Zakładowy plan urlopów wypoczynkowych

W myśl art. 163 § 1 kodeksu pracy (dalej: KP), urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Plan urlopów nie jest dokumentem, którego tworzenie jest bezwzględnie obowiązkowe. W przedsiębiorstwie, w którym nie działa zakładowa organizacja związkowa decyzję w przedmiocie tworzenia lub nietworzenia planu urlopów podejmuje samodzielnie pracodawca. W przypadku rezygnacji z tworzenia planu urlopów pracodawca ustala terminy wykorzystywania urlopów przez poszczególnych pracowników „na bieżąco”, rozpatrując sukcesywnie składane przez nich w tym zakresie wnioski.
Natomiast pracodawca objęty działaniem zakładowej organizacji związkowej, na odstąpienie od tworzenia planu urlopów musi uzyskać jej zgodę. Brak owej zgody jest równoznaczny z obowiązkiem tworzenia planu urlopów. Związki zawodowe nie uczestniczą w ustalaniu planu urlopów, a ich rola ogranicza się jedynie do ewentualnego wyrażenia zgody na rezygnację z jego tworzenia.

Przepisy nie regulują procedury tworzenia planu urlopów, pozostawiając tę sprawę w gestii stron stosunku pracy. Najczęściej w praktyce dokument ten jest sporządzany na cały rok kalendarzowy. Przy czym nic nie stoi na przeszkodzie, aby obejmował on krótsze okresy.

Wskazanym jest, aby został przygotowany z wyprzedzeniem na cały okres, którego dotyczy. Tym samym, plan urlopów w ujęciu całorocznym powinien zostać sporządzony najpóźniej do 31 grudnia, czyli przed rozpoczęciem roku kalendarzowego, w którym pracownicy uzyskują prawo do nowego urlopu wypoczynkowego. Brak gotowego planu urlopów na otwarciu nowego roku kalendarzowego mógłby utrudnić pracownikom skorzystanie z urlopu w pierwszych tygodniach tego roku.