Prowadzenie akt osobowych pracownika
Akta osobowe pracownika muszą być prowadzone w każdym zakładzie pracy który zatrudnia pracowników
Akta osobowe są prowadzone osobno dla każdego pracownika i obejmują:
- dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie:
¨ kwestionariusz osobowy z fotografią,
¨ świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy,
¨ dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane przy oferowanej pracy,
¨ orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
¨ inne dokumenty wynikające z odrębnych przepisów lub złożone dodatkowo przez pracownika,
- dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, m.in.:
¨ umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie — potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności, o ile pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika,
¨ pisemne potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, a w przypadku gdy pracodawca nie ma obowiązku opracowania regulaminu — z informacją o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, a także z przepisami i zasadami bhp oraz zakresem informacji objętych tajemnicą,
¨ zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp,
¨ dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia,
¨ dokumenty związane z przyznaniem nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
¨ orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
¨ umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
¨ wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 K.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 K.p.),
¨ wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
¨ inne dokumenty, których dokładny wykaz zawiera omawiane rozporządzenie MPiPS,
- dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:
¨ oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
¨ kopia wydanego świadectwa pracy,
¨ potwierdzenie zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
¨ umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy (o ile była zawarta),
¨ orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy,
¨ dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
Pracodawca prowadzi także dokumentację związaną z chorobami zawodowymi oraz wypadkami w pracy i w drodze do pracy lub z pracy.
Podstawa prawna rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. (Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286, z późniejszymi zmianami)
Skomentuj