Pytanie:

Zatrudniamy ponad 200 pracowników. Posiadamy jednoosobową służbę BHP. Niestety, pracownik ten jest od pewnego czasu nieobecny w pracy z powodu stanu zdrowia. Czeka na operację, po której jego nieobecność może potrwać jeszcze parę miesięcy. Czy na czas jego nieobecności możemy zawrzeć umowę zlecenia ze specjalistą spoza zakładu, który przejmie jego obowiązki?

Szczegółową regulację dotyczącą organizacji służby bhp zawiera rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2.09.1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. poz. 704 ze zm.). Utworzenie służby BHP jako wyodrębnionej jednostki w strukturze organizacyjnej zakładu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy zatrudniającego ponad 100 pracowników. W przypadku, gdy stan załogi nie przekracza 100 pracowników utworzenie służby BHP jest fakultatywne. W wyjątkowych przypadkach inspektor pracy może nakazać utworzenie służby bhp, jeżeli jest to uzasadnione stwierdzonymi zagrożeniami zawodowymi (zob. art. 237¹¹ § 4 kodeksu pracy – dalej: KP).

Pracodawca niezobowiązany do utworzenia służby BHP może wykonywać jej zadania na trzy różne sposoby:

1) samodzielnie, na warunkach określonych w art. 237¹¹ § 1 KP;

2) powierzając je pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy,

3) powierzając je specjaliście spoza zakładu pracy (zob. art. 237¹¹ § 2 KP).

Jak z powyższego wynika, pełnienie zadań służby BHP przez specjalistę spoza zakładu jest dozwolone wyłącznie w zakładach pracy pracodawców niezobowiązanych do utworzenia przedmiotowej komórki organizacyjnej. Pracodawcy decydują się na współpracę z tego typu specjalistą w przypadku, gdy nie posiadają wśród załogi kompetentnych pracowników (absolwentów technikum BHP, studiów o kierunku lub specjalności w zakresie BHP albo studiów podyplomowych w zakresie BHP), którzy mogliby pełnić zadania służby BHP, w formie dodatkowych obowiązków, poza pracą na zajmowanym stanowisku pracy. Specjalista spoza zakładu pracy realizuje powierzone sobie zadania w oparciu o zawartą z pracodawcą umowę cywilnoprawną. Najczęściej będzie to umowa zlecenia, której istota wpisuje się w analizowaną formę współpracy.

W tym miejscu warto wskazać, że powierzenie pełnienia zadań służby bhp specjaliście spoza zakładu pracy w oparciu o umowę o dzieło nie jest prawidłowym rozwiązaniem. W odróżnieniu od umowy zlecenia – będącej umową starannego działania – umowa o dzieło jest umową konkretnego rezultatu i jako taka jest zawierana na czas realizacji określonego zamierzenia. Podlega ona rozwiązaniu z momentem zrealizowania umówionego celu. Tymczasem pełnienie zadań służby bhp jest przedsięwzięciem, które nie kończy się z momentem wykonania oznaczonego zadania, czy też nawet większej liczby jednostkowych zadań. To proces, który jest realizowany w sposób ciągły, dlatego wymaga on permanentnego podejmowania szeregu następujących po sobie działań. Zadań służby BHP nie można „wykonać”, lecz należy je „wykonywać”. W związku z tym umowa o dzieło nie jest prawidłową podstawą prawną powierzenia zadań służby BHP na zasadach art. art. 237¹¹ § 2 KP.

Z chwilą zatrudnienia 101-go pracownika na pracodawcy ciąży bezwzględny obowiązek utworzenia służby bhp i zatrudnienia w niej co najmniej jednego pracownika tej służby, na jednym ze stanowisk określonych w § 4 rozporządzenia (por. wyrok NSA z dnia 13.10.2006 r., I OSK 263/06, LEX nr 281409; wyrok WSA w Gdańsku z dnia 22.03.2012 r., III SA/Gd 8/12, LEX nr 1163106). Utworzenie służby BHP wyłącza możliwość wykonywania jej zadań przez pracownika zatrudnionego przy innej pracy oraz specjalistów spoza zakładu. Z tą chwilą zadania służby BHP mogą być realizowane wyłącznie przez pracowników zatrudnionych w tej komórce organizacyjnej.

Jak wynika z zapytania, w interesującym nas zakładzie pracy zatrudnionych jest ponad 200 pracowników. Przy tym poziomie zatrudnienia, służba BHP może być jednoosobową komórką organizacyjną, a kierujący nią pracownik może być zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy (zob. § 1 ust. 3 rozporządzenia). Powinien spełniać co najmniej wymagania kwalifikacyjne przewidziane dla starszego inspektora do spraw BHP, a zatem być absolwentem:

–       technikum o profilu BHP i posiadać co najmniej 3-letni staż pracy w służbie bhp lub

–       studiów o kierunku lub specjalności w zakresie BHP albo

–       studiów podyplomowych w zakresie BHP.

Zadania służby BHP powinny być realizowane w sposób permanentny. W związku z tym, w przypadku dłuższej nieobecności w pracy jedynego pracownika zatrudnionego w przedmiotowej komórce organizacyjnej pracodawca powinien zapewnić odpowiednie zastępstwo. Jak już wspomniano, w zakładzie pracy zobowiązanym do utworzenia służby BHP, jedyną formą realizacji zadań służby BHP jest ich pełnienie przez pracownika zatrudnionego w tej komórce. W związku z tym, najlepszym rozwiązaniem w sytuacji przedstawionej w zapytaniu będzie zatrudnienie w komórce BHP innego pracownika na podstawie umowy o pracę na zastępstwo (zob. art. 25¹ § 4 pkt 1 KP), zawartej na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego pracownika.