Wgląd do dokumentacji przez byłego pracownika

Czy były pracownik ma prawo wglądu w swoją dokumentację pracowniczą?

Pytanie czytelnika: 

Rozwiązaliśmy umowę o pracę z pracownikiem za wypowiedzeniem ponad pół roku temu. Niedawno pracownik ten zażądał dostępu do ewidencji czasu pracy z okresu swojego zatrudnienia oraz dostępu do karty wynagrodzeń lub innych dokumentów, na których podstawie wyliczone zostało jego wynagrodzenie z ostatnich trzech miesięcy obowiązywania umowy o pracę.

Odrzuciliśmy jego żądanie, ponieważ naszym zdaniem uprawnienia, na jakie osoba ta się powołuje przysługują wyłącznie aktualnie zatrudnionym pracownikom, a nie byłym pracownikom.

Artykuł 149 § 1 zdanie 2 kodeksu pracy (dalej: KP) stanowi, że pracodawca udostępnia ewidencję czasu pracy pracownikowi, na jego żądanie. Podobnie art. 85 § 5 KP stanowi, że pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. W obydwu tych przepisach mowa jest wyraźnie o „pracowniku”, a nie byłym pracowniku. Zatem, wydaje się, że nasze postępowanie w tej sprawie jest właściwie. Czy jednak jest tak na pewno?

Rzeczywiście obydwa przywołane przepisy kodeksu pracy służą niejako bieżącej weryfikacji prawidłowości wyliczenia wysokości wypłaconego wynagrodzenia (art. 85 § 5 KP) oraz zapisów poczynionych w treści ewidencji czasu pracy (art. 149 § 1 zd. 2 KP), do której uprawniony został wprost pracownik, czyli osoba pozostająca w zatrudnieniu w oparciu o jedną z podstaw prawnych wyliczonych w art. 2 KP, tj. na podstawie umowy o pracę, spółdzielczej umowy o pracę, mianowania, powołania lub wyboru. Przy czym w literaturze tematu prezentowany jest również pogląd, że uprawnioną do przeglądania wspomnianych dokumentów jest osoba, której dokumenty te dotyczą, a zatem również były pracownik (por. m.in. M. Rotkiewicz, Czy trzeba udostępnić ewidencję czasu pracy byłemu pracownikowi? Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń Nr 23/04, str. 35).