Wpływ RODO na Kodeks pracy

Przepisy europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) zaczęły obowiązywać we wszystkich krajach Unii Europejskiej 25 maja 2018 r. Nowe regulacje miały wpływ także na Kodeks pracy.

25 maja 2018 r. w życie weszło europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), a także zaczęła obowiązywać ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która to reguluje kwestie związane z RODO w porządku krajowym.

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych zastąpiła starą ustawę, obowiązującą od 20 lat. Wprowadziła ona zmiany w ponad 130 aktach prawnych, które w swojej treści traktują o danych osobowych, w tym także w Kodeksie pracy.

Zasadniczą zmianą, która została wprowadzona w Kodeksie pracy jest monitoring w miejscu pracy (art. 22²). Przepisy uregulowały możliwość wprowadzenia monitoringu dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nadzór ten może być prowadzony na terenie zakładu lub wokół terenu zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówki oraz pralni, a także pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów określonych powyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Nagrania z monitoringu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Po upływie tego okresu, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

Pracodawca jest obowiązany informować swoich pracowników o wprowadzeniu monitoringu, nie później niż w terminie 2 tygodni przed jego uruchomieniem. Informacje te przekazuje również pracownikowi na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy.

W przypadkach wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Dokonuje tego nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Kwestie monitoringu reguluje jeszcze jeden przepis, a mianowicie art. 22³. Dotyczy on wprowadzenia kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika, w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy .

Należy zaznaczyć, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

O wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej, pracodawca także informuje pracownika w terminie nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Powyższe zmiany wprowadza art. 111 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Nie przewidują one potrzeby uzyskania zgody pracowników na wprowadzenie monitoringu, co oznacza, że nie będą oni mogli sprzeciwić się jego instalacji.

Warto nadmienić, że powyższa ustawa o ochronie danych osobowych wprowadza do przepisów prawa pracy instytucje „monitoringu” jako szczególną formę przetwarzania danych osobowych pracowników. W dotychczasowych przepisach krajowych nie było uregulowań określających ściśle monitoring wizyjny, czy kontrolę korespondencji elektronicznej.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 i 1000),
2. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000).