznych (J.t.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1938).

Skomentuj