Świadectwo pracy – zmiany związane z RODO

Trwają prace nad projektem rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Potrzeba nowelizacji tego rozporządzenia wynika z przepisów RODO.

Wprowadzenie zmian w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy wynika z faktu uchwalenia przez Sejm w dniu 21 lutego 2019 r. ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwana dalej „ustawą wprowadzającą RODO”. Ustawa ta wprowadziła zmiany w Kodeksie pracy m.in. w zakresie danych osobowych, które pracodawca może pozyskiwać od pracownika oraz od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Zgodnie z tymi zmianami, na podstawie art. 221  § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
  • wykształcenie,
  • kwalifikacje zawodowe,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Natomiast od pracownika, pracodawca ma prawo żądać podania danych osobowych obejmujących:

  • adres zamieszkania,
  • numer PESEL (a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość),
  • inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Zatem od czasu wejścia w życie ustawy wprowadzającej RODO pracodawcy nie mogą pozyskiwać od osób ubiegających się o zatrudnienie, a tym samym również od pracowników, danych osobowych w postaci imion ich rodziców. W konsekwencji pracodawcy nie powinni również wpisywać niniejszych danych do wydanego świadectwa pracy.

Proponuje się ponadto przeredagowanie objaśnienia zawartego w części pomocniczego wzoru świadectwa pracy określonej jako Sposób wypełniania świadectwa pracy – w zakresie ust. 6 pkt 11 tego wzoru. Zmiana ta polega na zastąpieniu sformułowania „na stanowiskach ustalonych zgodnie z § 1 ust. 2 tego rozporządzenia” określeniem „oraz stanowiska, na których te prace były wykonywane, przy uwzględnieniu treść § 1 ust. 2-4 tego rozporządzenia”.

Dokonanie takiej korekty ma na celu wyeliminowanie przypadków niewłaściwej interpretacji objaśnienia we wskazanym powyżej zakresie, a także doprecyzowanie – poprzez odesłanie do § 1 ust. 2–4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – zakresu stosowania wykazów stanowisk pracy, ustalonych przez właściwych ministrów, kierowników urzędów centralnych oraz centralne związki spółdzielcze.
Celem zminimalizowania liczby przypadków wydawania świadectw pracy z zastosowaniem dotychczasowego pomocniczego wzoru – w okresie pomiędzy dniem wejścia w życie ustawy wprowadzającej RODO a dniem wejścia w życie projektowanego rozporządzenia – proponuje się, aby rozporządzenie to weszło w życie w możliwie najwcześniejszym terminie, tj. w dniu następującym po dniu jego ogłoszenia. Proponowane zmiany nie wymagają bowiem od pracodawców podejmowania czasochłonnych działań, mających na celu dostosowanie pomocniczego wzoru świadectwa pracy, którym dotychczas się posługiwali do zakresu informacji objętych nowym wzorem świadectwa pracy.
Jeżeli natomiast w okresie pomiędzy dniem wejścia w życie ustawy wprowadzającej RODO (4 maja 2019 r.) a dniem wejścia w życie projektowanego rozporządzenia, zostało sporządzone świadectwo pracy zawierające informację o imionach rodziców pracownika, proponuje się, aby można było złożyć do pracodawcy wniosek o wydanie nowego świadectwa pracy, sporządzonego według nowego pomocniczego wzoru świadectwa pracy.

Katalog osób uprawnionych do złożenia takiego wniosku byłby tożsamy z – określonym w § 4 i § 5 nowelizowanego rozporządzenia – kręgiem osób, którym pracodawca, na podstawie obecnie obowiązujących przepisów, wydaje nowe świadectwo pracy.

Proponowany 30-dniowy termin na złożenie takiego wniosku jest na tyle długi, by obejmował również przypadki doręczania pracownikom świadectw pracy za pośrednictwem operatora pocztowego. Termin ten uwzględnia bowiem czas potrzebny do przesłania świadectwa pracy, a także okres ewentualnej awizacji.

Natomiast proponowany 7-dniowy termin dla pracodawcy na wydanie nowego świadectwa pracy odpowiada terminowi określonemu w § 7 ust. 4 i 4a nowelizowanego rozporządzenia, w którym pracodawca, na podstawie obecnie obowiązujących przepisów, wydaje nowe świadectwo pracy.

Ze zmienionym wzorem świadectwa pracy mogą Państwo zapoznać się tutaj.

Źródła pomocnicze:

  1. www.rcl.gov.pl

Skomentuj