Praca nadliczbowa a polecenie przełożonego

Do zainicjowania pracy w godzinach nadliczbowych najczęściej dochodzi na podstawie polecenia wydanego przez pracodawcę czy też innego przełożonego. Jednak w orzecznictwie nieraz rozpatrywane były przypadki, w których wykonywanie przez pracownika zadań poza jego harmonogramowymi godzinami pracy było uznawane za pracę nadliczbową, mimo braku uprzednio wydanego polecenia w tym zakresie.

W myśl art. 151 k.p. z pracą nadliczbową mamy do czynienia w sytuacji, gdy pracownik wykonuje powierzone sobie obowiązki ponad obowiązujące go normy czasu pracy¹ lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy² wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Jak z powyższego wynika, kodeksowa definicja pracy nadliczbowej nie wymaga zaistnienia warunku wydania jednoznacznie zwerbalizowanego polecenia wskazującego na konieczność wykonywania w danej sytuacji „dodatkowej pracy”. Poza tym polecenie pracy w godzinach nadliczbowych jest oświadczeniem woli, a to – w myśl art. 60 k.c. w zw. z art. 300 k.p. – może być wyrażone przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny.

Sąd Najwyższy zwrócił uwagę na ten fakt w jednym ze swych wyroków z lat 70-tych, stwierdzając w nim, że obowiązujące przepisy nie zawierają warunku „wyraźnego” polecenia zwierzchnika w zakresie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Polecenie takie może więc być wydane w jakikolwiek sposób przez każde zachowanie się przełożonego ujawniające w dostateczny sposób jego wolę. Niewątpliwa, faktyczna konieczność wykonywania przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych może być również uznana za wynikającą z polecenia jego przełożonych³. Tego typu przypadki „faktycznej konieczności” będą charakterystyczne zwłaszcza dla pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy.

W aktualnym orzecznictwie za utrwalony należy uznać pogląd, zgodnie z którym polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy. Brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika obowiązków może być zakwalifikowany jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych. Jeżeli przełożony jest obecny w pomieszczeniu (miejscu), w którym pracownik świadczy pracę, widzi (czy choćby tylko zauważa), że pracownik wykonuje pracę, nie reaguje na te fakty i milcząco je aprobuje, a co najmniej godzi się na nie, to takiemu zachowaniu zwierzchnika należy przypisać cechę prawidłowo wydanego polecenia dotyczącego wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych⁴.

Tym samym, polecenie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych może zostać niejako „wydane” w sposób dorozumiany. Przejawem takiej sytuacji może być określone zachowanie przełożonego, polegające na braku reakcji z jego strony na fakt świadczenia przez pracownika pracy poza godzinami wynikającymi z przyjętego rozkładu czasu pracy (harmonogramu czasu pracy, tzw. grafiku). W tego typu okolicznościach brak reakcji może zostać potraktowany jak aprobata pracy „po godzinach”, a tym samym może być uznany jako nieformalne wydanie polecenia pracy nadliczbowej.

Przykład 1

W zakładzie pracy przyjęto jednozmianową organizację pracy. Pracownicy świadczą pracę w godzinach od 7:00 do 15:00. Pewnego dnia jeden z pracowników, pomimo nadejścia godziny 15:00, nadal świadczy pracę, nie opuszczając zakładu pracy, tak jak to uczyniła pozostała część załogi. Poza nim na terenie zakładu pracy pozostał jeszcze pracodawca. Opuszczając zakład pracy, przechodził obok pokoju, w którym pracę świadczył pracownik. Zauważył otwarte drzwi do pokoju i świadczącego pracę pracownika. Widząc to, jednak nie zapytał o przyczynę dłuższego pozostania pracownika w pracy, ani też w inny sposób nie zareagował na zastaną sytuację. Odpowiedział tylko na wypowiedziane przez pracownika słowa „do widzenia” i opuścił zakład pracy. Pracownik świadczył pracę nadal. W tej sytuacji istnieją podstawy do przyjęcia założenia, że pracownik „otrzymał polecenie” pracy w godzinach nadliczbowych.

Przesłanki pracy nadliczbowej zostały określone w art. 151 § 1 zdanie 2 k.p. Zgodnie z tym przepisem praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

– konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;

– szczególnych potrzeb pracodawcy.

