Ustawa o sygnalistach z punktu widzenia pracodawców

25 września 2024 r. weszła w życie długo oczekiwana ustawa o ochronie sygnalistów, która nakłada na pracodawców nowe, istotne obowiązki. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. poz. 928), zwana dalej „ustawą o ochronie sygnalistów” (u.o.s.), wprowadza fundamentalne zmiany mające na celu zapewnienie bezpiecznego i transparentnego środowiska dla osób zgłaszających nieprawidłowości w firmach i instytucjach.

Nowe regulacje są odpowiedzią na rosnącą potrzebę ochrony sygnalistów, którzy często narażają się na represje za ujawnianie naruszeń prawa. Dla wielu organizacji wdrożenie tych przepisów będzie stanowić niemałe wyzwanie, zwłaszcza w obliczu szybko zbliżającego się terminu obowiązywania ustawy.

Cel i zakres ustawy

Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu określenie procedur zgłaszania naruszeń prawa oraz zasad ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Naruszeniem prawa, zgodnie z u.o.s., jest każde działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub zmierza do jego obejścia. W ustawie określono zakres obszarów, w ramach których możliwe będzie dokonywanie zgłoszeń lub ujawnień publicznych, obejmujących m.in.: korupcję, zamówienia publiczne, bezpieczeństwo transportu, bezpieczeństwo żywności i pasz, konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela.

Pomimo dość obszernego zakresu w ostatnim momencie z katalogu obszarów naruszeń wyłączono prawo pracy, co może stwarzać potencjalne niedogodności z perspektywy bhp. Pominięcie aspektów prawa pracy w nowej ustawie może stanowić problem dla pracowników, którzy chcieliby zgłaszać naruszenia związane z warunkami pracy, mobbingiem czy dyskryminacją. Uwzględnienie przepisów dotyczących prawa pracy mogłoby pomóc rozwiązać problem obaw pracowników przed zgłaszaniem nieprawidłowości i nadużyć. Pracownicy często boją się zgłaszać takie przypadki z obawy przed brakiem gwarancji, że nie spotka ich żadna forma represji. Oczekuje się, że również w tym obszarze zostaną wprowadzone odpowiednie regulacje zapewniające kompleksową ochronę sygnalistom.

Opcja rozszerzenia zakresu zgłoszeń

Zgodnie z ustawą podmiot prawny ma możliwość w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych uwzględnić możliwość zgłaszania innych naruszeń dotyczących zarówno przepisów prawnych, regulacji wewnętrznych, jak i standardów etycznych. Istnieje zatem możliwość rozszerzenia zakresu przedmiotowego o dodatkowe zagadnienia wynikające z regulacji wewnątrzzakładowych, takich jak kodeksy etyczne, polityki antymobbingowe czy antydyskryminacyjne. Aby zachować spójność, zasadna będzie integracja wewnętrznych polityk i procedur z procedurą zgłaszania naruszeń na podstawie ustawy. Ostateczna decyzja o rozszerzeniu zakresu przedmiotowego systemu w tej kwestii pozostaje w gestii przedsiębiorstwa. Zgodnie z ustawą przy ustalaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiot prawny ma obowiązek skonsultowania się z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Oznacza to, że istnieje możliwość zabiegania o rozszerzenie katalogu naruszeń. Należy jednak pamiętać, że konsultacje nie są równoznaczne ze współudziałem pracowników, więc nie ma obowiązku uwzględniania wszystkich sugestii proponowanych przez te podmioty.

Procedury wewnętrzne

Ustawa określa zasady ochrony sygnalistów oraz zgłaszania i rozpatrywania naruszeń poprzez wdrożenie procedur zgłoszeń wewnętrznych, zgłoszeń zewnętrznych lub ujawnienia publicznego. Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do podmiotu prawnego zatrudniającego co najmniej pięćdziesiąt osób wykonujących pracę zarobkową. Do tej liczby wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. W celu uniknięcia nadużyć ustawa określa mechanizm ustalania stanu zatrudnienia – liczba osób wykonujących pracę zarobkową ma być określana według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Podmioty prawne zatrudniające mniejszą liczbę osób podejmują samodzielnie decyzje o wdrożeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa wskazuje, jakie elementy należy uwzględnić w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Sam tryb postępowania dotyczący m.in. sposobu prowadzenia postępowań wyjaśniających bądź postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonych anonimowo – pozostaje do samodzielnego ustalenia w organizacji. Należy zatem zadbać o spełnienie wymogów określonych w nowym akcie prawnym, jednocześnie dostosowując działania do obecnej kultury organizacyjnej, mając na uwadze m.in. dotychczas funkcjonujące mechanizmy zgłaszania w organizacji. Warto wskazać, że w przypadku nieustanowienia lub ustanowienia procedury z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podmiot odpowiedzialny za jej wdrożenie podlega karze grzywny.

Ochrona poufności

Zgodnie z zapisami ustawy podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności. W tym obszarze za ujawnianie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą ustawa przewiduje sankcje, takie jak: kary grzywny, kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Zapewnienie skutecznej ochrony poufności może stanowić największe wyzwanie. Systemy powinny być zaprojektowane tak, aby zapewnić poufność tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Skuteczność najłatwiej dopełnić, stosując zabezpieczenia techniczne poprzez wykorzystanie technologii do zabezpieczenia systemów zgłaszania, takich jak szyfrowanie danych, bezpieczne przechowywanie informacji, czy ograniczenie dostępu do zgłoszeń tylko do osób, które mają odpowiednie uprawnienia.

Systemy zachęt

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo obejmować system zachęt, który ma na celu stworzenie bezpiecznego i motywującego środowiska, w którym pracownicy mogą informować o naruszeniach prawa, przepisów lub polityk wewnętrznych bez obawy przed represjami. Należy zachować szczególną ostrożność, ponieważ nie wszystkie powszechne systemy, takie jak nagrody finansowe czy oficjalne pochwały, będą właściwym rozwiązaniem. Skutecznym mechanizmem może okazać się zapewnienie szkoleń oraz organizacja kampanii informacyjnych, które mają na celu podnoszenie świadomości, zwiększenie poczucia bezpieczeństwa oraz motywowanie do przekazywania informacji.

Ochrona przed wszelkimi formami represji powinna być potraktowana nadrzędnie. Procedura wewnętrzna powinna wyraźnie zakazywać wszystkich możliwych form odwetu wobec osób zgłaszających nieprawidłowości oraz określać konsekwencje dla osób, które nie przestrzegają tych zasad. Warto również rozważyć rozwiązania, które nie tylko chronią sygnalistów przed represjami, ale także oferują wsparcie w zakresie porad prawnych i psychologicznych oraz, w niektórych przypadkach, finansowe rekompensaty.

Zapewnienie pełnej ochrony i wsparcia dla sygnalistów może znacząco poprawić atmosferę w miejscu pracy oraz zwiększyć zaufanie w organizacji. W rezultacie organizacja będzie mogła szybciej i skuteczniej reagować na potencjalne zagrożenia i problemy, przynosząc korzyści wszystkim zaangażowanym stronom. Taka polityka sprzyja tworzeniu bezpiecznego i uczciwego środowiska pracy, gdzie pracownicy czują, że mogą swobodnie zgłaszać nieprawidłowości, co z kolei przekłada się na lepsze zarządzanie ryzykiem i zwiększenie efektywności organizacji.

tekst:
Joanna Greinert
specjalista ds. systemów zarządzania i zrównoważonego rozwoju w firmie EcoMS Consulting Sp. z o.o.

Artykuł z miesięcznika ATEST – Ochrona Pracy nr 9/2024
https://www.atest.com.pl