Wszystko o RODO podczas rekrutacji pracowników

Przygotowując się do rekrutacji, pracodawca powinien dokładnie przeanalizować, jakie dane będzie mógł pozyskać od kandydata do pracy, aby na ich podstawie była możliwa ocena, czy dana osoba spełnia kryteria niezbędne do objęcia stanowiska, o które się ubiega.

Pracodawca musi pamiętać, że proces rekrutacyjny będzie wiązał się z pozyskiwaniem przez niego danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych. Warto podkreślić, że pracodawca nie może żądać od kandydata danych nadmiarowych, które nie są potrzebne do przeprowadzenia rekrutacji. Ponadto dane osobowe nie mogą być zbierane na zapas, tj. bez wykazania przez administratora zgodnego z prawem celu ich pozyskania i niezbędności do realizacji tego celu.

Jakie dane może pozyskać pracodawca na etapie rekrutacji?

Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • datę urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Co więcej, pracodawca może wymagać podania wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Katalog danych, które mogą być przetwarzane w procesie rekrutacji przez pracodawcę jest zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może przetwarzać danych, które wykraczają poza ten zakres bez zgody pracownika.

Na jakie przetwarzanie danych kandydat może wyrazić zgodę?

Należy podkreślić, że do przetwarzania wyżej wymienionych danych nie jest potrzebna zgoda. Dotychczasowa praktyka zamieszczenia w liście motywacyjnym CV zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych nie jest właściwa. Zgoda, a w szczególności wyraźna zgoda na przetwarzanie wybranych danych, może być niezbędna jedynie w określonych sytuacjach. Na przykład, kandydat może zgodzić się na przetwarzanie jego danych na potrzeby przyszłych rekrutacji przez wskazany czas.

Należy też pamiętać, że złożenie przez kandydata do pracy tzw. referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Potencjalny pracodawca nie może tym samym zwrócić się do poprzedniego pracodawcy o informację, jakie zadania realizował kandydat u tego podmiotu oraz jaką ma opinię o kandydacie do pracy. Podczas procesu rekrutacyjnego źródłem informacji, które dotyczą przebiegu pracy zawodowej, powinien być sam kandydat.

Jakich danych pracodawca nie może pozyskiwać od kandydata?

Pracodawca nie może żądać od kandydata danych wykraczających poza zakres, który został wskazany w Kodeksie pracy, w szczególności takich, które nie mają związku z celem, jakim jest zatrudnienie pracownika. Może się oczywiście zdarzyć, że osoba kandydująca na konkretne stanowisko będzie musiała spełnić pewne określone prawem wymogi, np. wymóg niekaralności i wówczas pracodawca będzie uprawniony do pozyskania informacji o nim w tym zakresie. Zdarza się, że osoby kandydujące do pracy przekazują z własnej inicjatywy więcej danych, niż jest to wskazane w Kodeksie pracy. Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają obowiązku przekazywania pracodawcy przez kandydata do pracy swojego zdjęcia (niezależnie od formy jego udostępnienia). Niekiedy podajemy także informację o stanie cywilnym, numer PESEL, miejsce urodzenia czy nawet imiona rodziców.

W takiej sytuacji dane osobowe kandydata, o ile nie należą do szczególnej kategorii danych, są przetwarzane przez potencjalnego pracodawcę na podstawie zgody, która może polegać na oświadczeniu bądź zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą godzi się na przetwarzanie jej danych osobowych, które sama przekazała. Zatem o ile kandydat sam z własnej woli zechce udostępnić dodatkowe informacje na swój temat, np. zdjęcie, to wyrażona przez niego zgoda na ich wykorzystanie będzie elementem legalizującym przetwarzanie tych danych na potrzeby naboru przez pracodawcę.

Trzeba przypomnieć, że zgoda osoby, której dane dotyczą, oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Warto również dodać, że pracodawca nie może sugerować kandydatowi do pracy zakresu innych danych, które z własnej woli kandydat miałby przekazywać.

Innym przykładem danych, których pracodawca nie może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest informacja o toczących się i niezakończonych postępowaniach karnych oraz o ich przebiegu. Tego typu informacje nie mieszczą się w katalogu danych, które mogą być przez niego przetwarzane.

Toczące się postępowanie karne nie musi bowiem doprowadzić do prawomocnego skazania danej osoby. Informacji o takich postępowaniach nie zawiera również Krajowy Rejestr Karny, w którym wskazuje się dane, m.in. osób prawomocnie skazanych oraz przeciwko którym prawomocnie umorzono postępowanie karne.

Pracodawca administratorem danych w dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej odbywa się na podstawie odrębnych przepisów prawa pracy. W rozporządzeniu Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej został określony m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia oraz przechowywania pracowniczych akt osobowych.

Zgodnie z tym rozporządzeniem to na pracodawcy spoczywa obowiązek zakładania i prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika oddzielnie. Regulacje te stanowią także, że akta osobowe składają się z czterech części ze wskazaniem, jaki rodzaj dokumentów i informacji znajduje się w każdej z nich. Natomiast podstawą prawną przechowywania danych pracownika w jego aktach osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na administratorze.

Oznacza to, że pracodawca będący administratorem danych zawartych w aktach osobowych jest związany przepisami ww. rozporządzenia, a nie wolą pracownika poprzez odbieranie od niego zgody na realizację procesu przetwarzania w ww. celach.

Obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia akt osobowych i ich zawartości są więc ściśle określone i nie można mówić o dobrowolności przy przetwarzaniu danych osobowych w tych celach.

Należy pamiętać, że jeśli po stronie pracodawcy istnieje ryzyko, że w aktach osobowych znajdują się informacje niezgodne z obowiązującymi przepisami, to pracodawca powinien dokonać ich przeglądu i usunąć dane pozyskane nielegalnie.

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks Pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495);
  2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369);
  3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Źródła pomocnicze:

  1. Strona internetowa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – www.uodo.gov.pl

Skomentuj