W jednym ze swych orzeczeń, analizując zagadnienie braku konieczności wyraźnego zlecenia pracy nadliczbowej w świetle przywołanych powyżej przesłanek, Sąd Najwyższy zauważył, że może być ona wykonywana za zgodą lub wiedzą przełożonego albo też – nawet bez tej zgody i wiedzy – jeżeli konieczność świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych wynika z obiektywnych warunków pracy niepozwalających pracownikowi na wykonywanie zleconych mu zadań w ustawowej normie czasu pracy. Te obiektywne warunki pracy są równoznaczne ze „szczególnymi potrzebami pracodawcy” w rozumieniu aktualnie obowiązującego art. 151 § 1 zdanie 2 k.p.⁵.

Przykład 2

Przyjęty w niewielkim zakładzie pracy rozkład czasu pracy przewiduje jednozmianową organizację pracy. Pracownicy świadczą pracę w godzinach od 7:30 do 15:30. Na porannej odprawie w piątek pracodawca poinformował załogę, że zaraz po naradzie opuszcza zakład pracy i na weekend udaje się w podróż zagraniczną. Podróż pracodawcy miała się odbywać transportem lotniczym, dlatego też uprzedził on załogę, że kontakt z nim może być utrudniony do późnych godzin popołudniowych. Powierzył więc załodze z góry jedno zadanie polegające  na przyjęciu (rozładowaniu) towaru, którego dostawa miała nastąpić przed południem i w drodze wyjątku, po zakończeniu tej czynności, pracodawca pozwolił pracownikom opuścić zakład pracy. Biorąc pod uwagę liczebność załogi oraz rodzaj i ilość dostarczanego towaru jego rozładunek nie powinien pracownikom zająć więcej niż jedną godzinę. Stąd też, gdyby dostawa nastąpiła „na czas”, pracownicy po jego niezwłocznym rozładunku mogli wcześniej skończyć pracę w tym dniu. Pracodawca pożegnał się z załogą i opuścił zakład pracy. Niestety transport nie dotarł przed południem, tak jak to zakładał pracodawca. Nie dotarł również do godziny 15:30, do której pracownicy mieli rzeczywiście świadczyć pracę zgodnie z grafikiem. Pomimo nadejścia końcowej godziny pracy pracownicy nie opuścili jednak zakładu pracy i oczekiwali na nadejście dostawy. Podejmowane w międzyczasie próby kontaktu z pracodawcą zakończyły się niepowodzeniem. Wreszcie około godziny 17:00 dotarł samochód dostawczy. Załoga rozładowała towar i o godzinie 18:00 opuściła zakład pracy.

Pomimo że w powyższym przykładzie pracodawca nie wydał załodze wprost polecenia pracy nadliczbowej, to jednak realizacja wyznaczonego przez niego zadania wymagała od pracowników pozostania w miejscu pracy po upływie harmonogramowych godzin pracy. W konsekwencji tego faktu wydana przez pracodawcę w opisywanych okolicznościach dyspozycja posiada przesłanki tego typu polecenia.

Przy czym, co wymaga w tym miejscu wyraźnego podkreślenia, niezwykle ważna dla przyjęcia założenia, że w danych okolicznościach mamy do czynienia z dorozumianą zgodą na wykonywanie pracy nadliczbowej, jest świadomość przełożonego, że pracownik taką pracę wykonuje⁶. A ściślej rzecz ujmując, że konieczność jej wykonania w danych okolicznościach rzeczywiście zachodzi, gdyż wynika z potrzeb pracodawcy i jako taka jest zgodna z obiektywnie pojmowanym interesem pracodawcy.

Szczególny przypadek dorozumianego polecenia występuje w przypadku świadczenia pracy skooperowanej wkomponowanej w rytm działalności zakładu pracy. W takim wypadku sama wiedza przełożonych traktowana jest jako zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych⁷.

W każdym jednak razie wynikający z art. 100 § 2 pkt 4 k.p. obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy nie uprawnia do samowolnego podejmowania przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych. A zatem, jak uznał Sąd Najwyższy w kolejnym ze swych judykatów, pracownik nie może na pracodawcy wymuszać pracy w godzinach nadliczbowych, a to oznacza, że o dodatkowym wynagrodzeniu z tego tytułu może być mowa tylko wtedy, gdy pracę wykonuje na polecenie pracodawcy albo nawet bez tego polecenia, pod warunkiem wszakże, iż jest to uzasadnione istnieniem realnej potrzeby czy interesu pracodawcy⁸.

