Akta osobowe pracownika 2019

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z 4 części. Jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych? Jak przechowywać te dokumenty po zmianach?

1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy dotyczące skrócenia przechowywania akt pracowniczych (ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Dodatkowo Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w celu dostosowania się do nowych przepisów opublikowało rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Od nowego roku akta osobowe pracownika składają się z 4 części (wcześniej 3 części). Nowy układ akt osobowych składa się z części A, części B, części C i części D.

Część A akt osobowych pracownika

W tej części powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie – np. imię i nazwisko, miejsce zamieszania (adres do korespondencji), przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Oprócz tego w części A powinny być przechowywane skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Część B akt osobowych pracownika 

W części B powinno gromadzić się i przechowywać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika m.in..:

  • umowę o pracę;
  • umowę o zakazie konkurencji;
  • zakres czynności (zakres obowiązków) pracownika;
  • dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
  • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy;
  • potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudniania, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu oraz o ryzku zawodowym;
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
  • dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp;
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego;
  • wniosek o poinformowanie okręgowego inspektora pracy o zatrudnieniu pracowników w nocy;
  • dokumenty związane z wykonywaniem pracy w formie telepracy.

Część C akt osobowych pracownika

W tej części mają znaleźć się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

  • oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;
  • wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
  • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
  • kopię wydanego świadectwa pracy;
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
  • umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Część D akt osobowych pracownika

Część ta służy gromadzeniu i przechowywaniu odpisów zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z przenoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Sposób przechowywania akt osobowych pracownika

Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić oddzielne akta osobowe. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Przed każdą z części akt osobowych należy zamieścić wykaz oświadczeń i dokumentów, które się w niej znajdują. Dotyczy to zarówno akt osobowych prowadzonych w postaci papierowej jak również elektronicznej.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci  papierowej, odpisy lub kopie składanych dokumentów poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Oryginały dokumentów przekłada się pracodawcy do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

W aktach osobowych można przechowywać oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządza, np. egzemplarz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy o zakazie konkurencji.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. ewidencję czasu pracy),
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Pracodawca prowadzi także m.in. rejestry:

  • podejrzeń o choroby zawodowe,
  • chorób zawodowych,
  • wypadków przy pracy.

W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującego tego pracownika.

 

Ważne!

Przepisy opisane powyżej stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.

 

Więcej na temat dokumentacji pracowniczej i nie tylko dowiesz się na szkoleniu doskonalącym. Sprawdź ofertę. 

 

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.),
  2. Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).

Skomentuj