Telepraca a praca zdalna to nie to samo!

Praca zdalna tzw. home office stała się w ostatnim czasie bardzo popularna ze względu na epidemię koronawirusa. Należy jednak pamiętać, że praca zdalna nie ma takich uregulowań prawnych jak telepraca.

Nie da się ukryć, że dzięki rozwojowi technologii praca zdalna w domu stała się chętnie wykorzystywanym rozwiązaniem, przynoszącym zysk zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Rozwiązanie to sprawdza się w obecnej sytuacji, kiedy musimy zmagać się z epidemią koronawirusa.

Chociaż często bywa mylona z telepracą, w rzeczywistości to dwa odrębne zjawiska.  Dlatego też warto poznać różnice pomiędzy nimi.

Największą i najbardziej znaczącą różnicą najogólniej mówiąc jest to, że telepraca uregulowana jest przepisami prawa pracy w sposób szczególny, natomiast nie ma w obecnym stanie prawnym kodeksowych przepisów dotyczących pracy zdalnej inaczej nazywanej home office.

Uregulowanie prawne telepracy

Zgodnie z art. 67⁵ Kodeksu pracy telepracę określa się jako regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, które wymaga przekazywania wyników pracy swojemu pracodawcy na przykład za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jeśli pracownik nie korzysta z takich środków, nie można mówić o telepracy.

Telepraca zostaje uzgodniona pomiędzy stronami umowy o pracę. Uzgodnienie w tym zakresie może zostać dokonane zarówno podczas podpisywania umowy o pracę, jak i w trakcie jej obowiązywania. W każdym przypadku – niezależnie od tego czy inicjatywa pochodzi od pracownika czy pracodawcy – musi jednak być rezultatem porozumienia stron, a pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek pracownika w tym zakresie. 

Jakie jeszcze wymogi formalne dotyczą telepracy?

1. W umowie o pracę należy wskazać jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika,
2. W tej także umowie należy wskazać osobę lub organ odpowiedzialny za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy. 
3. Pracownik wykonujący obowiązki w ramach telepracy musi być traktowany w taki sam sposób jak inni pracownicy.
4. W przypadku braku zgody pracownika na telepracę nie mogą być z tego tytułu wyciągane żadne konsekwencje, ani nie może być zmuszony do realizacji obowiązków w ten sposób.
5. W umowie można określić sposób weryfikacji wykonywania obowiązków i potwierdzania obecności, korzystania z powierzonego sprzętu, a także możliwość i tryb  przeprowadzenia koniecznych kontroli.
6. Pracownik wykonujący telepracę ma możliwość przebywania na terenie zakładu pracy i korzystania z niego w takim samym zakresie, jak pozostali pracownicy.

Telepraca z reguły ma charakter stały ale możliwe jest także, aby pracownik realizował obowiązki służbowe w formie telepracy tylko w wybrane dni. Dla przykładu strony umowy mogą zawrzeć takie postanowienia, które nakazują 3 dni pracy w biurze i 2 dni pracy poza biurem. W takim przypadku również jest to telepraca. Pracownik ma bowiem ustalone stałe dni pracy poza biurem i powtarzają się one w stałych odstępach czasu.

Prawa i obowiązki pracodawcy a telepraca

Kodeks pracy w jasny sposób definiuje również prawa i obowiązki obu stron umowy o świadczenie pracy w trybie telepracy. Do obowiązków pracodawcy należy między innymi:

• dostarczenie pracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy,
• ubezpieczenie sprzętu,
• pokrycie kosztów związanych z jego eksploatacją,
• zapewnienie pracownikowi niezbędnych szkoleń w zakresie korzystania z urządzeń,
• przeprowadzenie szkolenia dotyczącego zasad przechowywania powierzonych danych.

Pracownik może również wykorzystywać swój sprzęt. W takiej sytuacji telepracownikowi przysługuje od pracodawcy ekwiwalent pieniężny.

Jednocześnie pracodawca ma prawo kontrolować miejsce, w którym pracownik wykonuje telepracę. Potrzebuje do tego zgody telepracownika. Kontrola ta może dotyczyć:

• pracy, którą wykonuje telepracownik,
• inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,
• bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracownikowi na telepracy przysługują także prawa. Przede wszystkim nie może być w żaden sposób dyskryminowany ze względu na formę wykonywania obowiązków, powinien również w taki sam sposób korzystać z prowadzonej przez firmę działalności socjalnej. Telepraca nie może wpływać na możliwość awansu czy dostępu do podnoszących kwalifikację szkoleń.

Home office

Praca zdalna tzw. home office polega na ustnej umowie między pracownikiem a pracodawcą. Strony stosunku pracy umawiają się, że np. w danym dniu pracownik nie przychodzi do zakładu pracy i wykonuje swoje obowiązki z domu.

Praca zdalna w domu rozumiana jest więc jako doraźna lub mniej sformalizowana możliwość wykonywania obowiązków w trybie home office.

Forma świadczenia w ten sposób pracy wykorzystywana jest na naszym rynku od wielu lat, lecz wciąż nie znajduje odzwierciedlenia w przepisach. W związku z tym, rodzi to wiele problemów i niejasności.

O ile kwestie organizacyjne stosunkowo łatwo zdefiniować, korzystając z nowoczesnych narzędzi i w odpowiedni sposób budując relacje z przełożonym, a także z zespołem, problem pojawia się chociażby z przepisami bhp. Pracodawca nie ma wpływu na warunki pracy w domu pracownika.

Praca zdalna w specustawie

W dobie panującej epidemii koronawirusa sytuacja niejako wymusiła uregulowanie prawne dotyczące pracy zdalnej, ponieważ ta forma świadczenia pracy stała się w obecnej sytuacji najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla wielu firm i pracowników.

Na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. specustawa), art. 3 stanowi, że pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania przez określony czas. Jest to właśnie tzw. praca zdalna, mająca za zadanie przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się koronawirusa.

Za „przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się koronawirusa” rozumie się wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby. Zatem przesłanki polecenia pracownikowi pracy zdalnej są szerokie i w praktyce każdy pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może to zrobić.

Ww. ustawa nie nakazuje formy, w jakiej polecenie pracy zdalnej ma zostać przekazane przez pracodawcę pracownikowi. W związku z tym polecenie takie może zostać wydane przez pracodawcę w dowolnej formie, również ustnie. Rekomenduję się jednak zawarcie porozumienia z pracownikiem w formie pisemnej, które stanowić będzie załącznik do umowy.

Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży tylko i wyłącznie w gestii pracodawcy. To od niego zależy czy zleci pracownikowi pracę zdalną. Pracownik może wnioskować o to, lecz w żaden sposób nie jest to wiążące dla pracodawcy.

Specustawa nie określa maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Stanowi ona jedynie o tym, że pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej na czas oznaczony, uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19. Kierując się tym kryterium, to pracodawca decyduje na jak długo powierzy pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej.

Należy jednak podkreślić, że art. 3 przedmiotowej ustawy, który reguluje wykonywanie pracy zdalnej, w tym szczególnym okresie, utraci moc prawną po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy. Zasadne jest zatem, że czas, na jaki pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej nie może ostatecznie wykraczać poza ten okres.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.),
2. Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych 1 (Dz. U. poz. 374 z późn. zm.).