Analogicznie w innym przypadku Sąd Najwyższy wskazał, że brak jest podstaw do uznania za pracę w godzinach nadliczbowych na rzecz pracodawcy świadczenia przez pracownika na zasadach dobrowolności w czasie wolnym od pracy, nieobjętych umową o pracę, usług kierowcy samochodowego na rzecz współpracowników, korzystających wspólnie z nim z programu wyjazdów turystycznych, rekreacyjnych i wypoczynkowych, które ułatwiał im pracodawca udostępniając własne pojazdy samochodowe, w celu bezpłatnego zaspokajania potrzeb pracowników w ramach akcji socjalnej pracodawcy (art. 94 pkt 8 k.p.)⁹.

W celu uniknięcia potencjalnych nieporozumień wskazane jest wprowadzenie zakładowych regulacji określających zasady podejmowania pracy w godzinach nadliczbowych. Tego typu regulacja może zostać określona w układzie zbiorowym pracy (jeżeli pracodawca jest nim objęty), regulaminie pracy (jeżeli pracodawca jest zobowiązany do jego wydania) lub w obwieszczeniu, zarządzeniu czy uchwale. Przyjęte w tym trybie przepisy powinny określać formalne wymogi dotyczące podjęcia pracy nadliczbowej zarówno z inicjatywy przełożonego (np. pisemne polecenie pracy nadliczbowej), jak i pracownika (np. pisemny wniosek o wyrażenie zgody na pracę nadliczbową). Przedmiotowe reguły powinny być częścią zakładowej regulacji dotyczącej warunków przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu (zob. art. 104¹ § 1 pkt 1 k.p.).

Wydawane w ramach tych procedur polecenia pracy w godzinach nadliczbowych czy wnioski o zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych, jak również wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę nadliczbową, stanowią dokumentację, która powinna być przechowywana wraz z ewidencją czasu pracy (zob. § 6 pkt 1c DokPracR¹⁰).

Co prawda, jak wskazał w jednym ze swoich orzeczeń Sąd Najwyższy, uznaniu za pracę w godzinach nadliczbowych pracy, którą pracodawca zlecił pracownikowi i godził się na jej wykonywanie po normalnych godzinach pracy, nie przeszkadza niezachowanie reguł porządkowych wynikających z regulaminu pracy, uzależniającego podjęcie takiej pracy od pisemnego polecenia przełożonych pracownika lub wymagającego późniejszej akceptacji jej wykonania¹¹. Niemniej jednak wprowadzenie wspomnianych reguł zakładowych pozwoli zmarginalizować ryzyko ewentualnych sporów, które mogłyby wyniknąć na tle ewentualnego domniemania, że pracodawca akceptuje przypadki samowolnego podejmowania dodatkowej pracy przez pracowników, kierujących się subiektywnym przeświadczeniem działania w warunkach uzasadnionych troską o interes pracodawcy.

Ciężar udowodnienia, że świadczenie w danych okolicznościach pracy nadliczbowej bez uzyskania uprzedniego polecenia ze strony przełożonego leżało w interesie pracodawcy spoczywać będzie na pracowniku (art. 6 k.c. w zw. z art. 300 k.p.).

Jeżeli w ocenie pracownika z uwagi na rozmiar lub charakter powierzonych zadań będzie zachodziła konieczność ich wykonania poza harmonogramowymi godzinami pracy, powinien on najpierw zwrócić na to uwagę swojemu przełożonemu/pracodawcy. A dopiero w sytuacji, gdyby to byłoby niemożliwe, powinien zadania te realizować poza swymi godzinami pracy, mimo nieuzyskania wyraźnego polecenia w tym zakresie, o czym powinien poinformować przełożonego niezwłocznie po ustaniu wcześniejszych przeszkód komunikacyjnych.

Jak bowiem stwierdził Sąd Najwyższy, pracownik, któremu przełożony nie zlecił świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych i który nie może swych obowiązków pracowniczych wykonać w normalnym czasie pracy, powinien zawiadomić o tym kierownictwo zakładu pracy i w miarę możności uprzedzić je o wykonywaniu koniecznej zdaniem pracownika – pracy w godzinach nadliczbowych. Zaniedbanie tych czynności lub opóźnienia w tym zakresie niweczą organizacyjno-prewencyjną funkcję przepisów regulujących zasady pracy nadliczbowej, gdyż utrudniają a nawet nieraz uniemożliwiają należyte zorganizowanie zatrudnienia oraz bieżącą ewidencję „przepracowanych godzin nadliczbowych”.

