Urlop bezpłatny tylko w razie braku urlopu wypoczynkowego?

Czy pracodawca może skierować pracownika w pierwszej kolejności na urlop wypoczynkowy, zanim zgodzi się na urlop bezpłatny?

Pytanie od czytelnika: 

W przedsiębiorstwie, w którym jestem zatrudniony pracodawca stosuje zasadę nieudzielania urlopu bezpłatnego pracownikom, którzy posiadają jeszcze urlop wypoczynkowy. A zatem, najpierw należy wykorzystać całoroczną pulę urlopu wypoczynkowego, żeby ewentualnie móc zawnioskować o urlop bezpłatny.

Zwróciłem pracodawcy uwagę, że zasada ta nie znajduje oparcia w art. 174 kodeksu pracy (dalej: KP), który o tego typu zależności nic nie wspomina. Jednak pracodawca obstaje przy swoim.

Tymczasem zgodnie z zasadą uprzywilejowania pracownika, przepisy zakładowe nie mogą być mniej korzystne dla pracownika od przepisów kodeksowych. Czy zatem postępowanie pracodawcy jest zgodne z przepisami kodeksowymi?

Urlop bezpłatny, o którym mowa w art. 174 KP jest instytucją prawa pracy ustanowioną w interesie pracownika. Stanowi on uprawnienie, z którego pracownicy najczęściej korzystają w celu realizacji spraw rodzinnych, naukowych lub zawodowych (np. opieka nad członkiem rodziny, podnoszenie kwalifikacji zawodowych, zarobkowy wyjazd za granicę itp.). Stąd też z inicjatywą jego udzielenia występuje pracownik, wyrażając swą wolę w treści odpowiedniego wniosku złożonego pracodawcy. Pracownik powinien we wniosku wskazać termin rozpoczęcia urlopu oraz czas jego trwania. Nie ma obowiązku uzasadniania wniosku.

Decyzja pracownika w zakresie złożenia wniosku urlopowego powinna stanowić przejaw jego autonomicznej woli. Nie może on być zmuszany do zawnioskowania omawianego urlopu przez przełożonych. Tym samym, niezgodne z prawem są nierzadko występujące w praktyce przypadki wymuszania na pracownikach złożenia wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego np. na czas trwania przestoju. Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego złożony przez pracownika pod presją ze strony pracodawcy czy przełożonego jest oświadczeniem dotkniętym wadą, od którego pracownik może się uchylić w terminie i na zasadach określonych w art. 82 i nast. KC w zw. z art. 300 KP (zob. m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 15.10.1996 r., III AUa 34/96, OSAŁ 1996/4/85).

Nie tylko pracownik nie może zostać zmuszony do złożenia wniosku o urlop bezpłatny, ale również pracodawca, poza wyjątkami określonymi w szczególnych przepisach (np. art. 74 KP; art. 205 § 4 KP; art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 854)) nie jest zobowiązany do udzielenia urlopu bezpłatnego. A zatem, wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego na podstawie art. 174 KP nie ma dla pracodawcy charakteru wiążącego. Dlatego też ostateczna decyzja w przedmiocie: czy urlop ten zostanie w ogóle udzielony, od jakiej daty się rozpocznie, jak również czy zostanie udzielony w zawnioskowanym przez pracownika wymiarze – należy wyłącznie do pracodawcy. Akceptacja złożonego przez pracownika wniosku uwarunkowana będzie w głównej mierze możliwościami organizacyjnymi związanymi z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy zakładu. Jeżeli odmawiając akceptacji złożonego przez pracownika wniosku pracodawca jednocześnie nie kierował się przesłanką, która mogłaby dyskryminować wnioskodawcę to nie sposób zarzucić pracodawcy, że działał z naruszeniem przepisów prawa.

W praktyce dość często spotykane są sytuacje, gdy pracodawca warunkuje zgodę na udzielenie urlopu bezpłatnego od uprzedniego wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Również i tego rodzaju działania nie sposób uznać jako niezgodnego z przepisami. Jeżeli bowiem pracodawca uprawniony jest to odrzucenia wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego, to tym bardziej uprawniony jest do jego udzielenia pod określonym warunkiem (argument a maiori ad minus).

Przywołana w zapytaniu zasada uprzywilejowania pracownika przejawia się w zakazie wprowadzania w ramach zakładowych przepisów prawa pracy postanowień mniej korzystnych dla pracownika od postanowień wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących, np. z kodeksu pracy, innych ustaw czy rozporządzeń (zob. art. 9 § 2 KP, art.18 § 2 KP). W stanie faktycznym przedstawionym w zapytaniu nie sposób mówić o naruszeniu przedmiotowej zasady, gdyż właśnie sam przepis kodeksowy, tj. art. 174 KP stanowi, że decyzja w sprawie udzielenia urlopu bezpłatnego należy do pracodawcy. Opisany w zapytaniu pracodawca nie wprowadza zakładowych przepisów, które mogłyby zostać uznane za mniej korzystne od regulacji zawartej w art. 174 KP, jedynie stawia warunek, od którego spełnienia uzależnia wyrażenie zgody na udzielenie urlopu bezpłatnego.

Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego powinien zostać złożony w formie pisemnej. Pracodawca przechowuje go w części B akt osobowych danego pracownika (§ 3 pkt. 2q rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ze zm.)). Choć przepisy tego jednoznacznie nie rozstrzygają, zasadnym wydaje się przechowywanie w dokumentacji pracowniczej również wniosków o udzielenie urlopu bezpłatnego rozpatrzonych negatywnie wraz z odpowiedzią pracodawcy (przełożonego).