Czy można odmówić pracownikowi urlopu na żądanie?

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 28 października 2009 r., II PK 123/09 SN orzekł:

Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.

Począwszy od 1.01.2003 r. pełny należny pracownikowi wymiar urlopu wypoczynkowego za dany rok kalendarzowy można podzielić na dwie części:

  • urlop podstawowy (tzw. zasadniczy, przysługujący z mocy przepisów K.p. lub ustawy szczególnej, a także dodatkowy, przysługujący na podstawie przepisów szczególnych czy układu zbiorowego pracy),
  • urlop na żądanie.

Urlop podstawowy będzie planowany na ogólnych zasadach przewidzianych w art. 163, bez względu na to czy mamy do czynienia z urlopem zasadniczym czy dodatkowym. Zasadom tym nie podlega natomiast urlop na żądanie. Celem urlopu na żądanie jest umożliwienie pracownikowi wykorzystania 4 dni wolnych od pracy w każdym roku kalendarzowym w terminie wybranym przez pracownika. Oznacza to, że ustawodawca dał pracownikowi pełne prawo decydowania o wykorzystaniu tych 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym, a jedynym warunkiem poprawności skorzystania z tej instytucji jest powiadomienie o tym fakcie pracodawcy najpóźniej w dniu korzystania z urlopu. Nie jest tutaj zastrzeżona forma powiadomienia, toteż może to być forma ustna, jak i pisemna. Jeżeli w regulaminie pracy nie zostanie zastrzeżony szczególny sposób zawiadomienia, wówczas pracownik może nawet w ostateczności przesłać w tej sprawie pismo do pracodawcy i w tej sytuacji o zachowaniu terminu decyduje data stempla pocztowego. Należałoby radzić pracownikom, aby stosowali formę pisemną powiadomienia, gdyż ona jest dla nich bezpieczniejsza na wypadek sporu w zakresie uprawnień do korzystania z urlopu cząstkowego. Urlop na żądanie może być wykorzystany w 4 ratach po jednym dniu albo łącznie 2, 3 lub 4 dni. O sposobie skorzystania z tego urlopu decyduje wyłącznie pracownik (por. T. M. Nycz „Cel i pojęcie urlopu na żądanie”, PP).

