Zasady rozliczania czasu pracy pracowników

Jeżeli w okresie rozliczeniowym pracownik pracował dodatkowo, poza normalnym czasem pracy, konieczne jest rozliczenie czasu pracy pracownika w celu ustalenia rekompensaty dodatkowo przepracowanych godzin.

Ewidencja czasu pracy

Rekompensata powinna zostać ustalona na podstawie prowadzonej przez pracodawcę ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić taką ewidencję do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. 

Karta ewidencji czasu pracy ma być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym:

• pracę w niedziele i święta, 
• pracę w porze nocnej, 
• pracę w godzinach nadliczbowych, 
• pracę w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, 
• dyżury, 
• urlopy, 
• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. 

W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. 

Rozliczanie pracy w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy

Pracownikowi, który ze względu na okoliczności przewidziane w art. 151 § 1 Kodeksu pracy wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym. 

Dzień wolny rekompensuje pracownikowi pracę w tym dniu tylko w granicach dobowej normy czasu pracy, czyli do 8 godzin. Praca w tym dniu powyżej 8 godzin jest pracą w godzinach nadliczbowych na dobę i dlatego powinna zostać pracownikowi zrekompensowana jako praca w godzinach nadliczbowych, tzn. dodatkiem do wynagrodzenia albo czasem wolnym od pracy. Dodatek za pracę nadliczbową na dobę w takim dniu wynosi 50% wynagrodzenia (jeżeli jednak praca ta przypada w nocy – pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia).
Przepisy kodeksu pracy nie określają szczególnych zasad rekompensowania pracy w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, jeżeli pracownikowi nie zostanie w zamian za pracę w tym dniu udzielony inny dzień wolny. W związku z tym, jeżeli do tego dojdzie należy stosować ogólne reguły wynikające z przepisów o czasie pracy. W przypadku, gdy nieudzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy spowoduje przekroczenie przeciętnej 40-godzinnej średniotygodniowej normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym, praca taka stanowi pracę nadliczbową. W takim przypadku pracownikowi przysługiwał będzie, oprócz normalnego wynagrodzenia za pracę, dodatek w wysokości 100 % wynagrodzenia.

Jeżeli natomiast nieudzielenie dnia wolnego nie spowoduje przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy, to pracownikowi przysługiwało będzie za pracę w tym dniu tylko normalne wynagrodzenie, bez dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. 

Rozliczanie pracy w niedziele i święta

Pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę pracodawca jest obowiązany zapewnić w zamian inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli. Jeżeli nie jest możliwe wykorzystanie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę w tym terminie – pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego. 

Natomiast pracownikowi wykonującemu pracę w święto pracodawca jest obowiązany zapewnić w zamian inny dzień wolny od pracy w ciągu okresu rozliczeniowego. Jeżeli wykorzystanie dnia wolnego w tym terminie nie jest możliwe – pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w święto. 

Dzień wolny rekompensuje pracownikowi pracę w tym dniu w granicach dobowej normy czasu pracy, czyli do 8 godzin. Praca w tym dniu powyżej 8 godzin jest pracą w godzinach nadliczbowych na dobę i dlatego powinna zostać pracownikowi zrekompensowana jako praca w godzinach nadliczbowych, tzn. dodatkiem do wynagrodzenia albo czasem wolnym od pracy. Dodatek za pracę nadliczbową na dobę w wolną niedzielę i święto wynosi 100 % wynagrodzenia. W razie braku możliwości udzielenia dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę do końca okresu rozliczeniowego – pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w niedzielę. Także jeżeli wykorzystanie dnia wolnego w zamian za pracę w święto nie jest możliwe do końca okresu rozliczeniowego – pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w święto. 

Powyższe zasady stosuje się niezależnie od tego, czy praca w niedzielę lub święto wynika z rozkładu czasu pracy pracownika, czy też, czy była to praca z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy albo konieczności prowadzenia akcji ratowniczej lub usunięcia awarii. 

Do pracy w święto przypadające w niedzielę stosuje się przepisy dotyczące pracy w niedzielę. 

Rekompensowanie dyżuru

Za czas dyżuru pracownikowi przysługuje w pierwszej kolejności czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. Dopiero w razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego – wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia).

Rekompensata za czas dyżuru nie przysługuje jednak : 

• jeżeli dyżur był pełniony w domu, 
• pracownikom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy – niezależnie od miejsca pełnienia dyżuru. 

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.).

Źródła pomocnicze: 

1. Strona Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – www.mpips.gov.pl