Uchybienia w omawianym zakresie nie mogą być źródłem korzyści dla opieszałych pracowników i ich pretensje o wynagrodzenie za pracę rzekomo wykonaną w godzinach nadliczbowych w tak odległym czasie, że nie można już ustalić jej zakresu – w zależności od całokształtu okoliczności danej sprawy mogą być uznane nie tylko za sprzeczne z wyżej wskazaną powinnością współdziałania z kierownictwem zakładu pracy, lecz także za nieudowodnione w świetle art. 6 k.c. Z mocy bowiem tego przepisu ciężar udowodnienia zatrudnienia w godzinach nadliczbowych spoczywa na pracowniku – żądającym wynagrodzenia za taką pracę¹². 

1. Normy czasu pracy, co do zasady, określają ustawy. Najpowszechniej w praktyce występującymi normami są te, które wyznacza art. 129 § 1 k.p., czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
   Normy czasu pracy dla pracowników niepełnosprawnych określa art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2023 r., poz. 100). W zależności od posiadanego przez pracownika stopnia niepełnosprawności są to odpowiednio następujące normy czasu pracy: 8 godzin na dobę i 40 w tygodniu (lekki stopień niepełnosprawności) oraz 7 godzin na dobę i 35 w tygodniu (umiarkowany lub znaczny stopień niepełnosprawności).
   Normy czasu pracy dla pracowników zatrudnionych w podmiocie leczniczym określa art. 93 ust. 1 ustawy z 15.04.2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2022 r., poz. 633), zgodnie z którym czas pracy tej grupy zawodowej (z uwzględnieniem wyjątków w ustawie przewidzianych) w przyjętym okresie rozliczeniowym nie może przekraczać 7 godzin 35 minut na dobę i przeciętnie 37 godzin 55 minut na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
2. Z pracą nadliczbową będącą następstwem przekroczenia przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy będziemy mieli do czynienia w przypadku pracowników zatrudnionych w systemach czasu pracy przewidujących możliwość planowania pracy w wymiarze dobowym wyższym niż 8 godzin, np. system równoważnego czasu pracy (art. 135–137 k.p.), system pracy w ruchu ciągłym (art. 138 k.p.), system skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), system pracy weekendowej (art. 144 k.p.). Tego typu praca nadliczbowa powstanie w tych przypadkach, gdy pracownik będzie świadczył pracę ponad przewidziany w tzw. grafiku wymiar przekraczający 8 godzinę, np. zgodnie z grafikiem pracownik miał świadczyć pracę w wymiarze 9 godzin, jednak w na polecenie przełożonego został dłużej w pracy. W tej sytuacji praca ponad określoną w grafiku 9 godzinę będzie oznaczała pracę nadliczbową (por. wyrok Sądu Najwyższego z 10.03.2005 r., II PK 241/04).
3. Wyrok Sądu Najwyższego z 5.02.1976 r., I PRN 58/75, OSNCP 1976/10/223.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z 14.05.1998 r., I PKN 122/98, OSNP 1999/10/343.
5. Wyrok Sądu Najwyższego z 3.10.1978 r., I PRN 91/78, Legalis nr 21101.
6. Wyrok Sądu Najwyższego z 7.02.2001 r., I PKN 244/00, OSNP 2002/21/520.
7. Por. wyrok Sądu Najwyższego z 26.05.2000 r., I PKN 667/99, OSNAPiUS 2001/22/662.
8. Por. wyrok Sądu Najwyższego z 22.08.2019 r., I PK 96/18, OSP 2020/7-8/65.
9. Wyrok Sądu Najwyższego z 23.01.1998 r., I PKN 239/97, OSNP 1999/1/7.
10. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU z 2018 r., poz. 2369).
11. Wyrok Sądu Najwyższego z 10.11.2009 r., III PK 51/09, OSNP 2011/11-12/150.
12. Wyrok Sądu Najwyższego z 20.09.1973 r., II PR 246/73, NP 1974/9/1209.

tekst:

Piotr Wąż
doktor nauk prawnych specjalizujący się w problematyce prawa pracy, prawa spółek i prawa koncernowego

Artykuł z miesięcznika ATEST – Ochrona Pracy nr 6/2023
http://www.atest.com.pl