Wyjaśnienie pojęcia dnia urlopu ma bardzo istotne znaczenie dla celów urlopu na żądanie. W przypadku przeliczenia wymiaru urlopu na godziny, jak już wcześniej zaznaczyłem, nie ma potrzeby powrotu do obliczeń dni urlopu, ponieważ taki zabieg niczemu nie służy, a może łatwo wprowadzić w błąd. W szczególności chodzi o to czy urlop na żądanie, do którego w skali roku kalendarzowego pracownik ma prawo np. 4 razy po jednym dniu, sprowadza się do urlopu przeliczeniowego godzinowo, czy też chodzi tutaj o dzień wolny od pracy, bez względu na to, ile godzin pracownik w danym dniu pracuje?
Skłaniam się do poglądu, że urlop na żądanie, w sensie prawa żądania go 4 razy w roku kalendarzowym, oznacza udzielenie dnia wolnego od pracy bez względu na wymiar czasu pracy w tym dniu. Oczywiście, w rozliczeniu wymiaru urlopu ten rozmiar czasowy trzeba uwzględnić, natomiast nie miałby on znaczenia w zakresie prawa żądania 4 razy wolnego od pracy konkretnie wskazanego przez pracownika dnia, bez względu na to, czy w danym dniu pracownik ma pracować zgodnie z harmonogramem 1 godzinę czy nawet 24 godziny. W konsekwencji, pracownik zatrudniony po 24 godziny mógłby wskazać jako wolne 4 takie dni, podczas gdy zatrudniony po 8 godzin także 4 takie dni, a zatrudniony po 4 godziny też 4 dni swojej pracy itd. W rozliczeniu urlopowym skutki odliczeń godzin pracy od należnego wymiaru godzinowego urlopu oczywiście byłyby zupełnie inne dla każdego z tych pracowników, ponieważ każdemu pracownikowi należałoby odliczyć od ogólnego godzinowego wymiaru urlopu tyle godzin, ile miał pracować w dniu urlopu na żądanie.
Przy takiej wykładni, urlop na żądanie zachowuje swoją odrębność pojęciową oraz funkcjonalną i nie mamy do czynienia z praktycznie komplikującymi problemami zażądania i rozliczania np. ¼ dnia urlopu na żądanie. Dopuszczając do stosowania części ułamkowych urlopu na żądanie, doprowadzilibyśmy w praktyce do absurdalnych sytuacji. Przykładowo, w razie zatrudnienia pracownika na 1/8 etatu, po 1 godzinie dziennie, którego roczny urlop wynosi 4 dni, a przeliczeniowy godzinowo 32 godziny, okazałoby się, że ten pracownik miałby prawo wykorzystać w całości ten urlop na żądanie, czyli 32 razy korzystać z tego uprawnienia, bo w istocie są to tylko 4 dni urlopu liczone po 8 godzin.
Ratio legis urlopu na żądanie, zasadniczo nie spełnia podstawowej funkcji prawa do wypoczynku. Z tego powodu dopuszczalne jest odrębne traktowanie tej instytucji w sposób oderwany od rzeczywistej liczby godzin pracy, jakie w danym dniu urlopu na żądanie pracownik miałby przepracować. W skrajnym przypadku zatrudnienia po 24 godziny na dobę pracownik mógłby wykorzystać 4 takie dni, co daje w sumie 24 x 4 = 96 godzin. Moim zdaniem, nie należy się obawiać takiej dyferencjacji uprawnień pracowniczych, ponieważ jest mało prawdopodobne, aby pracownicy zatrudnieni w charakterze ochrony osób i mienia, posiadający wiele dni wolnych od pracy w sensie godzinowo przeliczeniowym, nagminnie ten urlop wykorzystywali. Trzeba pamiętać, że 1 dzień takiego urlopu na żądanie powoduje odliczenie z ogólnego podstawowego wymiaru urlopu trzech dni. Niezależnie od tego, przesłanką uzasadniającą dyferencjację jest intensywność czasowa ich pracy, która może uzasadniać korzystniejsze potraktowanie. Wreszcie wypada dodać, że urlop na żądanie, z punktu widzenia jego przeznaczenia de facto niewiele się różni od zwolnienia okolicznościowego, o którym mowa w art. 188 K.p. W świetle art. 188 K.p. nie ma żadnych wątpliwości co do tego, że pracownik ma pełne prawo zażądać zwolnienia od pracy w dniu, w którym ma być zatrudniony 24 godziny, jeżeli pracuje w takim systemie czasu pracy i to jednorazowe zwolnienie będzie traktowane jako 1 dzień zwolnienia. Nic więc nie leży na przeszkodzie, aby tak samo traktować urlop na żądanie, co przy okazji zlikwiduje absurdalne przypadki udzielania ułamkowego urlopu na żądanie (por. T. M. Nycz „Zasady obliczania urlopu na żądanie”, PP).
Istotą urlopu na żądanie, jak wynika z projektu nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzającego art. 1672 (por. projekt ustawy z dnia 26.07.2002 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw, Dz. U. Nr 135, poz. 1146), było niewątpliwie zagwarantowanie pracownikom możliwości skutecznego skorzystania z 4 dni wolnych od pracy w roku kalendarzowym dla dowolnych, bliżej niesprecyzowanych potrzeb, chociaż ustawodawca zmierzał do tego, aby pracownik mógł załatwić swoje osobiste sprawy. Ten cel urlopu na żądanie, przejawiony w projekcie nowelizacji kodeksu, nie wywołuje jednak żadnych skutków prawnych. W szczególności, nawet przyjmując, że taki był cel wprowadzenia omawianej instytucji, urlop na żądanie nie przestaje być urlopem wypoczynkowym, co jest rzeczą oczywistą i bezdyskusyjną. A. Sobczyk opierając się na przeznaczeniu urlopu na żądanie, służącemu wypoczynkowi pracownika, podnosi, że można odmówić wnioskowi pracownika, który zmierza do wykorzystania zwolnienia (urlopu na żądanie) w innym celu. Dalej ten autor dodaje, że zdefiniowanie przeznaczenia urlopu na żądanie powinno być przedmiotem zmian w Kodeksie pracy (por. A. Sobczyk „Urlop na żądanie”, PiZS 2004/7/12 i nast.). Moim zdaniem, twierdzenia te nie mają z praktycznego punktu widzenia żadnego znaczenia z niżej wskazanych powodów:

