Jaki jest koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę?

Pracodawca zatrudniając pracownika na pełnym etacie obowiązany jest do wypłaty wynagrodzenia oraz opłacenia części składek ZUS. Ile kosztuje przyjęcie pracownika do pracy na umowę o pracę?

Koszty pracodawcy

Koszty pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika to przede wszystkim wynagrodzenie oraz składki na ubezpieczenia społeczne. Analizując koszty, pracodawca musi również pamiętać o obowiązku:

• • przeprowadzenia badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych), szkoleń bhp,
  • wypłaty wynagrodzenia chorobowego, przez okres pierwszych 33 dni, nieobecności choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną lub 14 dni, w przypadku osób, które ukończyły 50 lat,
  • zapewnienia płatnego urlopu wypoczynkowego: 20 lub 26 dni w roku, w zależności od stażu pracy pracownika,
  • rekompensowania ewentualnej pracy w godzinach nadliczbowych (dodatek albo czas wolny),
  • prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy (przez okres 10 lat po ustaniu stosunku pracy),
  • zapewnienia wynagrodzenia w okresach niewykonywania pracy, kiedy przepisy tak stanowią, na przykład w okresie przestoju niezawinionego przez pracownika (art. 81 Kodeksu pracy).

Z czego składa się wynagrodzenie

Wynagrodzenie to świadczenie należące się pracownikowi od pracodawcy za wykonaną pracę, odpowiednio do jej rodzaju, ilości i jakości. Wynagrodzenie określasz w umowie o pracę w kwocie brutto.

Wynagrodzenie może się składać z:

• • elementów określonych w stałej miesięcznej wysokości, na przykład miesięczna stawka wynagrodzenia zasadniczego, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny;
  • elementów zmiennych, na przykład stawka godzinowa, składniki zależne od określonych rezultatów w oparciu o normy pracy, stanowiące miernik nakładu pracy, jej wydajności i jakości (akord), premia czy prowizja.

Pracodawca może zdecydować się na jeden składnik wynagradzania (na przykład stała stawka miesięczna) albo stosować różne elementy wynagrodzenia, uwzględniając rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika lub stanowisko, na którym zatrudniony jest pracownik (dodatki, premie czy prowizje).

Ważne! Więksi pracodawcy, zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają obowiązek ustalania warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, chyba że w ich firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy, który ustala warunki wynagradzania. Mniejsi pracodawcy warunki wynagradzania określają w umowach o pracę.

Ile pracownik dostaje „na rękę”?

Przyjmijmy, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 3000 zł, przy założeniu że:

• • złożył pracodawcy oświadczenie na formularzu PIT-2 uprawniające do zmniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek (czyli o kwotę 43,76 zł) oraz
  • ma przychody z jednego stosunku pracy w miejscu swojego zamieszkania.

Jaką kwotę otrzyma „na rękę”, czyli kwotę netto?

Składki i podatki	Sposób wyliczenia	Kwota
Wynagrodzenie zasadnicze – podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne	zgodnie z umową o pracę	3000 zł
Finansowana przez pracownika składka emerytalna	9,76% x 3000 zł	292,80 zł
Finansowana przez pracownika składka rentowa	1,50% x 3000 zł	45 zł
Finansowana przez pracownika składka na ubezpieczenie chorobowe	2,45% x 3000 zł	73,50 zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne	poz. 1 – 2 – 3 – 4	2 588 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania przez pracodawcę	9% x 2 588,70 zł	232,98 zł
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy (po zaokrągleniu)	poz. 1 – 2 – 3 – 4 – koszty uzyskania przychodów (250 zł)	2 339 zł
Zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki zdrowotnej	(poz. 7 x 17%) – 43,76 zł	353,87 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od zaliczki na podatek dochodowy	7,75% x poz. 5	200,57 zł
Zaliczka na podatek dochodowy do pobrania przez pracodawcę po zaokrągleniu	poz. 8 – 9	153 zł
Kwota wynagrodzenia do wypłaty dla pracownika	poz. 1-2-3-4-6-10	2 202,72 zł

Jaki koszt ponosi pracodawca za pracownika?

Należy pamiętać, że łączny koszt zatrudnienia pracownika na etacie będzie wyższy niż wypłacane mu wynagrodzenie. Na przykład wynagrodzenie pracownika zarabiającego 3000 zł brutto, wiąże się z koniecznością opłacenia przez pracodawcę składek w wysokości około 615 zł, a łączny koszt jego zatrudnienia to około 3615 zł.

Składniki wynagrodzenia finansowane przez pracodawcę	Sposób wyliczenia	Kwota
wynagrodzenie zasadnicze-podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne	Zgodnie z umową o pracę	3000 zł
składka emerytalna	9,76% x 3000 zł	292,80 zł
składka rentowa	6,50% x 3000 zł	195 zł
składka na ubezpieczenie wypadkowe	1,67% x 3000 zł	50,10 zł
składka na Fundusz Pracy	2,45% x 3000 zł	73,50 zł
składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych	0,10% x 3000 zł	3 zł
łączne składki na ubezpieczenia społeczne – razem	Poz. 2+3+4+5+6	614,40 zł
Łączne koszty pracodawcy	Poz. 1+2+3+4+5+6	3614,40 zł

Ile pracodawca i pracownik płacą na ZUS?

Podstawą wymiaru składek jest uzyskany przez pracownika przychód, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Składki wynoszą:

• • na ubezpieczenia emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru,
  • na ubezpieczenia rentowe – 8% podstawy wymiaru,
  • na ubezpieczenia chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru,
  • na ubezpieczenia wypadkowe – 0,67% do 3,33%, w tym składka na ubezpieczenie wypadkowe dla małej firmy zatrudniającej do 9 osób wynosi 1,67%.

Ważne! Od 1 kwietnia 2021 roku zmieniły się stopy procentowe stawki wypadkowej. Dla niektórych grup działalności ta stawka zostanie podwyższona. Należą do nich – między innymi − kategorie Rybactwo, Produkcja mebli, Działalność pocztowa i kurierska, Produkcja napojów, Produkcja wyrobów tytoniowych.

Sprawdź wykaz wszystkich rodzajów działalności z wysokością stawki obowiązującą od 1 kwietnia 2021 roku.

Pracodawca od wynagrodzenia ze stosunku pracy ma obowiązek odprowadzić także składki na:

• • Fundusz Pracy – 2,45% podstawy wymiaru,
  • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – 0,10% podstawy wymiaru.

Składki są finansowane przez pracodawcę lub pracownika w następujący sposób: koszty składki emerytalnej są podzielone po połowie na pracodawcę i pracownika, rentowa w proporcji ok. 77% i 23%, a składki: wypadkową, na fundusz Pracy i FGŚP płaci wyłącznie pracodawca.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 oraz z 2021 r. poz. 1162).
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423 z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.).
4. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 16 marca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz. U. poz.489).

Źródła pomocnicze:

1. biznes.gov.pl