Zmiany w Kodeksie pracy w związku z RODO

3 kwietnia 2019 r. Prezydent podpisał ustawę dotyczącą dostosowania polskiego porządku prawnego do RODO. Zmiany dotyczą także Kodeksu pracy.

3 kwietnia br. Prezydent podpisał ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Obecnie ustawa czeka na ogłoszenie w Dzienniku Ustaw.

Ustawa wprowadza zmiany w niemal 170 aktach prawnych, w tym także w Kodeksie Pracy.

Omówienie zmian

Opisywana ustawa wprowadza zmiany w art. 221 Kodeksu Pracy.

Art. 221 § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

Obecny Kodeks pracy

Nowe przepisy w Kodeksie pracy

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  1. imię (imiona) i nazwisko;
  1. imiona rodziców;
  1. datę urodzenia;
  1. datę urodzenia;
  1. Dane kontaktowe wskazane przez taką osobę (np. numer telefonu, e-mail itp.);
  1. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
  1. wykształcenie;
  1. wykształcenie;
  1. kwalifikacje zawodowe;
  1. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
  1. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dalsze zmiany w tym artykule:

§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

  1. adres zamieszkania;
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. (zmiana od 1 stycznia 2019 r.)

§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.”

Powyższe przepisy przedstawiają zmiany dokonane w Kodeksie Pracy, które przede wszystkim modyfikują kategorię danych osobowych, które mogą być pozyskiwane przez pracodawcę w związku z postępowaniem rekrutacyjnym prowadzonym przed nawiązaniem stosunku pracy. Z obecnie obowiązującego katalogu danych osobowych, które pracodawca może uzyskać od kandydata do pracy usunięto imiona rodziców, natomiast miejsce zamieszkania zmieniono na dane kontaktowe podane przez kandydata. Dodatkowo dodano kategorię „kwalifikacje zawodowe”. Wprowadzono także ograniczenie, zgodnie z którym dane odnoszące się do wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia mogą być udostępniane wtedy, gdy wymaga tego stanowisko.

Ważne! W związku z powyższym należy mieć na uwadze, że pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy innych danych, np. o stanie cywilnym, dzietności itp. Zaświadczenia o niekaralności, jest dopuszczalne tylko w sytuacji, gdy ze względu na rodzaj zatrudnienia zezwalają na to odpowiednie przepisy prawa lub gdy jest w nich zapisane, że określone stanowisko może objąć jedynie osoba wcześniej niekarana – w innych przypadkach pracodawca nie ma prawa żądać takich informacji.

Do katalogu danych pracownika, które mogą być przetwarzane przez pracodawcę dodano dane o miejscu zamieszkania oraz o wykształceniu oraz przebiegu zatrudnienia, jeżeli informacji tych nie trzeba było pozyskiwać na etapie zatrudnienia, a także serii i numeru dowodu osobistego, jeżeli osobie nie nadano numeru PESEL.

Nowości w Kodeksie Pracy

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 dodaje do obecnych przepisów Kodeksu Pracy całkiem dwa nowe artykuły:

  • art. 221a

§ 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych o których mowa w art. 10 RODO (rozporządzenie 2016/679);

§ 2. Brak zgody, o której mowa w § 1 lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

§ 3. Przetwarzanie, o którym mowa w § 1, dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika

  • na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy
  • z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
  • art. 221b

§ 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może

stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Art. 221a § 2 stosuje się odpowiednio.

§ 2. Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na:

  • kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub
  • dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

§ 3. Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 1, mogą być dopuszczeni wyłącznie pracownicy posiadający pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych nadane przez pracodawcę; pracownicy dopuszczeni do przetwarzania takich danych są obowiązani do zachowania ich w tajemnicy.

Nowy art. 221a  Kodeksu pracy reguluje zasady przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3 KP na podstawie zgody kandydata na pracownika lub pracownika. Ustawodawca jednak wyłączył możliwość przetwarzania danych o których mowa w art. 10 RODO (danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, na podstawie zgody). Brak takiej zgodnie nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Nowy art. 221b Kodeksu pracy reguluje zasady przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO. Są to dane ujawniające informacje dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz dane genetyczne, dane biometryczne przetwarzane w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej oraz dane dotyczące zdrowia, seksualności oraz orientacji seksualnej osoby. Dane te mogą być przetwarzane tylko i wyłącznie w przypadku, gdy pracownik poda je z własnej nieprzymuszonej woli.

Ponadto ustawodawca wprowadził dodatkowy wymóg, aby pracownik dopuszczony przez pracodawcę do przetwarzania danych wymienionych powyżej (danych wrażliwych) innych pracowników, czy kandydatów do pracy posiadał do tego pisemne upoważnienie i został obowiązany do zachowania tajemnicy.

Znaczącą zmianą, która pojawiła się w opisywanej ustawie jest także monitoring wizyjny w zakładzie pracy. O nim jednak będzie osobny artykuł wkrótce.

Opisywana ustawa wchodzi w życie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw (obecnie czeka na ogłoszenie, prawdopodobna data opublikowania do 19 kwietnia br.).

Zapraszamy na szkolenie z zakresu przedstawionego powyżej pt. Nowe zasady ochrony danych osobowych (tzw. RODO).

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.).

Źródło:

  1. www.sejm.gov.pl – Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Skomentuj