  • Cel czy przeznaczenie urlopu na żądanie nie wywołuje i nie może wywoływać skutków prawnych, ponieważ nie jest to warunek skorzystania z urlopu, gdyż pracownik, zgodnie z art. 1672 K.p., nie ma obowiązku wyjaśniania przyczyn żądania urlopu.
  • Przeznaczenie urlopu wypoczynkowego podstawowego na inny cel niż wypoczynek nie powoduje żadnych skutków prawnych, ponieważ Kodeks pracy (podobnie poprzednia ustawa urlopowa z 1969 r.) zrezygnował z obostrzeń związanych z przeznaczeniem prawa do wypoczynku na inny cel.

W świetle powyższych założeń, nie istnieje potrzeba odmiennego definiowania urlopu na żądanie, jak również opieranie konsekwencji prawnych na przesłance celowości urlopu na żądanie. Zarówno urlop podstawowy, jak i urlop na żądanie mają charakter normatywnie wypoczynkowy, ale na co w rzeczywistości będą przeznaczone, to zależy wyłącznie od pracownika i stosującym prawo nic do tego. Koncepcja nowelizacji w kierunku celowościowego wykorzystywania urlopu jest też nonsensowna z praktyczno-kontrolnego punktu widzenia. Nie ma bowiem mechanizmów sprawdzających, wedle których w demokratycznym państwie prawa można sprawdzić, w jakim celu pracownik wykorzystuje przysługujący mu urlop wypoczynkowy.

