Wchodzą w życie tzw. E-akta

Wchodzą w życie tzw. E-akta

Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej - to rozwiązania w ramach tzw. E-akta.

Nowela niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, czyli tzw. E-akta to część pakietu #100ZmianDlaFirm.

Według ministerstwa przedsiębiorczości i technologii E–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników. Od Nowego Roku pracodawcy, tak, jak przedsiębiorcy w innych europejskich krajach, mogą bowiem przekazać w postaci elektronicznej dane ważne dla ubezpieczonych do ZUS. "To oszczędzi czas pracownikom, gdy będą składać wnioski o emeryturę czy rentę; pracownicy nie będą też musieli gromadzić papierowych dokumentów, gdyż dane niezbędne do przyznania świadczeń będą zgromadzone w ZUS" - tłumaczy MPiT.

Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, ponieważ ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości.

Możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia danego pracownika.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. "Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego" - wyjaśnia MPiT. Dzięki temu, jak tłumaczy resort, pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracodawca będzie mógł też skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. "Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników" - podkreśla MPiT. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

Natomiast dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.

Wraz z wejściem w życie E-akta pracodawca może też przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (dotąd trzeba było przechowywać dokumenty na papierze). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.

Według szacunków MPiT dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą spaść nawet o ok. 200 tys. zł rocznie, biorąc pod uwagę redukcję kosztów pracy, papieru, druku, transportu, przechowywania czy specjalistycznego wyposażenia np. szaf pancernych.

Ustawa wprowadza też jako zasadę wypłatę pensji na konto pracownika; żeby dostać wypłatę w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć stosowny wniosek. 

Skomentuj