Przesunięcie, zmiana, odwołanie terminu urlopu

Rozpoczyna się okres urlopów dla pracowników. Plan urlopów sporządzany jest na tyle wcześnie, aby pracodawca mógł właściwie zarządzić czasem pracy w zakładzie. Co w sytuacji, gdy termin urlopu pracownika ulegnie zmianie?

Zgodnie z Kodeksem Pracy pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz urlopach wypoczynkowych. Prawo to przysługuje do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Urlop ten powinien zostać udzielony w całości, a na wniosek pracownika może on także zostać podzielony na części, pod warunkiem, że jedna część urlopu powinna trwać, co najmniej 2 tygodnie.

Okres wakacji nie jest łatwy dla pracodawcy. Musi on rozporządzić czasem pracy tak, aby firma nie odczuła braku pracowników, gdyż wielu z nich w tym czasie wyjeżdża na wypoczynek. Plan urlopów sporządzany jest przez pracodawcę, który określa go w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracownicy zapoznają się z planem urlopów w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Przyczyny przesunięcia lub zmiany terminu urlopu

Na mocy art. 164 Kodeksu Pracy – „ § 1. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowanymi ważnymi przyczynami” oraz „ § 2. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie toku pracy”.

Według przepisów powyżej zarówno pracownik, jak i pracodawca mają możliwość zmiany terminu urlopu.

Kodeks pracy jednak nie określa „ważnych przyczyn” przytoczonych w art. 164 § 1, które  uprawniałyby pracownika do przesunięcia terminu urlopu. W związku z czym podlega to subiektywnej ocenie pracodawcy oraz pracownika i stanowi otwarty katalog przyczyn.

Pracownik ma prawo także rozpocząć termin urlopu, inny niż zakładał to plan urlopów, posiłkując się art. 164 Kodeksu pracy – „Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,

2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

3) powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,

4) urlopu macierzyńskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.”

Artykuł 164 Kodeku pracy dokładnie określa w jakich sytuacjach pracodawca nie może nam odmówić urlopu.

Każda zmiana terminu wcześniej ustalonego urlopu, będzie wymagała złożenia przez pracownika odpowiedniego wniosku.

Wzór takiego wniosku powinien zawierać:

• Imię i nazwisko pracownika;
• Miejscowość oraz datę;
• Przyczynę przesunięcia urlopu;
• Termin planowanego urlopu zgodny z planem urlopów;
• Termin odbycia przesuniętego urlopu;
• Podpis pracownika.

Prawo pracodawcy do odwołania pracownika z urlopu

Zgodnie z art. 167 Kodeksu pracy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, przy czym może to uczynić tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Pracodawca odwołując pracownika z urlopu, musi wykazać w tym ważny interes. Decyzje o odwołaniu z urlopu podejmuje sam pracodawca. Przyczynami, które mogłyby stanowić przesłankę do odwołania pracownika z urlopu, mogą być np. nagła awaria w zakładzie, czy niespodziewana kontrola przeprowadzana w firmie.

Odwołanie pracownika z urlopu, powinno nastąpić o tyle wcześniej, aby pracownik mógł stawić się w pracy w terminie wyznaczonym przez pracodawcę.

W jaki sposób pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?

Kodeks Pracy nie określa dokładnie tego, w jaki sposób pracodawca powinien odwoływać pracownika z urlopu wypoczynkowego. Czy w związku z tym pracodawca może to zrobić w jakiejkolwiek formie – telefonicznie, czy może e-mailem?

Posiłkując się wyrokiem z dnia 8 marca 2017 r. II PK 26/16 – Sąd Najwyższy orzekł, że tylko w nadzwyczajnych sytuacjach można odwołać pracownika z urlopu za pośrednictwem poczty elektronicznej. Pracownik korzystający z urlopu wypoczynkowego nie ma obowiązku codziennego kontrolowania poczty elektronicznej, zwłaszcza, gdy z tego sposobu komunikacji w dotychczasowej praktyce strony nie korzystały.

Z treści wyroku wynika, że:

• pracownik korzystając z płatnego urlopu nie ma obowiązku sprawdzania poczty elektronicznej, zwłaszcza, gdy z tego sposobu komunikacji w dotychczasowej praktyce strony stosunku pracy nie korzystały;
• decyzję o odwołaniu podwładnego z urlopu wypoczynkowego pracodawca musi komunikować w sposób jednoznaczny i wyraźny;
• pracownik korzystający z kodeksowego przywileju do wypoczynku jest zwolniony z wymogu świadczenia pracy i pozostaje poza sferą podporządkowania poleceniom pracodawcy, nie mając przy tym obowiązku codziennego utrzymywania kontaktu z zakładem pracy.

Co do zasady pracownik podczas urlopu wypoczynkowego nie ma obowiązku odbierania telefonów służbowych, ani kontrolowania skrzynki mailowej. Jednak w przypadku, gdy dojdzie do spełnienia dwóch przesłanek tj. pojawieniu się okoliczności wymagających obecność pracownika w zakładzie pracy oraz  brak możliwości przewidzenia tych okoliczności w chwili rozpoczynania urlopu – odmowa powrotu do pracy może oznaczać naruszenie pracowniczego obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy, o którym mowa w art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy.

Zwrot kosztów dla pracownika związanych z odwołaniem z urlopu

Pracodawca, który odwołuje pracownika z urlopu musi liczyć się z konsekwencjami finansowymi. Pracownik odwołany z urlopu ma prawo do zwrotu kosztów poniesionych w związku z odwołaniem z urlopu. Koszty te muszą być bezpośrednio związane z odwołaniem. Do kosztów, które podlegają zwrotowi możemy zaliczyć np.: opłatę za wykupione wczasy w hotelu, ośrodku wypoczynkowym czy koszty dojazdu do miejsca wypoczynku lub podróży powrotnej oraz bilety kolejowe, lotnicze.