Pojęcie dnia urlopu wypoczynkowego, w tym urlopu na żądanie, ma relatywny charakter uzależniony od systemu czasu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony. Dla pracownika pracującego w podstawowym systemie czasu pracy dzień urlopu będzie pojmowany kalendarzowo, a dla pracownika zatrudnionego w równoważnych normach czasu pracy będzie to dzień odpowiadający dobie pracowniczej. Przyjmując tę tezę wykładniową jako słuszną, trzeba jednak odpowiedzieć na pytanie, jak należy rozumieć relację dnia urlopu wypoczynkowego do dnia ochrony pracownika przed wypowiedzeniem, np. w rozumieniu art. 41 K.p.? Ustosunkowując się do mojego poglądu, zgodnie z którym w takim przypadku (np. w razie zatrudnienia od 2200 we środę do 600 we czwartek), zakaz wypowiedzenia dotyczyłby kalendarzowej środy i czwartku, A. Sobczyk najpierw stwierdza, że z tak kategoryczną formą nie może się zgodzić, a następnie neguje ten pogląd, nie przedstawiając niestety własnego (por. A. Sobczyk „Urlop na żądanie” PiZS 2004/7/13). Zagadnienie to ma istotne znaczenie, ponieważ okresy ochronne, jak się wydaje, muszą być liczone tylko w dniach kalendarzowych. Wynika to z tego powodu, że całość wymagań i skutków prawnych związanych z oświadczeniem woli regulowana jest, przez art. 300 K.p., przepisami Kodeksu cywilnego, który to kodeks jako istotny element przyjmuje dzień złożenia oświatczenia woli. Zgodnie z art. 110 do 116 K.c., w których podstawową jednostką, wedle której oblicza się terminy, jest dzień bądź okresy od niego dłuższe – dzień pojmowany jest kalendarzowo, to znaczy astronomicznie od godziny 000 do 2400. W konsekwencji, z systemowego punktu widzenia, okres ochronny przed wypowiedzeniem musi także być pojmowany w dniach kalendarzowych. We wskazanym wyżej przykładzie przyjąłem, że pracownik będzie podlegał ochronie przed wypowiedzeniem we środę i we czwartek, kierując się następującymi przesłankami: Ochrona przed wypowiedzeniem, obejmująca tylko środę lub tylko czwartek (pojmowane kalendarzowo) odpada, gdyż w obu tych dniach kalendarzowych występuje urlop wypoczynkowy. Ochrona przed wypowiedzeniem musi być precyzowana w dniach kalendarzowych, a nie w inny sposób, ze względu na potrzebę spójności z przepisami Kodeksu cywilnego, znajdującego zastosowanie do oświadczeń woli przez art. 300 K.p. Rozkład czasu pracy pracownika należy zasadniczo do funkcji organizatorskiej pracodawcy, wobec tego zarówno zasada ryzyka podmiotu zatrudniającego, jak i względy słuszności nie stoją na przeszkodzie temu, aby ochrona obejmowała w tym przypadku dwa dni, a nie jeden, gdyż o rodzaju rozkładu czasu pracy decyduje pracodawca, toteż w konsekwencji musi ponosić skutki rozszerzonych z tego powodu uprawnień pracownika. Przerzucanie części takich skutków na pracownika byłoby ewidentnie sprzeczne z zasadą ryzyka podmiotu zatrudniającego.
A. Sobczyk posługuje się pojęciem ostatecznego terminu do złożenia wniosku urlopowego. W swoich rozważaniach podnosi, że ustawodawca nie powinien się posługiwać w przypadku urlopu na żądanie pojęciem „żądanie”, lecz, zdaniem tego autora, lepszym zwrotem byłby „wniosek” (por. A. Sobczyk op. cit. s. 19 przypis 7). Uwaga ta, moim zdaniem, jest nieuprawniona. Przede wszystkim dlatego, że słowo „wniosek” ma inne znaczenie niż słowo „żądanie”. Wniosek oznacza: petycję, postulat, prośbę, podanie itp. W konsekwencji podmiot, do którego skierowano wniosek, może zachować się względem wnioskodawcy w różny sposób. Słowo „żądanie” oznacza natomiast czynność wywodzącą się z prawa podmiotowego. Wywodzić można stąd, że dany podmiot jest w prawie skutecznie domagać się czegoś (por. internetowy słownik języka polskiego http://sjp.pwn.pl). Z tych względów postulowanie zamiany np. urlopu na żądanie na urlop na wniosek pracownika w istocie doprowadziłoby do zmiany omawianej instytucji i. jak sądzę, bałaganu terminologicznego i wykładniowego. Warto także zwrócić uwagę, że udzielanie urlopu wypoczynkowego podstawowego łączy się z instytucją wniosku pracownika, gdyż stanowi o tym wyraźnie art. 162 K.p. Jak wiadomo, pracodawca nie jest zobowiązany takiego wniosku uwzględnić, w przeciwieństwie do żądania, o którym mowa w art. 1672 K.p. Zamiana terminologiczna nie jest więc zasadna. W pozostałym zakresie podzielam pogląd A. Sobczyka o tym, że pracownik powinien złożyć żądanie urlopu zasadniczo przed godziną rozpoczęcia pracy, a najpóźniejszy termin żądania przypadający na godzinę 2400 dnia rozpoczęcia urlopu może dotyczyć tylko szczególnych sytuacji. Taką wykładnię uzasadnia użycie przez ustawodawcę w art. 1672 K.p. zdanie drugie słowa „najpóźniej”.

