Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Kiedy pracownikowi należy się ekwiwalent za pranie odzieży roboczej? Ile taki ekwiwalent powinien wynosić? Czy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie wlicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe?

Obowiązek wypłacania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej

Do obowiązków pracodawcy należy dostarczenie pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, które spełniają wymagania określone w Polskich Normach:

  • jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
  • ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Według kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze muszą mieć właściwości ochronne i użytkowe, a pracodawca powinien zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Rolą pracodawcy jest zapewnienie, aby środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, które w wyniku stosowania w procesie pracy uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi, były przechowywane wyłącznie w miejscu przez niego wyznaczonym – powierzanie pracownikowi prania, konserwacji, odpylania i odkażania tych przedmiotów jest niedopuszczalne.

Wysokość ekwiwalentu

Jak czytamy w decyzji ZUS DI/100000/43/57/2014:

(…) poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikowi środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie odzieży roboczej musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego, a więc odpowiadać rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem tej odzieży. (…) Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej oraz odzieży prywatnej wykorzystywanej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego i nie zmienia tego okoliczność ustalenia jego w różnej wysokości w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez danego pracownika jako pracownika fizycznego, bądź pracownika umysłowego.

Dokumentowanie poniesionych przez pracowników kosztów prania odzieży roboczej

Jak czytamy w Wyroku Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 18 stycznia 2018 r. sygn. akt VII U 2453/17:

Należy również podkreślić, że ustawodawca nie przewiduje obowiązków związanych z dokumentowaniem poniesionych przez pracowników kosztów prania odzieży roboczej (cytowany wyżej wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 12 marca 2015 r. III AUa 533/14). Dokonywanie takich obliczeń byłoby pracochłonne i trudne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Po stronie pracodawcy powstałby obowiązek zbierania tego typu informacji i zarządzania nimi, co wymagałoby dodatkowej pracy, a pracownicy, którzy nie zdecydowaliby się na korzystanie z pralni, musieliby przedstawiać szczegółowe wyliczenia uwzględniające koszty środków piorących, cen energii, wody, itp. W efekcie powstałoby duże prawdopodobieństwo, że koszt rejestracji tych danych przez pracodawcę mógłby przekraczać wartość otrzymywanych świadczeń.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie wlicza się do podstawy wymiaru składek

Według § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:

Podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego (…).

 Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.)
  2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. 2017 poz. 1949)
  3. Wyrok Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 18 stycznia 2018 r. sygn. akt VII U 2453/17
  4. Decyzja ZUS nr 62 z 3 marca 2014 DI/100000/43/57/2014

Skomentuj