Monitoring poczty elektronicznej pracownika

Pracodawca może zdecydować się na wprowadzenie kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika, kiedy uzna to za konieczne, aby zapewnić pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Zgodnie z przepisami konieczne jest poinformowanie pracownika o prowadzeniu monitoringu poczty.

Na jakiej podstawie pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika?

Na podstawie kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika – monitoring poczty elektronicznej, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia:

    • organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy;
    • właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

O wprowadzeniu monitoringu konieczne jest poinformowanie pracowników

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca przekazuje mu na piśmie informacje, o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.

Co może kontrolować pracodawca?

Pracodawca ma prawo do kontroli pracowników podczas wykonywania pracy, m.in. może on sprawdzić, czy jego podwładni nie korzystają ze stron internetowych, które nie służą do wykonywania przez nich obowiązków służbowych, czy też z zabronionych witryn. Przeprowadzenie takiej kontroli ma również na celu sprawdzenie czy pracownik nie ma zbyt wielu obowiązków i czy nie jest zbyt obciążony pracą.

Monitoring poczty pracowniczej może przyczynić się do wykrycia działań, które mogą szkodzić firmie lub aktywności niezgodnych z prawem

W wyroku Sądu Okręgowego w Legnicy z 2019-06-06 sygn. V Pa 34/19 czytamy, że:

W ramach monitoringu poczty Zespół (…) wykrył przypadek wysyłania przez powoda poufnych danych klientów na prywatną skrzynką pocztową.

Sąd uznał, że (…) w trakcie pełnienia obowiązków służbowych dopuścił się działań zakwalifikowanych jako nadużycie, poprzez wykorzystanie imiennej poczty korporacyjnej do udostępnienia poza infrastrukturę Banku danych podlegających ochronie, w szczególności objętych tajemnicą bankową. Doprowadziło to do utraty poufności tych danych. Opisane zdarzenie zostało również sklasyfikowane jako incydent naruszenia bezpieczeństwa informacji. 

Zakaz kontroli prywatnych skrzynek pracowników

Należy pamiętać, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać:

    • tajemnicy korespondencji;
    • innych dóbr osobistych pracownika.

Kontrola prywatnej korespondencji pracowników jest zabroniona. Taka aktywność łamałaby konstytucyjne prawo do prywatności.

Monitoring poczty elektronicznej pracownika naruszył prawa do poszanowania życia prywatnego i korespondencji

Istotnym wyrokiem dotyczącym monitorowania poczty elektronicznej pracownika jest wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka – Wielka Izba z 5 września 2017 r. (61496/08).

Sprawa dotyczyła pracownika, który został zwolniony z pracy po kontroli prywatnej korespondencji. Pracownik w godzinach pracy wykorzystywał sprzęt elektroniczny do celów niezwiązanych z pracą. Pracownik zarzucił pracodawcy naruszenie jego prywatności.

Po rozprawach w krajowych sądach sprawa została skierowana do Europejskiego Trybunału Praw Człowieka, w której w 2016 r. stwierdzono, że art. 8 (dotyczący poszanowania życia prywatnego i rodzinnego) Konwencji Praw Człowieka nie został naruszony. Trybunał uznał, że sądy krajowe w odpowiedni sposób wyważyły prawo do poszanowania życia prywatnego pracownika i interesy pracodawcy.

Jednak, w następnym roku Wielka Izba Trybunału zajęła inne stanowisko. Uznano, że zwolnionemu pracownikowi nie zapewniono odpowiedniej ochrony prawa do poszanowania życia prywatnego i korespondencji. W wyroku czytamy, że sądy krajowe nie ustaliły, czy zwolniony pracownik został poinformowany przez pracodawcę o prowadzeniu monitorowania korespondencji, a także o charakterze i zakresie monitoringu oraz o stopniu ingerencji w korespondencję i życie prywatne. Sądy krajowe, również nie ustaliły, czy wgląd w korespondencję mógł zostać zrealizowany bez wiedzy pracownika, co uzasadniło użycie monitoringu, a także czy pracodawca mógł użyć mniej ingerujących środków w życie prywatne i korespondencję. Biorąc wszystkie rozważania przedstawione w treści wyroku i niezależnie od zakresu uznania pozwanego państwa, Trybunał uznał, że doszło do naruszenia artykułu 8 Konwencji Praw Człowieka.

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. Uz 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.) 
  2. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) 
  3. Wyroku Sądu Okręgowego w Legnicy z 2019-06-06 sygn. V Pa 34/19 
  4. Wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka – Wielka Izba z 5 września 2017 r. (61496/08) 

Źródło pomocnicze

  1. https://uodo.gov.pl/
  2. brpo.gov.pl

Skomentuj