Zaświadczenie o ukończeniu okresowego szkolenia BHP w aktach osobowych pracownika

Czy zaświadczenie ze szkolenia okresowego bhp należy załączyć do akt osobowych w oryginale?

Pytanie od czytelnika:

Niedawno Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadziła w naszym przedsiębiorstwie kontrolę warunków pracy. Po jej zakończeniu inspektor pracy skierował do nas wystąpienie, w którego treści znalazło się m.in. zalecenie, z którym nie do końca się zgadzam.

Chodzi mianowicie o kwestię przechowywania w aktach osobowych zaświadczenia potwierdzającego odbycie szkolenia BHP. Szkolenia naszych pracowników (zarówno wstępne, jak i okresowe) przeprowadzany samodzielnie, zapewniając odpowiednich wykładowców. Jako organizator szkolenia, wystawiamy dwa egzemplarze zaświadczenia potwierdzającego fakt odbycia szkolenia. Jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, a drugi wkładamy do jego akt osobowych.

Inspektor pracy zalecił nam, abyśmy nie przechowywali tego dokumentu w oryginale, a wyłącznie w postaci kopii lub odpisu. W uzasadnieniu wystąpienia powołał się na § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej i wskazał, że jako organizator szkolenia powinniśmy wystawić tylko jeden egzemplarz omawianego zaświadczenia, wykonać z niego kopię i umieścić w aktach osobowych pracownika, zaś oryginał wydać pracownikowi.

Czy rzeczywiście jako wystawca omawianego dokumentu nie jesteśmy uprawnieni do posiadania jego oryginału? Wzór tego dokumentu jest zapisany w postaci elektronicznej w naszym programie, przy pomocy którego generujemy różnego rodzaju formularze i inne dokumenty używane przez dział kadr. W razie potrzeby, w każdej chwili możemy wystawić dowolną ilość egzemplarzy tego typu dokumentów. Czy jeden ze stworzonych w ten sposób egzemplarzy nie może pełnić roli kopii zaświadczenia potwierdzającego fakt ukończenia szkolenia okresowego BHP, po opatrzeniu go wzmianką np. „kopia”?

Zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) – dalej: „DokPracR”, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.