Z uwagi na to, że w strukturze pojęcia urlopu wypoczynkowego ustawodawca dokonał podziału na urlop podstawowy i na żądanie istnieje konieczność rozstrzygnięcia zakresu uprawnień pracownika w przypadku zatrudnienia w danym roku kalendarzowym u kilku pracodawców. Art. 1673 dokonuje właśnie uporządkowania tego problemu. Otóż wynika z niego, że prawo do urlopu na żądanie ma charakter uprawnienia pracowniczego, które może być wykorzystywane w każdym roku kalendarzowym w sposób dowolnie zaplanowany przez pracownika, ale zmiana pracodawcy nie zmienia zakresu uprawnień pracownika. Oznacza to, że owo uprawnienie do 4 dni urlopu w razie np. zatrudnienia w danym roku kalendarzowym u dwóch lub więcej pracodawców nie może być wydłużone. Toteż 4 dni urlopu mogą być wykorzystane łącznie u wszystkich pracodawców zatrudniających pracownika po kolei w danym roku kalendarzowym. Oznacza to, że jeżeli pracownik jest równolegle zatrudniony u dwóch pracodawców, to jego prawo do urlopu na żądanie dotyczy każdego z tych pracodawców odrębnie, czyli w razie 2 pracodawców, od każdego pracownik ma prawo domagać się udzielenia 4 dni urlopu na żądanie.
 Zgodnie z § 1 ust. 1 pkt 2 i 3 rozporządzenia z dnia 15.05.1996 r. w sprawie świadectw pracy…, Dz. U. Nr 60, poz. 282, z późn. zm., w świadectwie pracy należy m.in. zamieścić informację na temat liczby dni wykorzystanego przez pracownika urlopu, w tym urlopu na żądanie. Z takiego zapisu wynika, że w treści świadectwa pracy winien się znaleźć zapis na temat wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego podstawowego, a także na żądanie, przy czym informacja w świadectwie pracy powinna mieć zarówno charakter pozytywny, mówiący o wykorzystaniu np. 2 dni urlopu na żądanie, jak icharakter negatywny, to znaczy mówiąca o tym, że pracownik z urlopu na żądanie nie korzystał. W załączniku do cyt. rozporządzenia określającym wzór świadectwa pracy, przytoczono pouczenie, zgodnie z którym w świadectwie należy odrębnie podawać liczbę dni urlopu i odrębnie liczbę godzin urlopu, co ma dotyczyć zarówno urlopu podstawowego, jak i urlopu na żądanie. Moim zdaniem, w sytuacji celowościowego przeliczenia dni urlopu na godziny w przypadku urlopu podstawowego nie należy już podawać dni urlopu, ale tylko godziny. Odmiennie rzecz wygląda, gdy chodzi o urlop na żądanie, gdyż tutaj należałoby wykazywać tylko dni urlopu.
Urlop na żądanie niewykorzystany u danego pracodawcy w danym roku kalendarzowym przechodzi jako urlop zaległy na żądanie na następny rok. Dotyczy to także przypadku nawiązania z pracownikiem przez danego pracodawcę kolejnej umowy o pracę w danym roku kalendarzowym, gdyż wówczas do urlopu na żądanie będzie miał odpowiednie zastosowanie art. 171 § 3 K.p. Zgodnie tym przepisem strony stosunku pracy mogą postanowić, że wykorzystanie urlopu wypoczynkowego nastąpi w okresie kolejnej umowy czasowej. Oznacza to, że pracownik zatrudniony u danego pracodawcy zachowa prawo do wykorzystania urlopu na żądanie, do którego prawo nabył w czasie trwania poprzedniej czy poprzednich umów o pracę zawartych z tym samym pracodawcą.

Skomentuj